На некоторые должности нельзя принимать сотрудников, которые не прошли медосмотр и не получили медицинское заключение. А ещё могут потребоваться периодические осмотры, которые подтверждают готовность работника к выполнению задач. Всё это — хозяйственные операции, требующие правильного отражения в бухгалтерском учёте.
Рассказываем, какие составлять проводки по медосмотрам в бухучёте, кто обязан это делать и оплачивать расходы на услуги медучреждений.
Кто должен проводить медосмотры?
На некоторые должности специалистов принимают без хлопот. Например, веб-дизайнеру достаточно прийти на собеседование, подтвердить профессиональные компетенции и подписать трудовой договор.
Есть профессии, на которые нельзя принимать без предварительной оценки здоровья. Она нужна, чтобы подтвердить пригодность специалиста выполнять предстоящие работы и предотвратить возникновение профессиональных заболеваний.
Фиксированного перечня тяжёлых или вредных должностей нет. Список составляют отдельно по каждому предприятию после специальной оценки условий труда (СОУТ). Если на рабочем месте есть факторы из приказа Минтруда РФ от 31.12.2020 г. № 1420н, его признают тяжёлым или вредным — значит, обязателен предварительный и регулярный медосмотры.
Есть и другие нормативно-правовые акты, которые запрещают приём без медосмотра. Например, без справки нельзя работать продавцом или кладовщиком в местах, где есть прямой контакт с пищевыми продуктами. Аналогичное ограничение действует для сотрудников общепита.
Кто оплачивает медосмотры?
Порядок проведения медицинских осмотров описан в приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 года № 29н.
По действующим нормам нужно пройти медосмотр до заключения трудового договора, если работа связана с опасными или вредными условиями труда — его ещё называют предварительным.
Как это происходит:
- Специалист приходит на собеседование, заявляет об интересе трудоустройства.
- Кадровик проверяет, нужно ли для выбранной должности проходить медосмотр.
- Если требуется медосмотр, организация направляет специалиста в медицинское учреждение. Чтобы устроиться на работу, он должен предоставить заключение, заверенное врачом.
Далее возможны два варианта:
- Если у фирмы с клиникой заключён договор на обслуживание, то соискателя направляют в конкретное место. Он проходит процедуры и получает заключение — медучреждение выставляет организации счёт на оплату.
- Если организация не сотрудничает с клиниками, специалист сам выбирает место для прохождения медосмотра. Вместе с заключением приносит квитанцию, чтобы компания возместила расходы.
Предварительный медосмотр всегда оплачивает организация. Эту обязанность не отменяет даже отказ специалиста от трудоустройства. Норма справедлива и для периодических осмотров — например, для водителей, которые показываются врачу до начала смены, чтобы получить путевой лист.
Диспансеризацию и ежегодные профилактические осмотры оплачивает государство из средств системы обязательного медицинского страхования (ОМС).
Бухучёт расходов на медосмотры
Как и приобретение сырья или оплата рекламы, проведение предварительных или регулярных медосмотров — это хозяйственная операция. Она должна быть отражена в бухгалтерском учёте, чтобы не было сложностей с составлением отчётов и расчётом налогов.
При приёме на работу
Проведение медосмотров — это обязанность работодателя, чтобы обеспечить нормальные, безопасные условия труда и соблюдение техники безопасности. Затраты на осмотры — это расходы по обычным видам деятельности, связанным с производством и реализацией продукции или услуг.
Затраты на медицинские осмотры учитывают по общим правилам из стандарта ПБУ 10/99, который утверждён приказом Минфина России от 06.05.1999 года № 33н.
Затраты учитывают на счёте 20 «Основное производство». В зависимости от отдела, к которому относится специалист, могут быть использованы счета 26, 23, 25 и 44. По кредиту используют счёт 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами» или 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Порядок учёта НДС стандартный.
Васильев Игорь устраивается монтажником в цех организации «Буфер». До заключения трудового договора он должен пройти медицинский осмотр, чтобы подтвердить отсутствие противопоказаний для должности. Компания выписывает направление в клинику, с которой заключён договор на обслуживание.
Контрагент выставляет счёт на 4200 рублей (в т. ч. НДС — 700 рублей). Бухгалтер фиксирует хозяйственную операцию следующими проводками:
- Дт 20 / Кт 76 — 3500 — получена услуга на проведение медицинского осмотра для сотрудника.
- Дт 19 / 76 — 700 — отражён «входной» НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 700 — принят к учёту НДС, предъявленный клиникой.
- Дт 76 / Кт 51 — 4200 — перечислены денежные средства клинике за оказанные услуги.
Проводки изменятся, если специалист сам пройдёт медосмотр и запросит возмещение расходов. Тогда по дебету нужно использовать такие же счета — 20, 26, 23, 25 и 44. А вот по кредиту нужно взять счёт 73 «Расчёт с персоналом по прочим операциям».
