Компании и ИП работают с электронными ТК с начала 2021 года. Переход сказался на порядке кадрового учёта. Расскажем, как вести электронные трудовые и где получить сведения о рабочем стаже.
Что важно запомнить
- Закон обязал работодателей перейти на электронный формат ТК.
- Сотрудников при этом к новому порядку не принуждали — они могли выбрать, с какой трудовой книжкой будут работать.
- Если человек хочет перейти с бумажной версии на электронную, он может сделать это в любой момент. Достаточно подать заявление руководству.
- Работодателю не нужно вести учёт ЭТК. Его задача — отчитываться о кадровых событиях в Социальный фонд. Хранением и учётом сведений о страховом стаже работников занимаются они.
- Организации и ИП с работниками отчитываются о кадровых изменениях в СФР, подавая подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Форма подается не позднее следующего рабочего дня при приемах и увольнениях (в т.ч. и по договорам ГПХ), при остальных кадровых событиях - до 25 числа следующего месяца.
- За непредставление сведений о трудовой деятельности должностным лицам организаций грозит штраф.
Принцип работы электронной трудовой книжки
В законе нет официального определения для электронных ТК. Не существует отдельного цифрового документа, который пришёл на замену стандартной книжке. То, что называют электронной трудовой книжкой — скорее, процесс.
Теперь учёт работает так:
- работодатель передаёт сведения в Социальный фонд;
- сотрудники фонда отмечают данные в своей системе.
После этого вся информация о трудовом стаже сотрудников хранится в базе Соцфонда. Он может по запросу предоставить сведения в специальной справке. Её и можно считать электронной трудовой книжкой.
Переход на ведение сведений в цифровом виде регламентировался законом №439-ФЗ. Все работодатели должны были сделать это до начала 2021 года. Сотрудники же могли выбрать, как они хотят вести свои трудовые книжки дальше — стандартно на бумаге или электронно.
Тем, кто впервые устраивался на работу после января 2021-го и продолжает это делать теперь, такого выбора не дают. Их книжки по умолчанию будут вести в электронном виде.
Преимущества электронных ТК
Ведение электронных трудовых книжек не обязывает работодателей к дополнительной рутине. Их задача — вовремя отчитываться Соцфонду. Специфического порядка здесь нет.
Работать с электронной трудовой книжкой во многом удобнее, чем со стандартной бумажной:
- Так как работодателю не нужно вести специальный документ, у него становится меньше бумажной работы.
- Хранение сведений в базе Соцфонда исключает утерю данных из-за чрезвычайных обстоятельств, например, при потопе или пожаре.
- Если случится ЧП, работодатель быстрее восстановит документы по данным от фонда.
Кроме того, цифровые книжки не требуют специального учёта на предприятии. Для работы с ними не нужен специальный журнал. Все обязательства по хранению данных и сверке сведений ложатся на плечи Соцфонда
Всё, что нужно сделать работодателю — зафиксировать переход сотрудника с бумажного формата ТК на электронный в его старой книжке.
Что делать со старой трудовой книжкой
Если сотрудники устраивались на работу до перехода на электронный формат и не подали руководству заявление о выборе цифровой ТК, их бумажные трудовые ведут в привычном формате. Закон не отнимает у работников их право выбрать вид трудовой книжки.
В этих случаях работодатели по-прежнему ведут стандартные ТК, но параллельно отчитываются Соцфонду. Электронные книжки официально ведутся для всех сотрудников.
Что делать, когда работник захотел оформить электронную книжку? Отталкиваться от обстоятельств:
- Если сотрудник вел бумажную и захотел электронную, ему нужно подать заявление руководству.
- Если работник уже перешел на цифровой формат, вернуть бумажную ТК не получится.
- Если человек устраивается на работу после 2021-го года, у него нет выбора — ему будут вести электронную книжку.
Переход на цифровой вид не означает, что можно спокойно выбросить старую книжку. Она пригодится при оформлении на новой работе. Из неё руководство получит все сведения о трудовом стаже до переход на новый формат.
