Иногда сотрудникам приходится временно снимать себе жильё для рабочих целей. Например, в командировках или на разъездной работе. В определённых случаях компенсация за аренду жилья работодателем обязательна. В других предприятия оплачивают жильё для сотрудника по собственной инициативе. И бизнес часто интересует, можно ли учесть компенсацию аренды жилья в расходах для целей налогообложения. Рассказываем.
Когда компенсация найма жилья необходима
Есть три стандартных ситуации, в которых работодатель должен оплатить жильё для сотрудника. Разберём каждый случай отдельно.
Компенсация за аренду в командировке
Здесь всё довольно однозначно. Статья 168 Трудового кодекса обязывает работодателей к компенсации командировочных издержек. В том числе, аренды жилья.
Все командировочные расходы бизнес может учесть в расходах при расчёте базы по налогу на прибыль. С компенсации не нужно уплачивать страховые взносы и налог на доходы физлиц. Но только при наличии документов, подтверждающих стоимость съёмного жилья: чеков об оплате, договора аренды.
Если подтвердить издержки на аренду нечем, под НДФЛ попадает лишь та часть оплаты, которая превышает лимиты:
- 700 рублей — для найма в пределах страны;
- 2 500 рублей — для найма за рубежом.
С этой суммы налог не уплачивается. Под НДФЛ попадает превышающая часть.
Например, сотрудник Орлов уехал в командировку в Берлин на три дня. За жильё он платил посуточно 6 000 рублей. Лимит, не облагаемый НДФЛ — 2 500 рублей за каждый день. Значит, база для НДФЛ за трое суток составит:
(6 000 - 2 500) х 3 = 10 500 рублей.
Другого сотрудника отправили в командировку в соседний регион на два дня. Стоимость жилья — 500 рублей в сутки. Они укладываются в лимит (700 рублей), значит, под налогообложение не попадают.
Повторим: НДФЛ уплачивается в рамках лимита и в том случае, когда нет документов, подтверждающих стоимость аренды жилья.
Что касается страховых взносов, если стоимость аренды жилья нельзя подтвердить документально, то никаких лимитов нет. Придётся заплатить взносы со всей компенсации.
Если предприятие регулярно отправляет своих сотрудников в командировки в один и тот же город, можно снять там жильё специально для этих целей. Работодатель сможет отнести стоимость найма жилья на расходы при определении налоговой базы, но лишь за те периоды, в которых сотрудник был в командировке.
Компенсация аренды жилья при разъездной работе
Иногда работа предполагает постоянные разъезды сотрудника с самого начала. Здесь работают схожие нормы, что в случае с командировками. Их регулирует статья 168.1 Трудового кодекса.
Оплата найма жилья в данном случае будет не командировочными издержками, а выплатами в работе при особых условиях.
Компенсацию можно выплачивать в форме:
- надбавок к основной зарплате. Тогда компания самостоятельно определяет сумму. Она целиком учитывается в издержках для целей налогообложения и считается частью зарплаты сотрудника. А значит, с неё уплачивают НДФЛ и страховые взносы;
- доплаты, рассчитанной из фактически понесённых сотрудником расходов. Тогда стоимость найма нужно подтвердить документально. Такие выплаты считаются компенсацией издержек, понесённых при исполнении должностных обязанностей. Их также можно целиком включить в расходы при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль.
Компания должна определиться, каким способом будет компенсировать аренду жилья сотрудникам, и зафиксировать порядок во внутренней политике.
Компенсация за аренду при переезде работника
Если сотрудник переезжает по работе в другой город, работодатель также компенсирует ему сопутствующие издержки. Есть два вида компенсации:
- оплата самого переезда — сотрудника, его семьи и имущества;
- погашение расходов на обустройство на новом месте.
Это указано в статье 169 Трудового кодекса. В упоминании расходов, которые работодатель должен компенсировать за сотрудника, нет конкретного указания на аренду жилья. И на этой почве у работодателей часто возникают споры с проверяющими органами. Особенно в отношении выплат на обустройство на месте новой работы.
