Все сведения, необходимые для ведения бухучёта, содержатся в учётных регистрах. В них размещают и хранят данные из первичной документации, по которым в дальнейшем составляют бухгалтерскую отчётность.
Поговорим о том, какими бывают регистры и как их корректно вести.
Виды регистров бухгалтерского учёта
Под регистрами бухгалтерского учёта понимают различные формы, в которых фиксируют информацию из первичной документации. В соответствии с законом №402-ФЗ, в регистры включают все объекты бухгалтерского учёта. Потом по этим сведениям бухгалтер составляет баланс и бухотчётность.
Информация из регистров может пригодиться в других целях, например:
- для контроля финансов бизнеса;
- при оценке и анализе финансовых результатов компании;
- для общего анализа деятельности предприятия.
Оформление регистров бухгалтерского учёта осуществляют по нормам, прописанным в действующих стандартах бухгалтерского учёта и законе №402-ФЗ.
Каждая компания самостоятельно определяет, в каком порядке и в какие сроки будет заполнять регистры. Все зависит от особенностей деятельности, используемых форм, объёма сведений, характера производства. Если документооборот небольшой, можно аккумулировать данные в течение месяца или квартала и заполнять формы по их результатам. Если операций и документов много, лучше заполнять регистры чаще — раз в неделю или каждый день.
Классифицировать регистры можно по-разному. К примеру, по порядку заполнения их делят на такие виды:
- хронологические;
- систематические;
- комбинированные.
К хронологическими регистрами бухгалтерского учёта относят формы, которые заполняют сведениями последовательно, по порядку, в котором совершаются операции. Обычно это журналы, дневники и прочие документы, которые ведут продолжительно в течение конкретного периода — месяца или квартала.
Системные регистры ведут по отдельным счётам бухгалтерского учёта. Все данные группируются по однородным признакам. Стандартный пример таких регистров — оборотно-сальдовая ведомость или Главная книга предприятия.
Это не взаимоисключающие категории — ведение системных и хронологических регистров бухгалтерского учёта осуществляют параллельно. Информация из разных форм дополняет друг друга и позволяет увидеть объективную картину финансового положения организации. Чтобы облегчить ведение бухгалтерского учёта, можно использовать комбинированные регистры — это формы, которые предусматривают два типа отражения сведений. Так ведут журналы-ордера, ведомости.
Есть другая классификация регистров бухгалтерского учёта — по обобщённости данных:
- синтетические;
- аналитические.
Формы из первой категории ведут по отдельным синтетическим бухсчетам. Например, остатки и обороты в оборотно-сальдовых ведомостях фиксируют по синтетическим счетам за определённый период. Составлять документ можно так:
Пример составления
В аналитических формах все сведения отражают по аналитическим бухсчетам. В них отражают не только реквизиты, но также подробности об отдельных операциях — аналогично бухучёту продукции, сырья, материалов, активов.
В таком порядке составляют инвентарные карточки:
Инвентарные карточки
Тут также можно применять комбинированные формы, которые объединяют оба принципа учёта.
Формы регистров бухгалтерского учёта
Существует перечень унифицированных форм регистров бухгалтерского учёта — он указан в Приказе №52н. Однако они обязательны только для государственных учреждений. В информации Министерства финансов №ПЗ-10/2012 отмечено, что коммерческим организациям их применять в обязательном порядке не нужно.
Но и запрета на применение унифицированных бланков также нет. У компаний есть выбор: использовать для бухгалтерского учёта регистры, предложенные Минфином; взять бланки установленных форм за образец при создании собственных регистров; разработать свои формы с нуля.
Если документ составлен с учётом действующих бухгалтерских законов, его можно применять.
Форм регистров бухгалтерского учёта много. Вот, например, самые популярные:
- Книги. Похожи на стандартные привычные всем книги, со сшитыми пронумерованными страницами. В регистре обязательно ставится подпись сотрудника, ответственного за заполнение сведений, и печать, если компания её использует.
