В работе ПФР произошло много изменений, которые напрямую отразились на отчётности. Поговорим о том, как теперь будут работать фонды и какие документы подавать работодателям.
Кто отчитывается перед пенсионным фондом
В пенсионный фонд направляют сведения о застрахованных лицах — работниках, нанятых по трудовым соглашениям или договорам ГПХ. ПФР требуется информация о трудовом стаже сотрудников, их увольнении и найме, уходе на больничный или в декрет и прочие кадровые подробности. Это необходимо для начисления пенсий и социальных выплат.
Если директор компании — её единственный учредитель, член организации или собственник имущества фирмы, он также выступает застрахованным лицом, и по нему тоже подаётся отчётность. Даже если в компанию не нанимали сотрудников, а с руководителем не оформили трудовой договор.
Предприниматели подают отчёты в фонд только при наличии работников. Если сотрудников нет, то ИП уплачивают за себя пенсионные взносы, но отчитываться по ним перед ПФР не нужно.
Изменения в работе ПФР с 2023 года
С января нынешнего года ПФР больше не работает в прежнем режиме — его объединили с ФСС в единый Социальный фонд. Такая реформация во многом упростила порядок работы двух департаментов.
Оба фонда прежде занимались схожими задачами. В ПФР можно было получить материнский капитал, пенсии, выплаты на детей. В Социальном фонде — компенсации больничных, выплаты по беременности и родам, пособия на погребение, путевки на санаторно-курортное лечение.
У ПФР и ФСС был схожий механизм работы, направленный на защиту социальных прав граждан. Страховые взносы на их обеспечение давно контролируются налоговой. Законодатели посчитали, что им будет легче регулировать работу организаций, если они станут одним департаментом.
Поэтому глобальных изменений для работодателей и их работников не произошло. Новый фонд будет заниматься прежними задачами обеих организаций:
- начислять и выплачивать пенсии;
- оформлять выплаты по больничным листам, беременности и родам и прочие социальные пособия;
- предоставлять меры поддержки отдельным категориям лиц;
- вести специальный учёт застрахованных лиц;
- заниматься другими функциями, предусмотренными 5 статьёй закона №236-ФЗ.
Так, прямую деятельность компаний и предпринимателей реорганизация не затронет, но работодателям придётся быстро привыкнуть к новому порядку сдачи отчётности. С нынешнего года действуют новые формы и сроки предоставления документов.
Какие документы сдавали в ПФР прежде
Раньше страховых форм в ПФР было значительно больше. В частности, сдавали такие документы:
- СЗВ-М. В него включали персонифицированные данные о застрахованных лицах. Отчёт подавался по результатам каждого месяца до 15 числа следующего, даже если в отчётном работодатель не производил никаких выплат.
- СЗВ-СТАЖ. С ним передавали информацию о периодах работы и другие данные, которые имеют значение для расчёта и начисления пенсий. Документ сдавали до начала марта года, идущего за отчётным.
- СЗВ-ТД. В отчёт включали данные о кадровых мероприятиях. О трудоустройстве и увольнении работодатель должен был отчитаться максимум до следующего рабочего дня. По остальным событиям — до 15 числа месяца, идущего за отчётным.
- ДСВ-3. В документ включали данные о дополнительных взносах на пенсию. Отчёт подавался по результатам каждого квартала до 20 числа следующего месяца.
Параллельно с Пенсионным фондом отчитывались в Социальный — по форме 4-ФСС. Туда включали сведения, необходимые для расчёта взносов на страхование работников от профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве.
Сдать бумажную форму должны были до 20 числа месяца, идущего за отчётным кварталом. Дедлайн для сдачи электронной версии чуть позже — 25 дней после окончания отчётного квартала.
Хотя с нынешнего года действуют новые формы, о которых мы поговорим прямо сейчас — их нужно применять, начиная с данных за 1 квартал 2023-го. Итоговые формы за предыдущий год все страхователи должны были передать на привычных отчётах.
Например, бумажную 4-ФСС в прежнем виде должны были сдать до 20 января 2023-го, а электронную — до 25-го января. Дедлайн для годового СЗВ-СТАЖ по старой форме — 1 марта нынешнего года.
Какие отчёты нужно сдавать теперь
Итак, с нынешнего года почти вся прежняя отчётность в ПФР упразднена. Какие изменения тут произошли:
- ЕФС-1 заменила сразу несколько форм: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС. Для данных из отчётов-предшественников в новом документе отведены отдельные разделы. Его нужно подавать в территориальное отделение нового Соцфонда РФ.
- Вместо СЗВ-М теперь подаются отчёты о персонифицированных сведениях. Сдавать документ нужно в налоговую.
При подаче документов действует новое правило — единый дедлайн. Большинство отчётов теперь подают до 25 числа месяца, идущего за отчётным периодом.
Так как ЕФС-1 включает информацию из разных отчётов, которые прежде подавались в отдельные сроки, дедлайн для его подачи зависит от формата сведений. Например, информацию об отчислениях на травматизм по новой форме подают до 25 числа месяца, идущего за отчётным кварталом. Данные о страховом стаже — раз в год до 25 января.
Отдельные сроки предусмотрены для разных кадровых событий. Порядок такой:
| Что произошло | Когда уведомить |
|---|---|
| Работник устроился на работу или уволился | Не позже, чем на следующий рабочий день после издания соответствующего распоряжения |
| Сотрудник подписал/расторг ГПХ-соглашение | Не позднее следующего рабочего дня после оформления/расторжения договора |
| Работник/подрядчик/исполнитель закончил выполнять работы или услуги по договору | Не позднее следующей рабочей даты |
| Сотрудник перевелся на новое место | 25 число месяца, следующего за тем, когда произошло событие или издали соответствующий приказ |
| Работник подал заявление о ведении ТК в соответствии с условиями 66 статьи ТК РФ | |
| Сотрудник подал заявление о предоставлении ему данных о трудовой деятельности на основании статьи 66.1 ТК РФ |
Отчёт о персонифицированных данных подаётся раз в месяц, до 25 числа после отчётного. Сдавать документ нужно в налоговую.
Как подавать отчётность
Форма подачи документов может быть бумажной или электронной, в зависимости от численности штата. Электронный формат доступен всем. В бумажном виде подать сведения могут те, у кого не больше десяти трудоустроенных сотрудников включительно.
За нарушение формы подачи можно получить штраф в 1 000 рублей. Так накажут тех, у кого больше 10 сотрудников, но он сдал бумажный документ.
Штрафы предусмотрены и за нарушения сроков. Например:
- за несвоевременную подачу сведений о застрахованных лицах — штраф 500 рублей за каждого из них;
- за нарушение сроков передачи данных по взносам на травматизм — штраф 5% от взносов за последние три месяца за каждый месяц опоздания.
Аналогичные санкции предусмотрены за ошибки и недостоверные сведения в документах. Хотя наказания можно избежать, если исправить ошибки до того, как их заметит фонд, или в течение пяти дней после того, как сотрудники СФР уведомят о нарушениях.
