При использовании топлива компания обязана вести его учёт, в том числе собирать подтверждающие документы, учитывать нормы списания, корректно отражать операции с топливом в бухгалтерском и налоговом учёте. Это необходимо для того, чтобы ИФНС разрешила признать расходы на топливо при расчёте налоговых платежей.
Расскажем, какой счёт в бухгалтерии для топлива использовать и как составлять корректную корреспонденцию с ним.
Документальное подтверждение
При использовании топлива основным документом, подтверждающим его расход, являются путевые листы. Они используются, чтобы учитывать работу транспортного средства и водителя.
Путевые листы обязательно оформляются автотранспортными предприятиями. Иные компании заполняют их для того, чтобы безопасным способом учитывать и контролировать транспорт, водителей и ГСМ.
С марта 2023 года действуют новые реквизиты путевого листа, введённые на основании Приказа Минтранса от 28.09.2022 г. № 390. А формы самого документа для различных видов транспортных средств содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Эти формы первичных учётных документов не являются обязательными к применению, а потому компания вправе разработать собственные бланки путевых листов.
При самостоятельной разработке бланков путевых листов необходимо включить в них обязательные реквизиты. Кроме того, разработанные шаблоны нужно утвердить и закрепить в учётной политике компании.
Кроме того, с марта 2023 года компании вправе оформлять не только бумажные, но и электронные путевые листы.
Чтобы безопасно и обоснованно списывать расходы на топливо через путевые листы, в них обязательно должны содержаться две группы реквизитов:
- указывающие на то, что путевой лист является первичным учётным документом бухучёта — его название, дата составления, название компании или ФИО предпринимателя, описание хозяйственной операции, количественная и стоимостная оценка, подписи ответственных сотрудников;
- специальные именно для путевых листов — о водителе, транспортном средстве, перевозке.
Если нужно, компания может добавить ещё какие-то реквизиты, которые ей требуются для более полного раскрытия информации. В этом случае также обязательно утверждается собственный бланк документа.
Топливо можно списывать не только через путевые листы, но также и на основании иных документов, которые позволяют достоверно установить пройденный транспортным средством маршрут следования. Главное — все расходы по топливу обязательно должны быть документально оформлены, в противном случае налоговики откажут в учёте этой суммы в качестве расходов.
Нормирование топлива
Установление нормативов по расходу топлива — добровольное действие компании, которое закрепляется приказом руководителя. Нормирование расходов топлива применяется с целью контроля сохранности ГСМ, обнаружения перерасхода, предотвращения воровства со стороны водителей.
Базовые нормативы расхода топлива на 100 км. пробега устанавливаются с учётом рекомендаций Минтранса или по документации производителя транспортных средств. При необходимости базовые нормы корректируются с учётом условий эксплуатации автомобилей и спецтехники. К примеру, для грузовых автомобилей норма расхода топлива устанавливается как без груза, так и с ним.
В зимнее время эксплуатация транспорта производится по базисным нормам расхода топлива с использованием специальных коэффициентов или зимних надбавок. Они составляют 5-20 процентов в зависимости от территории, на которой эксплуатируется транспорт, и климатических условий.
Даты начала и завершения зимнего периода в разных регионах РФ различаются. Например, в Ненецком автономном округе — с 15 октября по 15 апреля, а в Московской области — с 1 ноября по 31 марта.
Продолжительность зимнего периода для разных регионов в целях определения норм расхода топлива регламентирована Постановлением Госстроя от 09.03.2004 н. № 36.
Также компания вправе устанавливать свои нормы списания топлива, если проведёт собственные замеры. Например, в течение 3-х месяцев она проводит замеры расхода топлива на каждом автомобиле, при этом контроль проводится в разное время года и с учётом разных условий эксплуатации транспортных средств (с грузом и без, в городе и по бездорожью и т.д.).
Далее полученные результаты анализируются, выстраивается статистическая таблица, определяется средний показатель. И именно он принимается за норму расхода топлива. Обоснование его расчёта нужно оформить документально, поскольку это потребуется, чтобы подтвердить списание топлива как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.
