Корпоративные документы содержат множество конфиденциальных данных: финансовые показатели, реквизиты компании и контрагентов, подробности операций и оплат. Если бизнес передаёт их третьим лицам или отдаёт для хранения/утилизации, нужно убедиться, что документация дойдёт в целости и сохранности.
С этой целью составляют описи. Рассказываем, как это сделать в разных случаях.
Как составить опись документов: общие правила
Опись — это официальный перечень документации. Им сопровождается процесс передачи заявленных документов.
Она позволяет зафиксировать ключевые обстоятельства:
- Какие именно документы содержатся в списке.
- Когда их передали/отправили.
- Кто и в каком составе их получает.
Обычно используется, когда бумаги передают:
- в различные государственные органы: ИФНС, суд, инспекцию труда, страховые фонды и т.д.;
- новому сотруднику, который только вступил в должность и должен ознакомиться с документацией;
- другим компаниям и предпринимателям перед сделкой.
Опись составляется, когда ценную документацию:
- отправляют по почте;
- архивируют;
- утилизируют.
Опись также необходима при инвентаризации.
Бизнес составляет описи, чтобы подстраховать себя. В пути с документами может случиться что угодно. Как минимум, их могут потерять или украсть. Тогда ответственный за их передачу сможет показать опись и доказать, что направил все в должном виде и необходимом количестве, не изымая какую-то часть документов собственноручно. А если документация потеряется по дороге в налоговую, бизнес подтвердит, что вовремя и в полном объёме отправил все, что требовалось — и избежит ответственности.
В большинстве случаев опись оформляется произвольно, как удобно бизнесу. Он вправе:
- составить свой бланк, закрепить его в учётной политике и использовать в каждом случае;
- использовать унифицированные образцы.
Как бы ни составлялся бланк, в него важно добавить обязательные реквизиты:
- данные лица, которое должно получить документы: ФИО ИП, название предприятия;
- дату, в которую оформляли передачу;
- перечень всех документов;
- полное и ясное название каждого из них;
- отметки о количестве передаваемых экземпляров и страницах каждого документа;
- отметку о том, копия передается или оригинал;
- совокупное количество листов.
Это общие требования, но действовать нужно по ситуации. Если есть дополнительная информация, которую важно учитывать, её также нужно внести.
В целом, опись похожа на лист со списком или таблицей, в которых перечислена документация. Очерёдность лучше выстроить по степени приоритетности: первыми идут самые значимые бумаги (приказы, соглашения), затем оставшиеся. Если составляется в форме таблицы, и в ней остаются пустые строки, их нужно зачеркнуть.
Стандартно, описью занимается сотрудник, которому вверили передачу документации. Он оформляет бумагу и передает её для заверения руководителю, секретарю или главному бухгалтеру — человеку, отвечающему за документооборот. Руководители компаний ставят рядом с подписью печать, если учреждение работает с ней.
В качестве стандартного образца можно взять такой бланк:
Образец 1.
Как делается опись документов для инспекции
Иногда инспекторы запрашивают у бизнеса какие-то документы, чтобы провести проверку оплат, расчёта налоговой базы и для прочих целей. Если их решили подать на бумаге или электронно, опись обязательна в каждом случае. Как приложить её к пакету документов:
- оформить отдельным листом;
- добавить в сопроводительное письмо.
Оформить перечень можно на обычном листе или бланке, который бизнес использует в работе. Документ составляют на имя руководителя инспекции — его можно узнать на сайте или у сотрудников отделения.
В такую опись обязательно вносят все стандартные реквизиты, которые мы указали выше. К ним добавляют:
- цель, с которой подаются документы;
- реквизиты предпринимателя или организации полностью;
- номер требования или реквизиты иного документа, на основании которого у бизнеса запрашивают документацию.
Когда опись для налоговой выходит на несколько страниц, их нумеруют. И хотя в законе такого требования нет, на практике выходит, что лучше это сделать. Если часть листов потеряется, нумерация подтвердит, что изначально бизнес составлял документ в надлежащем объёме.
Когда сотрудник инспекции примет документы, попросите его расписаться во втором экземпляре описи и поставить на нем соответствующий штамп. Это тоже для дополнительной безопасности — если опоздать с подачей требуемых документов, налоговая может оштрафовать. Заверение на описи подтвердит, что налогоплательщик все сделал вовремя.
Опись для инспекции может выглядеть так:
Образец 2.
Когда документы передаются в суд, опись не нужна. Всю сопутствующую документацию и так приведут в иске.
Как составить опись документов для передачи третьим лицам: образец
Это стандартная ситуация, в которой используются обычные образцы. Специальных требований здесь нет.
Описи составляют также таблицей или списком. Указывают все обязательные реквизиты. Ставят пометку о том, какие документы подаются — оригинальные или копии. Незаполненные строки таблицы зачеркиваются.
Лучше составить два документа, чтобы отдать один получателям, а второй оставить себе.
Как оформить перечень документов для отправки почтой: образец
Ценные документы отправляют почтой ценным письмом с описью. Здесь произвольная форма не подойдёт. Для почтовых отправлений установлен специальный бланк — Форма 107.
В него включают:
- реквизиты и данные лица, которому отправляют документы;
- стоимость отправления;
- количество документов в списке.
В подтверждение отправки сотрудник почты ставит в документе подпись и штамп календарного штемпеля. Составляется два экземпляра. Один уходит с посылкой, другой остаётся у отправителя.
Форма для почтовых описей такая:
Образец 3.
Как составить опись документов для архива
Документацию архивируют также с описью. Сдаточные бланки дублируют, один экземпляр будет храниться вместе с бумагами в архиве.
Если на хранение идёт много дел, полей в бланке будет чуть больше, чем в стандартном. Но даже когда архивируют один документ, опись оформляется по всем правилам с учётом обязательных реквизитов.
Как правило, в архив документы направляют бессрочно или на определённый срок. Срочными считаются дела, которые должны храниться меньше десяти лет. Бессрочное содержание в описи никак не отмечают, но если есть срок, его указывают в перечне отдельным столбцом в таблице или пунктом в списке.
Важно соблюсти нормы Приказа Минкультуры №526:
- отметить сроки окончания хранения в графе «Крайние даты»;
- в отдельной графе указать «дату документа». Многие ставят здесь дату, в который документ составили, но речь идёт о дне его регистрации.
В остальном, всё оформляется по общим правилам. Документы архивируются в следующем порядке:
- Сотрудник архива, ответственный за операцию, составляет опись.
- Перечень передаётся на проверку и подтверждение комиссии.
- Если у комиссии не возникнет вопросов, она передаст документ директору для заверения.
- Руководитель проверяет опись и ставит в ней свою подпись.
- Документ прошивают и отправляют в архив в папке с твердой обложкой.
При передаче в архив электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном листе. В бланке указывают объём файлов в мегабайтах.
Образец для архивирования документов:
Образец 4.
Образец 5.
Как оформить опись документов для утилизации
Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:
- Срок их хранения подошёл к концу.
- Документы больше не понадобятся.
На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.
В целом, порядок тут такой же, как при сдаче в архив. Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.
Бланк можно взять тот же, что для архива.
Как оформить опись при изъятии документов
Изъятие документации обязательно сопровождается описью. Тут используется унифицированный бланк из Приказа ФНС №ММВ-7-2/628@.
Документ подписывает человек, проводивший процедуру. Там же расписываются свидетели изъятия. Опись оформляют на двух листах — для компании или ИП, у которых изъяли документы, и для органа, который их забрал.
Иногда процедуру изъятия сопровождают фото- и видеосъёмкой. Тогда материалы также прикладываются к описи.
