Платёжный календарь — это табличная форма, с помощью которой осуществляют планирование финансовых потоков компании с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв). Расскажем, как правильно заполнять график и отслеживать по нему платежи.
О пользе применения календаря платежей
Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.
Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.
Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.
Преимущества ведения платёжного календаря
Применение данного финансового инструмента позволяет:
- распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
- повысить оборачиваемость денежных средств;
- синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
- составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
- гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
- создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:
- оперативно управлять прибылью и затратами;
- принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
- оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.
Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.
Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.
Так выглядит календарь платежей
Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:
| Налоговый ПК | Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода |
| ПК дебиторской задолженности | Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт |
| ПК отдельного проекта | Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта |
| Зарплатный ПК | Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику |
| ПК производственных резервов | Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам |
| ПК управленческих расходов | В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия. |
| ПК реализации продукции | Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров. |
Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.
Рекомендации по составлению платёжного календаря
Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:
- доходные и расходные статьи ПК;
- наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
- реквизиты контрагента;
- даты входящих или исходящих операций;
- суммы;
- контроль (ответственные);
- комментарии.
Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.
Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.
ПК в программе Excel
Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:
- форматом таблицы;
- порядком её заполнения;
- используемыми источниками информации;
- доступом и правами пользователей;
- порядком внесения данных и их корректировки.
Порядок формирования и работы с платёжным календарём
Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.
Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.
Этап первый
Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.
Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.
Методика расчёта показателей ПК крайне проста:
Как считаются показатели ПК
Этап второй
В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.
Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.
По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.
Этап третий
Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.
Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.
Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:
- контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
- решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
- своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.
Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.
Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль
Образец заполнения ПК
Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:
| Статья | 24.01.2023 | 25.01.2023 | 26.01.2023 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | -190 000 | |||
| Поступления, в том числе: | ||||||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | ||||
| от аренды | 30 000 | |||||
| Расходы: | ||||||
| материалы | 400 000 | 20 000 | ||||
| оплата труда | 300 000 | |||||
| содержание офиса | 60 000 | |||||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | -190 000 | -60 000 | |||
Выявился кассовый разрыв 25 января 2023 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:
| Статья | 24.01.2023 | 25.01.2023 | 26.01.2023 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | 20 000 | |||
| Поступления, в том числе: | ||||||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | ||||
| от аренды | 30 000 | |||||
| Расходы: | ||||||
| материалы | 400 000 | 20 000 | ||||
| оплата труда | 300 000 | |||||
| содержание офиса | ||||||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | 20000 | 0 | |||
Нюансы формирования ПК
Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.
Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:
- задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
- значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
- жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
- репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.
Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.
Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.
Автоматизация ведения ПК
Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.
Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:
- создание заявок или реестров платежей;
- формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
- контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
- разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.
Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.