Бухгалтерский учёт топлива
Приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н утверждён план счетов, в котором зафиксировано, как именно нужно учитывать операции с топливом в компании. Для учёта топлива — счёт 10 бухгалтерского учёта «Материалы». Он включён в раздел «Производственные запасы».
Для бухгалтерского учёта топлива по счёту 10 и конкретной аналитики операций с ним используется субсчёт 10.3 «Топливо». На счёте для топлива в бухгалтерии фиксируется наличие и движение различных нефтепродуктов и смазочных материалов, которые предназначены для эксплуатации транспорта, технологических нужд при проведении производственных процессов, выработки электроэнергии и отопления и т.д.
Счёт 10.3 для бухгалтерского учёта ГСМ — активный, поэтому сальдо по нему может быть только дебетовое, причём:
- по дебету счёта фиксируется увеличение (поступление топлива);
- по кредиту счёта фиксируется уменьшение (выбытие топлива).
Поступление топлива
Поступление топлива фиксируется по дебету счёта 10.3 зачастую в корреспонденции со счётом 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». В этом случае составляются проводки:
- Дт 10.3 Кт 60 — оприходовали поступившее топливо;
- Дт 19 Кт 60 — отразили НДС по поступившему топливу;
- Дт 60 Кт 51 — оплатили поступившее топливо по безналу;
- Дт 68 Кт 19 — приняли к вычету НДС.
Компания также может покупать топливо через подотчётных сотрудников. В таком случае для фиксации покупки в учёте используются авансовые отчёты и кассовые чеки. При этом составляются такие проводки:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выдали деньги под отчёт;
- Дт 10.3 Кт 71 — оприходовали поступившее топливо после предоставления авансового отчёта и подтверждающей документации.
Если подотчётное лицо при приобретении топлива получило не только кассовый чек, но и счёт-фактуру (продавец применяет ОСНО), тогда компания может принять к вычету входящий НДС (если она также применяет ОСНО). В такой ситуации проводок будет несколько больше, поскольку нужно отразить операции по НДС:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выдали деньги под отчёт;
- Дт 60 Кт 71 — оплатили топливо за счёт подотчётных сумм;
- Дт 10.3 Кт 60 — приняли поступившее топливо к учёту;
- Дт 19 Кт 60 — отразили НДС по поступившему топливу;
- Дт 68 Кт 19 — приняли к вычету НДС.
Отдельно нужно остановиться на распространённой ситуации, когда топливо приобретается через топливные карты. Процесс начинается с того, что компания зачисляет денежные средства на лицевой счёт карты. Это своего рода аванс, который далее списывается при приобретении топлива. Эти авансовые платежи не считаются расходами. Затраты будут признаны на основании поступивших документов, например, товарных накладных или реестров операций по топливным картам. Проводки в данном случае будут такими:
- Дт 60.2 Кт 51 — перечислили аванс на топливную карту;
- Дт 19 Кт 76.ав — отразили НДС по авансу;
- Дт 68 Кт 19 — приняли к вычету НДС с аванса;
- Дт 10.3 Кт 60.1 — приняли поступившее топливо к учёту;
- Дт 19 Кт 60.1 — отразили НДС по поступившему топливу;
- Дт 68 Кт 19 — приняли к вычету НДС с поступившего топлива;
- Дт 60.1 Кт 60.2 — зачли аванс на сумму покупки топлива по факту;
- Дт 76.ав Кт 68 — восстановили НДС с аванса.
Списание топлива
Списание топлива фиксируется по кредиту счёта 10.3 в корреспонденции с затратными счетами учёта. При этом списание производится в порядке, который закреплён в учётной политике компании.
Объём топлива к списанию может определяться такими способами:
- по информации из путевых листов, когда перевозка является основным видом деятельности организации;
- по отчётным документам, которые формируются по спутниковым данным систем ГЛОНАСС, GPS и т.д., когда компания не занимается автомобильными перевозками как основным видом деятельности. В качестве отчётных документов могут быть путевые листы, маршрутные листы, справки, иные отчеты.
