По трудовому законодательству работник раз в год может уходить в отпуск минимум на 28 календарных дней. Но иногда вместо отпуска разрешено выплачивать денежную компенсацию. Расскажем, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения, и приведём пример её расчёта.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Работник только в двух случаях может получить деньги вместо отпуска:
- При увольнении. Если на эту дату есть неиспользованные отпускные дни.
- При наличии дополнительного отпуска. Стандартный отпуск — 28 дней, дополнительный — всё, что больше стандартного.
Первый случай стандартный и понятен всем. Во втором есть нюансы.
В статье 126 ТК РФ сказано, что сотрудник может вместо отпуска получить деньги, но только по решению работодателя и только за те дни, которые свыше стандартного отпуска в 28 дней.
Важно! Превышение по дням определяется отдельно по каждому календарному году. Запрещено неотгулянные части отпусков за разные периоды суммировать, а потом компенсировать превышение.
Приведём пример. Сотрудник в 2022 году по плану должен был стандартно отдохнуть 28 дней. Дополнительный отпуск не предусмотрен.
По итогу работник отдохнул 18 дней в течение 2022 года, а остальные 10 дней перенеслись на 2023 год.
Оставшиеся 10 дней нельзя будет считать «дополнительным отпуском» в 2023 году и, соответственно, нельзя выплачивать за них компенсацию. Исключение — только увольнение сотрудника.
Накопленные отпускные дни работодатель обязан предоставить. Но нельзя в любой момент отправлять сотрудника на отдых — решение должно быть обоснованным, иначе можно нарушить ТК РФ.
Статьёй 126 ТК РФ предусмотрена категория сотрудников, кому нельзя платить компенсацию за неотгулянный отпуск без увольнения:
- беременные женщины;
- не достигшие 18-ти лет;
- работники-чернобыльцы.
К этому списку также относятся работники, которые трудятся во вредных и опасных условиях. Но есть исключение — нельзя заменять денежной компенсацией 7-дневный дополнительный отпуск. Всё, что больше — можно.
Как итог, если сотрудник спрашивает, можно ли получить компенсацию за отпуск, нужно определить, не относится ли он к перечисленной выше категории и есть ли у него отпускные дни больше 28 дней.
Как рассчитать компенсацию за отпуск
Фиксированного размера компенсации за каждый неотгулянный отпускной день не предусмотрено.
Нужно рассчитывать по формуле:
Формула расчёта компенсации за отпускДля расчёта СЗРП нужно использовать формулу:
Формула расчёта средней зарплаты за один деньВажно учитывать правила расчёта количества дней для полного и неполного месяцев:
Правила расчёта для полного и неполного месяцевНалоги и взносы с компенсации за отпуск
Компенсация за отпуск без увольнения облагается НДФЛ. Также на неё начисляют страховые взносы.
С налогом на прибыль всё иначе. Выплата входит в расходы при определении налогооблагаемой базы.
Следовательно, компенсация уменьшает базу для расчёта налога на прибыль. Также нужно учесть, что в затраты входит часть ежегодного отпуска, превышающая стандартные 28 дней.
Как произвести замену отпуска деньгами
Компенсация отпуска деньгами должна оформляться документально.
Выплата производится в несколько этапов:
Этапы выплаты компенсации за неиспользованный отпускОтметим, что приказ формируется в свободной форме. Главное, что в него необходимо внести сведения о сотруднике, количестве подлежащих компенсации дней и ссылку на заявление.
Пример расчёта компенсации за отпуск
Вводные данные для примера:
Игорь Титов работает с 25 июля 2022 года по 18 октября 2023 года в компании «ГлавПример». За один календарный год организация предоставляет работнику 35 дней отпуска.
В августе 2023 года Игорь Титов сходил в отпуск на 28 календарных дней, затем захотел получить выплату за неотгулянный отпуск (7 календарных дней), который им не был использован.
Расчётный период для подсчёта компенсации — 12 месяцев (с октября 2022 года по сентябрь 2023 года, так как компенсация запрошена в октябре 2023 года). За этот период сотрудник заработал 1 654 680 руб.
Первый этап — определяем стаж
25 июля 2022 года по 24 июля 2023 года — 12 месяцев. 25 июля 2023 года по 24 сентября 2023 года — 2 месяца. 25 сентября по 18 октября — 23 дня (берём полный месяц, так как работник трудился более 15 дней).
Трудовой стаж Игоря Титова в компании «ГлавПример» составляет 15 месяцев.
Второй этап — считаем количество дней отпуска
При стандартном отпуске за один полный отработанный месяц работник получает 2,33 дня отпуска.
У некоторых работников отпуск удлинённый. Например, у учителей 42 календарных дня в году. Тогда за один полный отработанный месяц они получают 3,5 дня отпуска.
Игорь Титов в организации «ГлавПример» получает 2,92 (35 дней / 12 месяцев) календарных дней отпуска по итогам отработанного месяца.
Всего заработал отпуск в размере: 15 х 2,92 = 44 календарных дней.
Третий этап — считаем количество дней использованного отпуска
За 15 месяцев работы Игорь Титов успел сходить в отпуск на 28 календарных дней. Следовательно, использовал только стандартный отпуск.
Оставшееся количество отпуска в размере: 44 - 28 = 16 календарных дней.
Смотрим вводные данные и видим, что Игорь Титов имеет право получить компенсацию отпуска деньгами. Руководство одобряет запрос.
Четвёртый этап — расчёт среднедневного заработка
Для расчёта СРЗП нужно взять зарплату за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода на отдых. Из этих месяцев нужно убрать исключаемые периоды.
Количество полных отработанных месяцев за расчётный период — 11 месяцев.
В неполном отработанном августе 2023 года (ходил в отпуск) Игорь Титов отработал только 3 дня. Значит, считаем так: (29,3 / 31 дн. x (31 дней - 28 дней)) = 2,84.
Расчёт СРЗП: 1 654 680 рублей / (29,3 дня х 11 месяцев + 2,84 дня) = 5 089,13 рубля.
Пятый этап — расчёт компенсации
После расчёта СРЗП можно рассчитать размер компенсации отпуска.
Исходя из расходов, Игорь Титов получит компенсацию — 5 089,13 рубля х 7 дней неиспользованного отпуска = 35 623,92 рубля.
Из этой суммы работодатель может удержать НДФЛ и выплатить деньги сотруднику.
Особые моменты
При расчёте компенсации необходимо учитывать следующее:
- ТК РФ запрещает не предоставлять работникам отпуск в течение двух лет подряд.
- Работодатель не может компенсировать деньгами все отпускные дни, кроме дополнительных, если сотрудник не прерывает трудовые отношения.
- Если работник не увольняется, то отпускные календарные дни, которые разрешено компенсировать деньгами, рассчитываются исходя из категории сотрудника и его продолжительности отпуска.
- Если работник проработал 11 месяцев, то при увольнении ему положен отпуск из расчёта за весь год.
- Работодатель не может заменить денежной компенсацией 7-дневный дополнительный отпуск, если работник трудится во вредных и опасных условиях.
