Электронный документооборот позволяет обмениваться документами в цифровом виде на любом уровне: внутри компании, с партнерами/контрагентами или государственными органами. Так можно провести большинство операций удаленно, что экономит бизнесу деньги и время.
Поговорим об особенностях системы ЭДО: в чём её преимущества над стандартным документооборотом, кому она подойдёт и что сделать для перехода.
Что такое ЭДО
Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.
Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:
- Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
- Подписывает документ электронной подписью.
- Отправляет файл получателю.
- Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
- Система ЭДО обновляет статус документа.
- Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.
Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:
- участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
- УЦ, выдавший электронные подписи;
- оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
- государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.
Регулирование работы операторов ЭДО — в ответственности налоговых органов и Минцифры.
Кому подойдет ЭДО
Всем, кто работает с бумажными документами и хочет перевести эти операции в цифровой формат. ЭДО особенно полезен крупным компаниям с широкой номенклатурой и большим количеством операций. Они ежедневно обрабатывают большой объём внешней и внутренней документации. ЭДО значительно упрощает этот процесс и экономит много времени. Кроме того, компания сэкономит на печати бумаг, отправке их по почте, канцелярии.
ЭДО и его преимущества над стандартным документооборотом
Мы уже отметили главный плюс — это удобно и быстро. Бизнес может за пару минут проводить базовые операции:
- отчитываться перед органами;
- обмениваться договорами с контрагентами;
- оформлять акты с подрядчиками.
Аналогичные операции с бумажными документами занимают от одного до нескольких дней.
Переход на цифровой формат в работе с документацией — пока что не обязателен. Но есть отдельные случаи, когда другого выбора нет.
Например, некоторые формы отчётов органы принимают только в электронном виде. Среди них:
- бухотчётность организаций;
- статистические отчёты;
- отдельные налоговые отчёты (например, декларация по НДС);
- 6-НДФЛ и РСВ, если у компании или ИП официально работает больше 10 сотрудников и т.д.
Бизнесу не обойтись без ЭДО, если он хочет участвовать в госзакупках. Его также используют в работе с прослеживаемыми и маркированными товарами.
Правительство Российской Федерации утвердило Концепцию развития ЭДО, и применение электронного документооборота будет обязательным уже в следующем году. Этапы внедрения цифровой системы в основные направления хоздеятельности бизнеса описаны в Концепции.
Иногда компании и предприниматели работают с ЭДО с самого начала. Оценим преимущества:
| Критерий | Электронный документ | Стандартный обмен бумажными документами |
|---|---|---|
| Стоимость | Можно создавать любое количество файлов бесплатно Стоимость отправки одного файла устанавливают операторы, но, в среднем, цены варьируются от 5 до 9 рублей |
Средняя стоимость одного листа бумаги, на котором печатается документ стандартного формата А4 — 1-1,5 рублей Отправка документов почтой обходится в 100-150 рублей, но стоимость зависит от количества документов и веса письма Услуги курьеров для передачи документов — 200-400 рублей в рамках города. Может отличаться в зависимости от расстояния. |
| Хранение | Все файлы сохраняются в архиве. Это бесплатно | Хранение бумажной документации само по себе бесплатно, но нужно обслуживать архив — организовать помещение, покупать папки, стеллажи, шкафы |
| Срок отправки | Адресаты получают файлы по ЭДО в считанные секунды. Иногда время ожидания увеличивается из-за проблем со связью или сбоев в работе системы | Время доставки в обычном документообороте зависит от способа передачи. Почтовое отправление занимает, в среднем, от 4 до 14 дней. Курьерская доставка в рамках населенного пункта — до одного дня |
Теперь подробнее рассмотрим порядок перехода на ЭДО.
Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику
Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.
Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:
- вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
- список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
- правила хранения электронных файлов и т.д.
Шаг 2. Продумываем систему документооборота
Важно определить путь движения документов для всех операций, в которых они задействованы. Отталкиваться стоит от прежнего документооборота — возьмите стандартный порядок за основу и адаптируйте к цифровому формату:
- установите количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
- пропишите цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
- определите сотрудников, ответственных за отправку и заверение файлов;
- подробно пропишите порядок, в котором компания будет документально взаимодействовать с контролирующими органами.
Шаг 3. Определяемся с техническим решением
Есть два способа работы с цифровыми файлами.
Веб-версия
Самый доступный и универсальный метод. Не потребуется устанавливать дополнительных программ. Достаточно найти оптимальный онлайн-сервис оператора ЭДО, зарегистрироваться и управлять документооборотом в личном кабинете.
Этим может заниматься ответственный сотрудник с доступом к кабинету. Алгоритм стандартной операции простой:
- Сотрудник загружает документ на сайт.
- Файл проходит все этапы согласования и заверения в установленном порядке.
- Руководитель ставит на документе ЭП.
- Сотрудник отправляет файл получателю.
