Организации арендуют имущество, если нет потребности или возможности в покупке собственного. Автомобили берут во временное пользование, чтобы закрыть появившиеся производственные нужды. Как и другие хозяйственные операции, аренду ТС нужно правильно отражать в БУ.
Рассказываем, что собой представляет аренда автомобиля, как отражать операции в бухучёте, что влияет на НУ и какие первичные документы подготовить для обоснования расходов.
Коротко об аренде авто
Аренда автомобиля или иного транспортного средства — это получение права на временное пользование ТС, которое принадлежит другому лицу. Многие организации арендуют машины, если временно нуждаются в транспорте, но не могут или не видят целесообразности в покупке собственного ТС.
Виды аренды:
- Без экипажа. Фирма получает автомобиль и назначает своего водителя.
- С экипажем или «фрахтование». Организация получает ТС с квалифицированным водителем. Если речь о грузовой технике, то их может быть 2-3 человека.
Автомобили в аренду берут у любых лиц — физических, юридических и индивидуальных предпринимателей.
От вида аренды, условий договора и категории арендодателя зависят бухгалтерский и налоговый учёт. Предприятия оформляют временное пользование ТС как хозяйственную операцию, чтобы определить имущественное положение ООО и величину налогов.
Аренда авто: бухгалтерский учёт
Рассмотрим правила учёта аренды транспортных средств и примеры проводок.
Правила и стандарты
Аренду авто в бухучёте отражают не по стандарту ФСБУ 25/2018, если выполнены оба условия:
- соглашение с арендодателем не относится к лизингу — по окончании сотрудничества арендатор не выкупает имущество по остаточной стоимости;
- взятый в аренду автомобиль не планируют сдавать в субаренду.
Чтобы точно обосновать отказ от применения ФСБУ 25/2018, должно быть выполнено хотя бы одно из следующих условий:
- срок аренды — до 12 месяцев;
- рыночная стоимость — до 300 000 рублей;
- предприятие имеет право на упрощённый бухгалтерский учёт.
Чтобы отразить аренду легкового или грузового автомобиля, пользуются нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации». Если компания берёт машину для продажи товаров, оказания услуг или выполнения работ, то арендные платежи относятся к расходам по обычным видам деятельности.
Затраты учитывают в том периоде, к которому относится арендный платёж — момент фактической оплаты значения не имеет. Если организация применяет кассовый метод, то можно учитывать расходы в момент оплаты.
После подписания акта приёма-передачи полученное ТС заносят на забалансовый счёт 001 «Арендованные основные средства». Расходы собирают на счетах 20, 26, 23, 25 и 44 в зависимости от подразделения, в котором используется автомобиль.
Арендные платежи отражают:
- на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», если ТС принадлежит сотруднику организации;
- на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», если арендодатель не относится к фирме.
По окончании аренды стоимость автомобиля списывают с забалансового счёта.
Арендованную машину нельзя принимать к учёту на счёт 01 «Основные средства». Во-первых, ТС остаётся на балансе арендодателя, если договор заключён с юрлицом. Во-вторых, нет перехода права собственности. И поэтому арендатор не может начислять амортизацию на автомобиль.
Проводки
Какие составляют проводки в бухучёте аренды авто, зависит от ситуации.
Аренда у организации или ИП. Самый простой вариант, потому что не надо удерживать и уплачивать НДФЛ как налоговый агент. Организации отражают начисление платежей и расчёты с контрагентом.
1 декабря 2023 года фирма «Альбинос» арендовала грузовую Газель стоимостью 2,37 млн рублей у компании «ДакстерТрансГрупп». Стоимость аренды — 27 000 рублей в месяц (в т. ч. НДС — 4500 рублей), экипаж не предоставлен. Фирмы договорились, что в декабре арендатор пропустит платёж, а в январе оплатит аренду за два месяца.
Аренда авто — проводки в бухучёте:
- Декабрь:
- Дт 001 — 2 370 000 — отражена стоимость арендованной грузовой Газели.
- Дт 20 (26, 23, 25 и 44) / Кт 76 — 22 500 — начислена стоимость аренды транспортного средства за декабрь.
- Дт 19 / Кт 76 — 4500 — отражён «входной» НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 4500 — принят к учёту НДС, предъявленный арендодателем.
- Дт 20 / Кт 76 — 22 500 — начислена стоимость аренды транспортного средства за январь.
- Дт 19 / Кт 76 — 4500 — отражён «входной» НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 4500 — принят к учёту НДС, предъявленный арендодателем.
- Дт 76 / Кт 51 — 54 000 — перечислены денежные средства арендодателю за использование ТС в декабре и январе.
Если организация или ИП предоставляет ТС с экипажем, то стоимость услуг обычно включают в арендный платёж. Их не оплачивают отдельно, расчёт со специалистами остаётся на арендодателе — он платит им зарплату, удерживает НДФЛ и исчисляет страховые взносы.
Аренда ТС у физического лица. Сложнее в учёте, потому что компания становится налоговым агентом по НДФЛ. Страховые взносы не платят — доход с аренды у физлиц не облагается взносами, об этом говорится в пункте 4 статьи 420 НК РФ.