- Карточки. Как правило, это твёрдые одинарные листы, в которых оформляют разные хозяйственные объекты. Документ удобнее составлять в форме таблицы. Данные заполняют по каждой учётной единице. Содержание столбцов должно подробно раскрывать информацию об объекте учёта.
- Журналы. Похожи на книги, но страницы в них не прошнурованы. Учётных сведений здесь тоже сравнительно меньше.
- Ведомости. Данные оформляют на отдельных листах. Оформить сведения можно сплошным текстом или таблицей.
- Электронные регистры. Формы составляются специализированными учётными программами. Перед отправкой в ИФНС документы нужно заверить квалифицированной подписью. Допускается также распечатать формы и подать вручную.
Компании могут вести учёт электронно или на бумаге — как удобнее. Если операций много, документооборот тоже получается объёмным. Заполнение регистров в таком случае проще автоматизировать с помощью специальных ПО.
Программы самостоятельно разносят нужные данные из первичной документации по счетам. Формы регистров заполняются автоматически. В программе можно использовать любые формы — унифицированные или разработанные компанией. Так все операции оформляются своевременно, и исключается риск потерять важные сведения, как часто бывает при ручном заполнении документов.
Определяя список учётных форм, компании часто опираются на перечень из приказа №52н. Чаще всего используются такие документы:
| Общая форма регистра | Вид документа |
|---|---|
| Инвентарная карточка | Для учёта объектов ОС, группового учёта ОС и т.д. |
| Ведомости | Оборотная, оборотно-сальдовая, ведомости расхождений по итогам инвентаризаций и т.д. |
| Книга | Главная книга компании, книги учёта ТМЦ, БСО и т.д. |
| Журнал | Для различных операций (по кассе, безналичным расчётам, для взаиморасчётов с подрядчиками, контрагентами, дебиторами и т.д.) |
| Реестры | Карточек, сдачи документов, поступлений и выбытий и т.д. |
| Описи | Инвентарных карточек, инвентаризации |
Реквизиты регистров и особенности их ведения
Какие бы формы ни использовала компания, в них обязательно нужно включить обязательные реквизиты. Это особенно важно учитывать при разработке собственных бланков.
Регистры должны содержать:
- название документа;
- наименование компании;
- период, за который ведут данные;
- принцип, по которому систематизируют сведения;
- валюту;
- единицу измерения объектов;
- данные ответственного за ведение регистра работника.
Ответственный сотрудник обязательно заверяет данные собственной подписью. Вносить корректировки допустимо, но каждое исправление также нужно подтверждать подписью.
Ошибки можно исправлять двумя способами:
- зачеркнуть неверные данные и написать правильные сведения выше. А также указать дату корректировки и подпись лица, вносившего изменения;
- по методу сторно — исправления вносятся отдельной красной записью.
Разработать формы регистров для бухгалтерского учёта — ответственность главного бухгалтера. Порядок оформления документов утверждается гендиректором в соответствующем распоряжении. Связать регистры с конкретными счетами можно в отдельной таблице, например, так:
Таблица 1
Хранение регистров бухгалтерского учёта
При автоматизированном учёте о хранении регистров можно не беспокоиться — все сохраняется в программе. Если компания ведёт учёт на бумажных носителях, организовать хранение регистров надо правильно. Их располагают на отдельных полках, обособленно от другой бухгалтерской документации, в стеллажах или шкафах.
Что касается сроков, тут действуют такие правила:
- в соответствии с порядком организации госархива, но минимум пять лет с отчётного года — в рамках закона №402-ФЗ;
- в общем порядке, но также минимум пять лет — согласно статье 23 Налогового кодекса. Отсчёт пяти лет начинается после отчётного периода, когда регистры в последний раз использовали для расчёта налоговых платежей, заполнения отчётности или подтверждения доходов и расходов.
Для отдельных регистров установлены свои сроки. Так, зарплатные ведомости нужно хранить в разы дольше, минимум 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования — до 2003 года или после.