Например, работник потратил те же 4200 рублей на медосмотр и предоставил квитанцию. Организация компенсирует расходы, а в бухучёте появляются записи:
- Дт 20 / Кт 73 — 4200 — начислена компенсация расходов за прохождение предварительного осмотра.
- Дт 73 / Кт 50 (51) — 4200 — выплачена компенсация расходов.
Компенсация расходов на медосмотр — это не доход специалиста, к такому выводу приходит большинство судов. Поэтому платить взносы и удерживать НДФЛ с перечисленной суммы не надо. В пользу этого мнения говорит отсутствие каких-либо взаимоотношений между сторонами — как трудовых, так и гражданско-правовых.
Плановые медосмотры
После специальный оценки условий труда составляют список должностей, для которых обязателен регулярный медосмотр. Это делается для профилактики и предотвращения развития профессиональных заболеваний.
Обычно предприятия составляют график медосмотров и заранее рассчитываются с медучреждениями по согласованным тарифам. Порядок бухгалтерского учёта расходов такой же, как и у предварительных медосмотров.
Можно распределять затраты, если медосмотры проходят специалисты из разных подразделений.
Фирма «Колент» направила на медосмотр 35 работников цеха и 15 продавцов. Клиника выставила счёт на 240 000 рублей (в т. ч. НДС — 40 000 рублей). Организация распределяет расходы, исходя из количества сотрудников:
- на производственный отдел — 70%;
- на торговый отдел — 30%.
По завершении осмотров бухгалтер отразит хозяйственную операцию следующими проводками:
- Дт 20 / Кт 60 — 140 000 — получена услуга на проведение медицинских осмотров для производственных работников.
- Дт 44 / Кт 60 — 60 000 — получена услуга на проведение медицинских осмотров для продавцов.
- Дт 19 / 60 — 40 000 — отражён «входной» НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 40 000 — принят к учёту НДС, предъявленный клиникой.
- Дт 60 / Кт 51 — 240 000 — перечислены денежные средства клинике за оказанные услуги.
Расходы на предварительные и плановые медосмотры принимают к налоговому учёту, но только при наличии подтверждающих документов.
По инициативе работодателя
Если организация направляет работников на медосмотры по собственной инициативе, то оплата медицинских услуг — это прочие расходы.
В бухгалтерском учёте операции отражают по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы» и по кредиту счетов 60 или 76.
Затраты на медосмотры по собственной инициативе — это иные выплаты работникам в рамках трудовых отношений. С них удерживают НДФЛ и платят страховые взносы.
На эти расходы нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль. Поэтому возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства, которые нужно отразить по нормам стандарта ПБУ 18/02.
Как учесть зарплату за время обязательного медосмотра
На время прохождения осмотра работодатель обязан сохранить за сотрудником средний заработок. Это справедливо для плановых медосмотров действующих сотрудников. При предварительных осмотрах сохранять нечего — между сторонами нет трудовых отношений.
В бухучёте сохранённый средний заработок отражают стандартными проводками по начислению зарплаты и уплате налогов — с выплаты удерживают НДФЛ и платят страховые взносы.
По дебету используют счёт 20 «Основное производство» или другой, который соответствует подразделению специалиста — 26, 23, 25 и 44. По кредиту — счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Пример. Среднедневной заработок Егора Дмитриева — 1785,08 рубля. Специалист проходил плановый медосмотр, отсутствовал на работе 3 дня. За это время Егору начислили 5355,24 рубля. С суммы удержат НДФЛ — 696 рубля, и заплатят страховые взносы — 1606,57 рубля. Взносы на травматизм по тарифу 2,4% — 128,53 рубля.
В бухгалтерском учёте операцию отразят следующими проводками:
- Дт 20 / Кт 70 — 5355,24 — специалисту начислили зарплату за время отсутствия из-за прохождения медосмотра;
- Дт 70 / Кт 68 — 696 — удержан НДФЛ;
- Дт 20 / Кт 69 субсчёт «Расчёты по взносам, начисляемым по единому тарифу» — 1606,57 — начислены взносы со среднедневного заработка, сохранённого за время прохождения медицинского осмотра;
- Дт 20 / Кт 69 субсчёт «Расчёты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» — 128,53 — начислены взносы на травматизм со среднедневного заработка, сохранённого за время прохождения медицинского осмотра;
- Дт 70 / Кт 51 — 4659,24 — выплачена зарплата Дмитриеву Егору;
- Дт 69 субсчёт «Расчёты по взносам, начисляемым по единому тарифу» / Кт 51 — 1606,57 — уплачены взносы, исчисляемые по единому тарифу;
- Дт 69 субсчёт «Расчёты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» / Кт 51 — 128,53 — уплачены взносы на травматизм;
- Дт 68 / Кт 51 — 696 — перечислен в бюджет удержанный НДФЛ.
Таким образом, для бухгалтерского учёта медицинские осмотры сотрудников — это хозяйственная операция. Затраты на предупреждение профессиональных заболеваний — это расходы, связанные с обычной деятельностью. В БУ операции отражают по обычным нормам стандарта ПБУ 10/99.