В отдельных случаях работодателям приходится в суде доказывать, что средства действительно ушли на переезд или обустройство сотрудника. И суды часто встают на их сторону, относя такие издержки к компенсационным.
Аналогичные правила работают для сотрудников, которых компания приглашает на работу из-за границы. Им компенсируют проживание, стоимость найма можно учесть в затратах. Если же человек просто приехал устраиваться на работу из другого региона, оплачивать ему жильё потенциальный работодатель не должен.
Порядок добровольной компенсации
Иногда бизнес хочет пригласить на работу сотрудников, которые работают в других субъектах страны. Но, как мы уже заметили, в подобных случаях компенсация найма жилья не обязательна.
Однако и запрета на это нет. Если компания располагает средствами и заинтересована в том, чтобы получить в штат хорошего специалиста, она вправе самостоятельно обеспечить ему проживание. Например:
- ежемесячно выделять работнику средства, чтобы тот расплачивался с арендодателем;
- найти для сотрудника квартиру или дом и платить арендодателю напрямую.
Если предприятие передаёт сотруднику деньги, чтобы тот самостоятельно оплачивал аренду, эту сумму нельзя отнести к оплате за выполнение трудовых обязанностей. Поэтому в расчёт налоговой базы по налогу на прибыль её не включают. Такой вывод следует из письма ФНС №ВЕ-22-3/6 и некоторых писем Минфина (№03-03-06/1/823, №03-04-06/44206, №03-03-06/1/40369, №03-04-06/11060).
Во втором случае бизнес сможет включить компенсацию в расходы при соблюдении таких правил:
- сотрудник получает жильё по условиям трудового соглашения;
- стоимость аренды жилья является доходом в натуральной форме и входит в состав зарплаты сотрудника.
Потребуется документальное оформление компенсации проживания. Необходимы:
- трудовой договор с сотрудником;
- договор аренды;
- платёжный документ в подтверждение проведения оплаты.
Как вести учёт оплаты жилья в зависимости от применяемого налогового режима.
Налогообложение на ОСНО
Согласно статье 131 Трудового кодекса, на выплаты в натуральной форме должно приходиться не больше 20% основной зарплаты. Поэтому и издержки на оплату жилья можно включить в затраты при определении базы по налогу в размере не больше 20% от месячной зарплаты сотрудника. Под месячной оплатой труда подразумеваются оклад, премии, надбавки и прочие выплаты, причитающиеся работнику по договору.
Налогообложение на УСН
В соответствии со статьёй 346.16 Налогового кодекса, бизнес на упрощённой системе имеет право уменьшить доходы на расходы, понесённые на оплату труда сотрудников, при определении базы по налогу. В налоговой базе можно учесть расходы, предусмотренные статьёй 255 НК РФ. Порядок тут такой же, как при расчёте базы по налогу на прибыль.
Оплата аренды жилья сотрудникам — это их доход в натуральной форме. Их можно учесть в расходах при определении налоговой базы, но в сумме, не превышающей 20% от месячной зарплаты сотрудника.
НДФЛ с аренды жилья работникам
Нужно ли платить на доходы физлиц с аренды жилья иногородним специалистам — вопрос неоднозначный.
Например, чиновники придерживаются следующего мнения. НДФЛ уплачивают с большинства доходов физлиц, вне зависимости от того, в денежной ли форме их выплачивают или в натуральной. Под доходами в натуральной форме понимают оплату компанией товаров, услуг и имущественных прав за работника. Так, когда аренда жилья является частью зарплаты сотрудника в натуральной форме, с неё в стандартном порядке уплачивается налог на доходы физлиц.
Подобную позицию выражал Минфин в своих письмах (например, №03-04-06/46997, №03-04-06/44206, №03-03-06/1/40369). Так, вне зависимости от того, какой налоговый режим применяет работодатель, он должен исчислить налог, удержать его при выплате дохода и перечислить в ФНС. Налог исчисляется со всей стоимости аренды. Тариф действует тот же, что для зарплаты сотрудника.
