В некоторых компаниях сотрудники используют личный автомобиль для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае нужно не только рассчитывать сумму компенсации расходов на ГСМ, но и правильно отражать операции в бухгалтерском и налоговом учёте.
Суть компенсации ГСМ
В штате компании могут быть различные сотрудники, трудовая деятельность которых связана с поездками и разъездным характером работы. К примеру, водители, курьеры, торговые представители, менеджеры и др. Они могут использовать личный автомобиль для выполнения должностных обязанностей, в том числе и покупать ГСМ для этих целей.
Согласно ст. 164 ТК, компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля — выплата в денежной форме, связанная с возмещением сотруднику расходов, которые возникли при исполнении им трудовых обязанностей. При этом компенсации подлежат и иные транспортные расходы сотрудников, а не только ГСМ, например:
- сам факт использования личного транспорта (часто это аренда);
- аренда автомобиля (если он не в собственности сотрудника, а арендуется им);
- расходы на содержание транспорта.
Обязанность работодателя компенсировать расходы, которые понёс сотрудник при выполнении должностных обязанностей при использовании личного имущества, указана в ст. 188 ТК.
Документы по компенсации ГСМ
Компенсация расходов на ГСМ выплачивается только в том случае, если они являются экономически обоснованными и подтверждаются соответствующей документацией (ст. 252 НК). При этом работодатель компенсирует такие затраты лишь при условии, что они произведены с его ведома и согласия (Письмо Минфина от 10.09.2015 г. № 03-03-07/52139).
Для выплаты компенсации ГСМ требуется оформить такие документы:
- Внутреннюю нормативную документацию — порядок расчёта и выплаты компенсации фиксируется в коллективном договоре, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также в трудовом договоре нужно указать, что у сотрудника разъездной характер работы или для выполнения трудовых обязанностей он может использовать свой автомобиль и получать компенсацию ГСМ. Условие о компенсации и правила ее выплаты также могут быть указаны в положении о компенсации, в котором прописываются все должности и порядок выплаты.
- Документы для оформления компенсации — копия ПТС, путевой лист (Письмо ФНС от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419@), чеки на оплату ГСМ, заявление на компенсацию, приказ на выплату компенсации.
Расчёт компенсации ГСМ сотруднику
Работодатель выплачивает компенсацию ГСМ не по всем чекам на покупку топлива, поскольку сотрудник использует свой автомобиль не только для выполнения работы, но и для личных целей. Если оплатить компенсацию абсолютно всех затрат на ГСМ, то ИНФС обяжет удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы, поскольку частично будет компенсация личных расходов сотрудника (п. 3 ст. 217 НК).
Основное по расчёту компенсации
Правила компенсации ГСМ сотруднику закрепляются во внутренней документации работодателя, и сотрудник вправе ознакомиться с ней. Если его не устроят правила расчёта, он вправе отказаться от использования личного автомобиля в рабочих целях — работодатель не вправе заставлять его делать это.
При расчете компенсации ГСМ необходимо произвести несколько расчётов. А для этого нужно иметь такие сведения:
- стоимость 1л. ГСМ;
- километры, которые проехал сотрудник по рабочим делам;
- расход топлива транспортного средства на 100 км.
Стоимость ГСМ рассчитывается как среднее значение по чекам на покупку. А километраж и расход ГСМ определяется несколькими вариантами — путевыми листами, спутниковой навигацией, картами.
Расчёт километража
Километраж можно определить такими способами:
- На основании путевого листа, при оформлении которого указываются марка транспортного средств и его госномер, срок действия путёвки, сведения о собственнике и водителе авто. В путевом листе обязательно нужно зафиксировать маршрут, по которому едет сотрудник.
- При использовании спутниковой навигации, которая устанавливается на транспортное средство. По сведениям из системы можно проследить маршрут передвижения сотрудника и посчитать километраж.
- При использовании Google-карт измеряется расстояние, которое сотруднику нужно проехать из точки А в точку Б и вернуться обратно.
Определение расхода ГСМ
Что касается расхода ГСМ, то для его определения работодатель может сам выбрать, какой метод будет для этого использовать. Ориентироваться можно на такие способы:
-
Использовать распоряжение Минтранса от 14.03.2008 г. № АМ-23-р (в ред. от 30.09.2021 г.). В этом документе содержится перечень транспортных средств и конкретный расход топлива по каждому из них. Многие работодатели применяют этот способ как основной, а если автомобиль не включен в перечень, по нему применяют дополнительный способ.
-
Использовать документы производителя транспортного средства — это дополнительный способ определения расхода ГСМ. Однако некоторые компании используют его как основной, поскольку применять распоряжение Минтранса — не обязательно. В данном случае работодатель находит сведения о расходе топлива в руководстве к авто и использует их при составлении внутреннего документа. При этом нужно учесть, что такие сведения являются приблизительными и по мере эксплуатации транспорта меняются из-за состояния автомобиля, дорожных условий, стиля вождения.
-
Использовать контрольный замер — производится работодателем самостоятельно с целью определения точного расхода ГСМ по конкретному транспортному средству. При его расчёте также привлекаются сотрудники компании и эксперты. Схема расчёта заключается в том, что сначала заполняют бак полностью и фиксируют показатель на одометре, потом ездят до полного использования ГСМ и снова фиксируют показатель на одометре, и далее из второго показателя одометра вычитают первый — это будет километраж, пройденный автомобилем при полной заправке.
Далее нужно посчитать расход:Километраж при полном баке / Кол-во литров в полном баке * 100 км
При этом также требуется учитывать повышающие коэффициенты (примеры из прил. № 5 приказа Минтранса № АМ-23-р). -
Использовать иные источники информации, к примеру, сайты, касающиеся транспортных средств. Информацию, которую из них взяли, нужно указать в качестве ссылок при расчёте расхода ГСМ.
Расчёт компенсации
Расчёт компенсации бензина сотруднику производится на основании такой формулы:
(Расход ГСМ / 100 км.) * Километры в пути сотрудника * Стоимость 1 л. ГСМ
Пример: Расход ГСМ транспортного средства 6,1 л. на 100 км. Работник проехал 350 км. Стоимость 1 литра бензина — 49,15 руб. Компенсация составит:
(6,1 / 100 км.) * 350 км. * 49,15 руб. = 1 049,35 руб.
Учёт компенсации ГСМ
Для учёта расчётов с сотрудниками в части компенсации ГСМ применяется счёт 73 для расчётов с персоналом по прочим операциям. Он корреспондирует с затратными и денежными счетами:
| Дт | Кт | Операция |
|---|---|---|
| 20 (23, 25, 26, 44) | 73 | Начислили компенсацию ГСМ |
| 73 | 50 (51) | Выплатили компенсацию ГСМ |
С выплаченной компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Также на неё не нужно начислять страховые взносы. Дело в том, что это не доход сотрудника, а компенсация ранее произведённых им расходов.
При выплате компенсации ГСМ сотруднику налогообложение прибыли подразумевает, что такие расходы работодатель учитывает, чтобы уменьшить базу по расчёту налога на прибыль. Однако нужно помнить, что в данном случае имеются некоторые ограничения в размере этой компенсации (п. 38 ст. 270 НК). Кроме того, чтобы у налоговой инспекции не было никаких вопросов, обязательно нужно документально оформлять весь процесс компенсации сотруднику затрат на ГСМ.
