Иногда банки запрашивают у компаний описание ведения бизнеса. Расскажем, зачем банкам нужны такие сведения, как оформлять документ и какие сведения о бизнесе нужно включить.
Зачем требуют пояснительное письмо в банк
Банки нередко запрашивают дополнительную информацию в рамках закона 115-ФЗ. Описанные в ФЗ меры помогают им пресекать «отмывание» денег недобросовестными компаниями. Поэтому банки запрашивают сведения при операциях, которые кажутся им сомнительными.
Обычно письма требуют в таких случаях:
- Подозрительные действия владельцев счета. Например, когда бизнес получает средства, а потом сразу снимает деньги или переводит их за границу. Или основание для перевода не совпадает с описанием. Допустим, бизнес продал партию гвоздей, а на вырученные средства закупил детские игрушки. Банк может усомниться в том, что он ведет законную деятельность.
- Частые операции по снятию наличных.
- Расчеты с физлицами на большие суммы.
- Открытие расчетного счета.
- Взаимные переводы или сотрудничество с бизнесом, попавшим в «черный список» Центробанка.
Список причин не исчерпывающий — банки имеют право запросить дополнительные сведения в любой момент.
В законодательстве нет пункта, который бы обязывал фирмы соглашаться с запросом. Они могут отказаться и ничего не представить банкам. Но те, в свою очередь, также вправе отказать клиентам в операции. В особо подозрительных случаях банки могут заблокировать расчетный счет до выяснения обстоятельств.
Информация в пояснительной записке в банк по 115 фз
Если у банка появляются вопросы к компании, он захочет проверить ее документы. В их числе могут быть:
- счета-фактуры;
- договоры с клиентами, контрагентами, поставщиками;
- налоговые декларации;
- договоры об аренде помещений и складов;
- квитанции об оплате коммунальных счетов и прочих услуг по обслуживанию фирмы;
- схема ведения бизнеса.
Схема ведения дел — это описание основных бизнес-процессов компании. Если другие документы у фирмы уже есть, то этот нужно оформить с нуля.
Банк хочет понять, как именно работает компания. В документе нужно составить описание ключевых процессов:
| Объект описания | Какую информацию нужно раскрыть |
|---|---|
| Контрагенты | С какими контрагентами сотрудничает бизнес, как он их нашел, по каким договорам ведутся дела |
| Закупки | Где бизнес закупает товары и оборудование и по какой цене |
| Транспортировка ТМЦ | У кого и какой именно транспорт заказывала компания, сколько это стоило |
| Детали хранения | Кому принадлежит склад, где он расположен, сколько стоит хранение |
| Принцип работы с клиентами | По каким каналам они приходят к вам для покупки, как с ними взаимодействуют после обращения |
| Формат оплаты | Какие способы расчетов используются, в какой валюте, на какой счет переводятся средства |
| Ценообразование | Что входит в себестоимость отдельного товара или услуги, как формируется наценка |
| Отгрузка и доставка товаров | Кто это оплачивает, в каком порядке это происходит |
| Размер доходов от конкретной деятельности | |
| Размер налогов, уплаченных с доходов по конкретной деятельности |
В некоторых случаях банки просят описать конкретный процесс или операцию. Если поступил общий запрос от банка, а компания работает по нескольким направлениям — каждую деятельность нужно описать по отдельности, последовательно.
В учетной политике стоит закрепить ответственность по составлению описания бизнеса за конкретным лицом. За это может отвечать:
- заместитель руководителя;
- глава маркетингового отдела;
- секретарь;
- менеджер;
- старший администратор и другие.
Что до остальных документов — банки устроят заверенные копии.
Как оформить описание бизнеса для банка: образец
Особые требования к оформлению документа ни банки, ни закон не предъявляют. Форма может быть любой — главное изложить в содержании все, что хочет узнать банк. Некоторые учреждения предоставляют клиентам образцы, которые разработали для себя.
Детали содержания письма обычно определяют стороны. Если запрос банка был недостаточно конкретным, и непонятно, какие сведения указывать — стоит уточнить это у сотрудников отделения.
Реквизиты фирмы нужно указать так же, как в регистрационных документах. Сведения о клиентах, доходах и других обстоятельствах также берут из документов бизнеса.
В целом, при описании схемы ведения бизнеса для банка действуют в таком порядке:
- В бланке указывают правовую форму бизнеса, его полное название, ИНН, КПП, точный адрес.
- Ниже отражают адрес и реквизиты получателя.
- В тексте письма описывают деятельность фирмы. Банки не запрещают использовать списки, таблицы, пункты — если это нужно для раскрытия подробностей.
- Если банк запрашивал дополнительные документы, в письме также приводят их перечень.
- В конце письма указывают должность и данные сотрудника, оформившего документ.
В заголовке письма можно отразить цель. К примеру, если поступил запрос раскрыть информацию о смене реквизитов, сформулировать заголовок можно точно так же: «Информационное письмо о смене реквизитов».
Сам текст составляют произвольно, но в деловом стиле. Важно соблюдать этикет переписки, как при общении с партнером или контрагентом.
Адресат и получатель письма — не всегда одно и то же лицо. Здесь принцип такой:
| Адресат | Руководитель банка |
| Получатель | Сотрудник, от которого поступил запрос |
Например, если требовались разъяснения по конкретным операциям, письмо передают операторам или менеджерам по работе с клиентами. Если информация нужна для открытия счета — специалисту по работе со счетами.
Доставить документ можно любым удобным способом: при личном посещении, электронно, по почте, курьерской службой, по факсу или через мессенджеры.
Описание модели бизнеса для банка: пример
Приведем пример того, как можно оформить содержание письма. Допустим, ООО «Рассвет» занимается онлайн-продажей детских игрушек. У банка появились вопросы к фирме, и руководство получило запрос на описание деятельности. Схему можно объяснить так:
- ООО «Рассвет» закупает детские игрушки у производителей ООО «Дети» и ООО «Игрушки». С этой целью руководитель Н.М. Попов снял с расчетного счета 240 000 рублей.
- Поставка игрушек производится с помощью транспортной компании «Перевозка». Стоимость одной поставки — 3 000 рублей. Расчеты с транспортной компанией безналичные. Договор поставки и акт сдачи-приемки товаров находятся в Приложении №1 к Информационному письму.
- Игрушки хранятся на складе, арендованном у ООО «Склады». Стоимость аренды — 15 000 рублей в месяц. Договор аренды складского помещения — в Приложении №2 к Информационному письму.
- ООО «Рассвет» выгружает информацию о товарах на сайте: (адрес сайта). Сайт продвигается с помощью контекстной рекламы. Клиенты находят ее по релевантным запросам, приходят на сайт и оставляют заявку для покупки.
- Обработкой заявок занимаются менеджеры ООО «Рассвет». Они передают информацию о заказе работникам склада, где собирают игрушки для покупателей.
- Игрушки доставляют курьерской службой или в пункты выдачи магазинов-партнеров: Магазин 1 по адресу … , Магазин 2 по адресу … . Формат получения товара покупатель выбирает сам при составлении заявки.
- Средняя стоимость игрушки — 3 500 рублей. Чистая прибыль за вычетом расходов на хранение, транспортировку, зарплату работников склада и менеджеров — 2 000 рублей.
- За апрель 2022 года доход ООО «Рассвет» составил 350 000 рублей. Из них — 100 000 тысяч составили налоги, в том числе на прибыль и НДФЛ.
В конце письма — подпись и должность ответственного сотрудника.