Датой получения дохода считается день, когда сотрудник перевёл или передал деньги арендодателю. Налог удерживают при выплате зарплаты в денежном выражении.
Однако есть другая позиция. Согласно ей, оплата проживания имеет прямое отношение к выполнению сотрудником его обязательств. Работодатель сам заинтересован в том, чтобы обеспечить сотрудника жильём, иначе тот не сможет на него работать. Значит, такие выплаты — это компенсация, которая не должна входить в налоговую базу по НДФЛ. С подобным мнением часто соглашаются и суды (постановления ФАС ВСО №Ф02-4189/13, ФАС ДВО №Ф03-5923/12, ФАС МО №Ф09-3304/12).
Так, если бизнес готов к вопросам от контрольных органов и судебным искам, можно не уплачивать налог на доходы физлиц с компенсации жилья иногородним специалистам.
Страховые взносы
По общему правилу, с арендной платы бизнес также должен заплатить страховые взносы. Однако в статье 7 Федерального закона №212-ФЗ говорится, что взносы уплачиваются только с доходов, которые сотрудники получают в соответствии с трудовым или гражданско-правовым договором.
Так, можно составить коллективный договор и указать в нём, что все издержки на проживание сотрудника бизнес будет компенсировать. Оплата аренды в таком случае не включается в базу по взносам.
Оплата аренды жилья: оформление в бухгалтерском учёте
Компенсацию аренды жилья в бухучёте проводят по счёту 70. Когда бизнес долгосрочно снимает квартиру или дом для сотрудника и платит арендодателю напрямую, в операциях участвует бухсчёт 76.
Основные корреспонденции оформляются так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 76 | 51 | Перечислили арендную плату за сотрудника арендодателю |
| 70 | 76 | Включили оплату аренды в состав заработной платы |
| 26 | 69 | Отразили начисление страховых взносов |
| 70 | 68.02 | Отразили удержание налога на доходы физлиц |
Отражение компенсации аренды жилья в «Других расходах»
В статье 255 Налогового кодекса указаны виды издержек, которые относят к оплате труда. 25 пункт статьи — это «другие расходы», предусмотренные трудовым соглашением или коллективным договором.
Некоторые работодатели относят компенсацию проживания работникам к этому пункту. Они не включают аренду в часть зарплаты. Компенсация проживания в данном случае рассматривается не как доход, а как издержки, которые бизнес несёт на цели и нужды своей деятельности. Как расходы, без которых работник не может выполнить трудовую функцию, а предприятие — полноценно функционировать.
Так, с понесённых на оплату проживания сотрудника затрат не удерживают НДФЛ и не платят взносы. Их целиком включают в расходы при определении базы по налогу.
Нельзя сказать, что это однозначно незаконно, но такой путь довольно рискованный, потому что может вызвать вопросы у контролирующих органов. В крайнем случае бизнесу придётся доказывать налоговой, что у неё есть основания отнести аренду жилья к разряду «других расходов». Если убедить инспекцию не удастся, предприятию выпишут штраф.
Компенсация аренды жилья сотрудникам: главное
- Есть ситуации, в которых работодатель по закону должен обеспечить сотрудника жильём за свой счёт. Например, когда сотрудник отправляется в командировку, часто ездит в другие города и регионы в связи с разъездным характером работы или должен переехать на новое место для выполнения трудовых функций.
- Если бизнес приглашает на работу сотрудника из-за границы, он должен арендовать ему жильё. Если сотрудник приезжает устраиваться из другого региона, вопрос найма остаётся на усмотрение работодателя.
- Компенсация жилья должна быть документально обоснована. Для подтверждения стоимости аренды потребуется договор с арендодателем и платёжное поручение.
- С долгосрочной аренды жилья необходимо уплатить страховые взносы и НДФЛ.
- В большинстве случаев расходы, понесённые на компенсацию аренды, учитываются при определении налоговой базы.