Оформляя трудовой договор с новым сотрудником, руководству стоит внимательно изучить сведения в его бумажной трудовой:
| Есть ли в книжке запись о выборе электронной ТК? | Что делать работодателю |
|---|---|
| Нет | Дальше вести бумажный документ |
| Да | Отдать бумажную версию работнику и передавать данные Соцфонду |
Как оформить ЭТК
Человек может выбрать работу с электронной трудовой книжкой вместо бумажной в любой момент. Алгоритм действий при этом такой: работник подаёт руководству заявление о переходе на ЭТК; в бумажной книжке делают запись о выборе электронной книжки; сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК; документ отдают сотруднику.
Сделать запись о выборе цифровой книжки можно так:
Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику
Факт передачи сотруднику бумажной книжки также отражают в книге учёта.
Когда человек получит книжку на руки, вся ответственность за её сохранность ложится на него. Работодатель за это больше не отвечает.
Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках
Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1).
Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:
- если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитаться в бумажном или электронном виде, на своё усмотрение;
- при наличии 11 и больше сотрудников форма подаётся только в цифровом виде.
Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.
Сроки сдачи подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1 следующие:
| Характер кадрового события | Дедлайн для сдачи отчёта |
|---|---|
| Приём/увольнение по трудовому договору, заключение/окончание ГПХ-договора | Следующий рабочий день после издания приказа о приёме/увольнении или после заключения/расторжения ГПХ-договора |
| Смена должности, оформление электронной ТК, переименование компании, судебный запрет занимать какую-то должность и т.д. | 25 число следующего месяца |
Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.
Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:
- Титульный лист;
- подразделы 1 и 1.1 Первого раздела.
Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:
- регистрационный номер в Социальном фонде (обратите внимание, что с 1 ноября 2024 года необходимо указывать новые регномера! Узнать их можно на сайте СФР);
- название компании, полное и сокращённое, или ФИО предпринимателя;
- ИНН;
- КПП;
- код деятельности по ОКВЭД;
- ОГРН или ОГРНИП;
- контактный телефонный номер. Заполняется без знаков препинания и пустых ячеек между цифрами;
- электронная почта.
Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:
- ФИО;
- СНИЛС;
- ИНН;
- дата рождения;
- код статуса. Например, гражданин России — ГРФ, иностранец на ПМЖ без гражданства — ПЖИГ, временно находящиеся в стране высококвалифицированные специалисты — ВКС;
- код гражданства. Для россиян проставляют код 643. Если у человека нет гражданства, указывается код 000.
В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.
В этом подразделе указаны два варианта:
- Подано заявление о продолжении ведения ТК.
- Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.
При кадровых изменениях заполняется таблица подраздела 1.1, указывается дата события, его вид, трудовая функция, её код, причины увольнения в закодированном формате и с расшифровкой, реквизиты документа-основания.
Форма отчёта регламентирована Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281
В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий. Также в документе содержатся все форматы кодов, необходимые для заполнения формы.
Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии с ч.1,2 ст.15.33.2 КоАП). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.
Как сотруднику получить информацию о своём стаже
Есть несколько вариантов:
- Подать запрос в Социальный фонд или обратиться в многофункциональный центр. Там человек получит форму СТД-ПФР. МФЦ выдают её на бумаге. Фонд же может направить документ в электронном виде или выдать бумажный на выбор.
- Сформировать документ в личном кабинете на Госуслугах. Для этого нужно войти в учётную запись и подать запрос. В ответ он получит электронный документ с усиленной КЭП от фонда.
Кроме того, данные можно получить у прежнего работодателя. При увольнении сотрудникам выдают справку о трудовой деятельности — СТД-Р. Если он работал с электронной трудовой книжкой, то сможет выбрать формат документа — цифровой или бумажный. Если бывший работник не пришёл, чтобы лично забрать справку, работодателю нужно направить документ по почте письмом с описью.
Справку СТД-Р также можно запросить у текущего работодателя.