Когда в компании введено нормирование расхода топлива, по каждому перерасходу определяются причины. В зависимости от них сверхнормативные расходы списываются:
- на обычные расходы — когда перерасход действительно оправдан и обоснован;
- на возмещение за счёт виновного лица — когда оно установлено;
- на прочие расходы — когда перерасход не оправдан и не обоснован, а также когда виновное лицо не установлено.
При списании топлива на счета учёта затрат составляются такие проводки:
- Дт 08 Кт 10.3 — списали топливо при строительстве основного средства;
- Дт 20 (23, 25, 26) Кт 10.3 — списали топливо по обычным видам деятельности;
- Дт 91.2 Кт 10.3 — списали необоснованный сверхнормативный расход топлива;
- Дт 91.2 Кт 10.3 — списали топливо при его продаже;
- Дт 94 Кт 10.3 — списали топливо при обнаружении его недостачи.
Налоговый учёт топлива
Стоимость топлива в целях расчёта налога на прибыль — это материальные или прочие расходы, которые связаны с производственной деятельностью или реализацией. Такие затраты учитываются в расходах по тем же документам, что и в бухгалтерском учёте. Списание топлива в расходы фиксируется в том же периоде, за который составлялись учётные документы.
Когда компания или ИП применяют УСН, покупка топлива отражается в составе материальных расходов или затрат на содержание корпоративных транспортных средств. Затраты нужно учитывать после их фактической оплаты.
Расходы на топливо при УСН и ОСНО не нормируются, а потому их признают в полном объёме, если имеются корректно оформленные документы и их оплата произведена (для УСН).
Когда в компании применяется нормирование расхода топлива, расходы в пределах установленных норм списывают по общим правилам. Что касается сверхнормативных расходов, то их:
- отражают в обычном порядке — когда они обоснованы и оправданы;
- отражают во внереализационных расходах — когда возмещены виновным лицом;
- отражают во внереализационных расходах — когда виновное лицо не установлено;
- не учитывают в расходах — когда относят на непринимаемые затраты.
Пример учёта расходов на топливо
Компания ООО «Аврора» имеет в собственности автомобиль, который используется менеджером для поездок к клиентам в целях заключения договоров на оказание услуг. Топливо для него закупается по топливной карте.
В июне компания перечислила на топливную карту аванс в размере 6 тыс. руб. с учётом НДС. Далее сотрудник заправлялся — на общую сумму 3 тыс. руб.
Работник в месяц совершил три поездки и при этом израсходовал топлива на 2 тыс. руб.
Корреспонденция по учёту топлива будет такая:
| Дт | Кт | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| Уплата аванса на топливную карту | |||
| 60.2 | 51 | 6 000 | Перечислили аванс на топливную карту |
| 19 | 76.ав | 1 000 | Отразили НДС по авансу |
| 68 | 19 | 1 000 | Приняли к вычету НДС с аванса |
| Поступление топлива (заправка) | |||
| 10.3 | 60.1 | 2 500 | Приняли поступившее топливо к учёту |
| 19 | 60.1 | 500 | Отразили НДС по поступившему топливу |
| 68 | 19 | 500 | Приняли к вычету НДС с поступившего топлива |
| 60.1 | 60.2 | 3 000 | Зачли аванс на сумму покупки топлива по факту |
| 76.ав | 68 | 500 | Восстановили НДС с аванса |
| Списание топлива (поездки) | |||
| 20 | 10.3 | 2 000 | Списали расход топлива по подтверждающим документам |
Допустим, в компании не используются транспортные карты. Сотрудник просто получает деньги, а потом сдаёт авансовый отчёт и путевой лист. В этом случае проводки будут гораздо проще:
| Дт | Кт | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| Выдача денег сотруднику | |||
| 71 | 50 | 6 000 | Выдали деньги для покупки топлива |
| Поступление топлива (заправка) | |||
| 60 | 71 | 3 000 | Сотрудник оплатил топливо частично |
| 10.3 | 60 | 2 500 | Приняли поступившее топливо к учёту |
| 19 | 60 | 500 | Отразили НДС по поступившему топливу |
| 68 | 19 | 500 | Приняли к вычету НДС с поступившего топлива |
| Списание топлива (поездки) | |||
| 20 | 10.3 | 2 000 | Списали расход топлива по подтверждающим документам |
