Справка о доходах и налогах физического лица, которую по привычке называют 2-НДФЛ, — это не самостоятельный документ, а приложение к отчёту 6-НДФЛ. Несмотря на изменения, требования к заполнению остались прежними. Неправильно указанные коды дохода считаются ошибкой и могут стать причиной штрафа.
Неверный код дохода в справке 2-НДФЛ
Все налоговые агенты должны вести учёт таких доходов с применением специальных кодов, в том числе:
- работодатели;
- заказчики по договорам ГПХ;
- иные организации и ИП, выплачивающие доход в денежной или натуральной форме физическим лицам,
Перечень и расшифровки кодов утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@. Они используются в отчётах для ФНС и в бухгалтерских программах. Поэтому неправильный код в одном отчёте может по цепочке привести к ошибкам в начислении отпускных, командировочных расходов, выплат по больничному листу. Занижение выплат — это штраф 30-50 тысяч рублей на организацию, 10-20 тысяч рублей на должностных лиц, 1-5 тысяч рублей на ИП (пункт 6 статьи 5.27 КоАП РФ). При завышении выплат можно лишиться положенных льгот и компенсаций.
Пример:
Бухгалтер в справке 2-НДФЛ за год сделала ошибку. Работник в январе ездил в командировку В показателях дохода за январь она указала выплату всех командировочных по коду 2000 (Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей), а нужно было разбить сумму на 2 кода: в пределах средней заработной платы — код 2000, а с превышения суточных выплат в 700 рублей в день — код 4800 (Иные доходы).
Ответственность и размер штрафов за ошибки в справке 2-НДФЛ
Ошибки в справке о доходах и суммах налога физического лица считаются как предоставление недостоверных сведений о физическом лице. Согласно пункту 1 статьи 126.1 НК РФ, налоговый агент в этом случае будет оштрафован на 500 рублей за каждый отчёт в котором обнаружены ошибки.
Но не все ошибки приводят к штрафу. Например, если ИНН и ФИО налогоплательщика указаны верно, а паспорт или адрес указаны с ошибками, то штрафа не будет, так как по ФИО и ИНН можно правильно определить налогоплательщика. За остальные ошибки (в суммах, в кодах доходов и вычетов, в персональных данных налогоплательщика, в наименовании и данных налогового агента) штрафы остаются.
Тем не менее, если они не привели к занижению базы налогообложения и начислению меньшей суммы НДФЛ, ИФНС может отменить или снизить штраф с учётом смягчающих обстоятельств (статья 112 НК РФ).
Как избежать штрафов - заполнение уточненной справки
Нужно различать два вида справок:
- одна справка идёт как приложение 1 к отчёту 6-НДФЛ. В ней нет данных по налоговому агенту. Её сдают в ИФНС только вместе с отчётом 6-НДФЛ один раз в год— не позднее 1 марта следующего за отчётным года.;
- другая справка (по форме КНД 1175018) выдаётся на руки работнику по запросу или при увольнении. Там содержится информация по работодателю (налоговому агенту).
На каждого работника или исполнителя по договорам ГПХ заполняется отдельная справка. Если физическое лицо получало доход по разным налоговым ставкам, то на каждую ставку заполняют свою справку.
Оба бланка справок можно взять из Приказа ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.
Налоговый агент может исправить свои ошибки в отчёте после его сдачи, но до обнаружения этого факта работниками ИФНС. Штрафа по статье 126.1 НК РФ в этом случае не будет.
Действует следующее правило:
- если ошибка обнаружена в справке о доходах, пересдавать нужно весь отчёт 6-НДФЛ вместе со справкой;
- если ошибка обнаружена непосредственно в отчёте 6-НДФЛ, а справка заполнена правильно, нужно пересдать отчёт 6-НДФЛ без справки.
Порядок действий следующий:
- заполняем справку на работника уже с правильными данными. Меняем дату справки на текущую, номер справки оставляем тот же. В поле «Номер корректировки сведений» ставим 01, 02 и т.д (в зависимости от того какая это корректировка по налогоплательщику). Если необходимо полностью аннулировать справку, пишется номер 99;
- на титульном листе отчёта 6-НДФЛ ставим номер корректировки (например 001) и указываем текущую дату заполнения;
- данные по остальным разделам отчёта и справкам не меняем;
- к отчёту прикладываем все справки о доходах: исправленные и те что не менялись;
- отправляем исправленный отчёт.
Пример:
В справке за год по работнику исправлен код дохода в мае. Он получил отпускные (код 2012), а его доход отразили как зарплату (код 2000)
было:
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (1)
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (2)
стало:
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (3)
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (4)
меняем титульный лист отчёта 6-НДФЛ:
было:
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (5)
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (6)
стало:
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (7)
Справка 2-НДФЛ. Неверный код (8)
Налоговый агент может отправить уточнённый отчёт в любое время после обнаружения ошибки, — законодательных ограничений нет.
Часто задаваемые вопросы
Штрафа не будет, так как справку по итогам 2021 года нужно отправить в ИФНС до 1 марта 2022 года. А выданную работнику справку нужно заменить на правильную.