Система работает и на компьютерах, и на смартфонах. В стоимость услуги входит только отправка. При невысоком трафике (менее 100 документов в месяц включительно) такой вариант будет выгодным, так что подойдёт бизнесу с небольшим количеством контрагентов.
Локальное программное обеспечение
Бизнес покупает специальное ПО, интегрирует его со своей учётной системой. С ним можно проводить внутренний и внешний документооборот и целиком автоматизировать всю работу с документами.
Возможностей у сервисов по ЭДО сравнительно больше, чем у веб-версий. С ними можно организовать полноценную работу с электронными документами:
- предоставить удалённый доступ всем сотрудникам, участвующим в документообороте;
- ставить задачи и отслеживать их выполнение, планировать операции;
- распознавать бумажные версии файлов;
- отслеживать сроки передачи документов и т.д.
Чтобы полноценно работать с сервисом, необходимо приобрести лицензию и установить ПО на компьютеры. Стоимость зависит от операторов и представленных функционалов, средний диапазон — от 2 до 20 тысяч рублей. Дополнительно нужно обучить сотрудников работать с ПО, оборудовать рабочие места, настроить ПК. Такой вариант больше подходит среднему и крупному бизнесу, который взаимодействует со многими контрагентами и регулярно проводит операции с документами.
Шаг 4. Выбираем оператора
Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.
Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.
Чтобы выбрать оптимального оператора, стоит сравнить несколько предложений. Вот несколько базовых критериев, на которые нужно ориентироваться в первую очередь:
- Безопасность. Очень важен уровень защиты, предлагаемый оператором. Заранее узнайте, как система будет защищать файлы при доступе к системе, обмене данными, отправке, хранении. Отдельно стоит уточнить, будет ли оператор обеспечивать безопасность после того, как закончится лицензия.
- Интерфейс. Оцените, удобно ли пользоваться программой, всё ли понятно, сможет ли новый сотрудник быстро разобраться в системе.
- Роуминг. Если у бизнеса есть контрагенты или партнёры, которые используют другой сервис, понадобится роуминг. Заранее проверьте его наличие.
- Отдел техподдержки. Изучите комментарии и узнайте, насколько оперативно работает техподдержка. Уточните, какие услуги входят в стоимость.
- Набор возможностей. Узнайте, какие функции будут доступны в рамках оплаты, а какие понадобится докупить. Сравните с другими предложениями в той же ценовой категории. Выбирайте тот, что предложит наиболее исчерпывающий функционал, закрывающий все потребности бизнеса.
ФНС выбрала операторов федерального уровня и собрала их в одном перечне. Если хотите с самого начала выбирать сервис из списка надёжных, ориентируйтесь на рекомендации налоговой.
Бизнес может поменять оператора, если захочет. Не обязательно дожидаться окончания периода обслуживания, достаточно расторгнуть договор и подписать новый с другой компанией. Но время полного перехода зависит от условий сотрудничества с прежним оператором. Например, если у пользователя есть неизрасходованные исходящие, придётся потратить время на оформление возврата.
Шаг 5. Оформляем ЭП для работы с документами
Есть несколько видов электронной подписи. Рассмотрим основные различия:
| Вид ЭП | Что собой представляет | Как можно использовать |
|---|---|---|
| Простая | Комбинация символов. Например, набор цифр в СМС-сообщении или связка логина и пароля | Для идентификации личности при совершении простых операций. Например, авторизации на сайте или интернет-покупок |
| Неквалифицированная | Криптографический ключ | Удостоверяют личность, позволяют отражать изменения в подписанных документах. Используется во внутреннем документообороте бизнеса или при обмене файлами с контрагентами |
| Квалифицированная | Криптографический ключ. Отличие от ключа НЭП в том, что КЭП генерируется программой, отвечающей требованиям безопасности ФСБ и ФНС | Приравнивается к ручной. Подтверждает, что после подписания в документы не вносили никаких изменений. Используется в любых электронных операциях: подаче отчётов, сделках купли-продажи, взаимодействии с органами, участии в госзакупках и т.д. |
С некоторых пор каждому сотруднику, задействованному в документообороте, требуется собственная подпись. Их полномочия определяются машиночитаемой доверенностью, которую оформляет руководитель. Выписать документ можно на одного человека или сразу на команду.
Увольняясь, сотрудник может забрать ЭП с собой и работать с ней в другом месте. Руководитель просто уберет его из МЧД и закроет доступ к электронным операциям.
Чтобы расширить список полномочий и свободно участвовать в документообороте, стоит выбрать КЭП. Подробнее о том, как её оформить, мы рассказывали в другом материале.
Последние шаги перед переходом на цифровой формат
Основные этапы пройдены — теперь бизнес может работать с документами электронно. Чтобы обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, нужно сообщить им о новом порядке и подключить к системе. Работать можно с одним или несколькими операторами.
