Опечатки и арифметические ошибки в налоговых документах приводят к разным последствиям — от подачи «уточнёнки» до претензий со стороны налоговиков. Сегодня разберёмся, как исправить ошибки в счетах-фактурах, если предприниматель уже закрыл квартал и сдал декларации.
Важно для владельца бизнеса
- Счёт-фактура служит основанием для принятия к вычету НДС. Нет счёт-фактуры — нет вычета по НДС.
- Следите, чтобы к вам не приходили неправильно оформленные счета-фактуры от поставщиков, иначе рискуете потерять деньги. Если пришла счет-фактура с ошибкой, требуйте у поставщика переделать его с правильными реквизитами и суммами.
- Не все ошибки нужно исправлять. Какие из них критичные — подскажет бухгалтер. Но однозначно переоформлять нужно счета-фактуры с ошибками и опечатками в реквизитах продавца и покупателя, наименовании товара (работы, услуги), цене, ставке НДС и стоимости поставки.
Что такое исправленный счёт-фактура
Счет-фактура — главный документ для юрлиц и ИП на общей системе налогообложения. Это документ-основание для принятия к вычету НДС, определение счёта-фактуры даётся в ст.169 НК РФ. Без счета-фактуры (СФ) налогоплательщик не сможет воспользоваться правом уменьшить налог к уплате в бюджет, а простыми словами — потеряет в деньгах. Поэтому бизнес уделяет счетам-фактурам особое внимание.
Ст.169 НК РФ устанавливает 2 вида СФ: СФ и корректировочный СФ.
На практике сложились 4 вида СФ:
- стандартный, первичный, на отгрузку — выставляет плательщик НДС после отгрузки товара или выполнения работ (услуг);
- авансовый — выписывают при получении предоплаты за поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ;
- корректировочный — применяется при изменении количества, объёма или стоимости ранее отгружённых товаров (услуг или работ) по соглашению сторон;
- исправленный — СФ с заполненным полем (1а) «Исправление № ___ от ХХ.ХХ.ХХХ», формируется в случае, если в первичном, авансовом или корректировочном СФ допущены существенные ошибки.
Корректировочный и исправленный СФ похожи, поэтому часто возникает путаница — когда и какой вид применять:
- корректировку проводят по обоюдному согласию сторон, когда изменяется объём отгружаемых товаров или выполненных работ (услуг). Также причиной может стать согласованное изменение стоимости определённой партии товаров или этапа работ. Это бывает в случае предоставления ретро бонусов (скидка или премия за уже отгружённый товар) или при длительных поставках, когда СФ доходит до покупателя раньше, а при приёмке товара выявляется расхождение. Таким образом, перед выставлением корректировочного СФ составляет соглашение об изменении;
- исправления делают при обнаружении, существенных ошибок в СФ. Как правило, они допускаются из-за технических сбоев, недостатка информации или человеческого фактора.
Для исправления используется стандартный бланк СФ, но заполняется поле (1а) и вносятся все корректные данные так, как будто это первичный документ.
Когда нужно исправлять счёт-фактуру
Инициатором изменений в документе может выступать любая сторона. Важно понять, в каких случаях нужен исправительный СФ, а когда — можно обойтись и без него.
Чтобы понимать, нужно ли выставлять исправительный СФ, руководствуйтесь главным правилом.
СФ составлена правильно и не требует исправления, если допущенные ошибки не мешают идентифицировать:
Основание: п.2 ст.169 НК РФ, Письмо Минфина от 06.05.2019 №03-07-11/32905.
Кто и в какие сроки выставляет исправленный счёт-фактуру
Специальных сроков для выставления исправленного СФ нет. Исправления вносят оперативно после выявления ошибки.
Исправленный СФ оформляется продавцом и передаётся покупателю.
Особенности заполнения исправленного счёта-фактуры
В специальную строку бланка СФ вписывают номер и дату вносимых изменений. Порядок действий одинаков — как для документов на бумажном носителе, так и в электронном виде. При расчётах основной акцент делают на корректности финальной суммы НДС, подлежащей уплате по проведённым сделкам.
Строка в отгрузочном (стандартном) счёте-фактуре всего одна, она всегда находится под заголовком. Корректировочный СФ содержит две строки для исправления: первая — под сведения, которые указывают на исправления, вторая — под реквизиты изначального корректировочного счёта-фактуры.
Никаких других особенностей по оформлению нет. Если понимаете, в каких случаях выставляется исправленный счет-фактура, всё остальное будет просто. Оформление исправленного СФ происходит так же, как и стандартного, просто неверные данные меняют на правильные. Если документооборот ведётся в электронном формате, то и исправления вносятся так же.
Как зарегистрировать исправленный счёт-фактуру
При своевременном выявлении неправильного СФ, до внесения его в учётную базу лучше всего запросить скорректированный вариант документа. Такой способ не подойдёт при электронном оформлении счёта-фактуры с одновременным списанием товарных позиций со склада.
Особенности внесения информации о счёте-фактуре внутри отчётного периода:
- продавец вносит данные исправленного счёта-фактуры в книгу продаж. Туда же ещё раз включают ошибочный документ с минусовыми числовыми значениями. Тогда итоговая сумма по исправительным операциям станет равной последнему, корректному значению;
- покупатель отражает исправления в книге покупок. Алгоритм тот же. В результате, налоговая инспекция получает достоверные сведения о базе налогообложения: без задвоения сумм расходов.
По истечении отчётного периода и сдачи декларации по НДС:
- и покупатель, и продавец оформляют дополнительный лист книги покупок или продаж соответственно. В него вносят информацию по такому же принципу — сначала окончательный вариант с верными реквизитами, а затем исходный с минусом.
Исправление счёта-фактуры при прослеживаемости товаров
Есть две особенности СФ, используемых при движении товаров, подлежащих отслеживанию:
- они выписываются строго в электронном виде. Соответственно, и исправительные СФ должны оформляться электронно;
- обязательны к заполнению графы 11, 12, 12а, 13, 14 в счетах-фактурах. Нужно обращать особое внимание на правильность этих данных.
Во всём остальном исправления вносятся в общем порядке.