1 декабря 2023 года фирма «Альбинос» арендовала легковой автомобиль стоимостью 1,34 млн рублей у Петрова Егора. Стоимость аренды — 14 000 рублей в месяц. Организация удерживает и уплачивает в бюджет НДФЛ — 1820 рублей. На руки арендодатель получает 12 180 рублей.
Бухгалтерский учёт аренды автомобиля у физического лица — проводки:
- Дт 001 — 1 340 000 — отражена стоимость арендованного лёгкого автомобиля.
- Дт 20 (26, 23, 25 и 44) / Кт 76 — 14 000 — начислена стоимость аренды транспортного средства за декабрь.
- Дт 76 / Кт 68.01 — 1820 — удержан НДФЛ с арендного платежа физическому лицу.
- Дт 76 / Кт 50 — 12 180 — выданы денежные средства арендодателю за использование ТС в декабре.
- Дт 68.01 / Кт 68.90 — 1820 — перенесена задолженность по удержанному НДФЛ на единый налоговый счёт.
- Дт 68.90 / Кт 51 — 1820 — удержанный НДФЛ уплачен в бюджет в составе единого налогового платежа.
Если машину взяли у сотрудника, то вместо счёта 76 используют счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Если часто рассчитываетесь с персоналом по другим задачам, возьмите субсчёт 73.3 «Прочие расчёты с персоналом» — это улучшит глубину аналитики.
Если арендодатель-физлицо сдаёт ТС с экипажем, появятся дополнительные записи. С водителем подписывают отдельный гражданско-правовой договор на услуги, поэтому арендатор удерживает НДФЛ, платит страховые взносы по единому тарифу, а также взносы на травматизм, если это указано в соглашении.
Представим, что Петров Егор сдал ТС с водителем, которому организация должна платить 48 000 рублей. С этой суммы фирма «Альбинос» удержит НДФЛ в размере 6240 рублей, на руки водитель получит 41 760 рублей. Также предприятие заплатит страховые взносы по единому тарифу 30% — 14 400 рублей.
Проводки:
- Дт 20 / Кт 76 — 48 000 — начислена оплата услуг водителя арендованного ТС за декабрь.
- Дт 76 / Кт 68.01 — 6240 — удержан НДФЛ с оплаты услуг водителя.
- Дт 20 / Кт 69.09 — 14 400 — начислены страховые взносы с оплаты услуг водителя.
- Дт 76 / Кт 50 — 41 760 — выданы денежные средства водителю за управление ТС в декабре.
- Дт 68.01 / Кт 68.90 — 6240 — перенесена задолженность по удержанному НДФЛ на единый налоговый счёт.
- Дт 69.09 / Кт 68.90 — 14 400 — перенесена задолженность по страховым взносам на единый налоговый счёт.
- Дт 68.90 / Кт 51 — 20 640 — удержанный НДФЛ и начисленные страховые взносы уплачены в бюджет в составе единого налогового платежа.
Расходы на арендованный автомобиль. Пока компания эксплуатирует ТС, есть расходы на бензин, запчасти, услуги СТО, страхование, мойку и другие вещи. Однако, всё зависит от договора аренды. Возможно, большинство обязанностей останется за арендодателем.
Например, стороны решили, что раз в неделю арендатор передаёт ТС арендодателю на техническое обслуживание. А ещё раз в неделю собственник пополняет баланс топливной карты, чтобы арендатор заправлял машину. Но чаще обязанности передают пользователю — эти затраты тоже нужно отражать в БУ.
Фирма «Альбинос» 5 декабря купила 100 л бензина АИ-95 за 5400 рублей (в т. ч. НДС — 900 рублей). 11 декабря приобрела запчасти для обслуживания за 11 700 рублей (в т. ч. НДС — 1950 рублей) и оплатила услуги СТО — 4900 рублей (в т. ч. НДС — 816,67 рубля).
В бухгалтерском учёте операции отразят следующими проводками:
- Дт 10 / Кт 60 — 4500 — принято к учёту топливо для арендованного автомобиля.
- Дт 19 / Кт 60 — 900 — отражён «входной» НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 900 — принят к учёту НДС, предъявленный арендодателем.
- Дт 60 / Кт 51 — 5400 — оплачено топливо для арендованного автомобиля.
- Дт 20 / Кт 10 — 4500 — топливо списано в расходы по мере эксплуатации автомобиля.
Аналогично оформляют проводки по запчастям. Затраты на услуги станции технического обслуживания сразу фиксируют на счете 20.
Что нужно знать об аренде авто?
Налог на прибыль и НДС Расходы на аренду, обслуживание ТС, ГСМ, страхование и услуги экипажа уменьшают базу по налогу на прибыль. Но при условии, что:
- транспортное средство задействовано в работе предприятия;
- перечень расходов определён договором аренды. Если в соглашении сказано, что арендодатель сам ремонтирует ТС, налоговики могут отменить учёт затрат на обслуживание;
- расходы экономически обоснованы и документально подтверждены — пункт 1 статьи 252 НК РФ.
НДС принимают к учёту, если получены первичные документы — акт и счёт-фактура с выделенным налогом.
Транспортный налог
Арендатор не платит транспортный налог за машину. Обязанность лежит на собственнике — арендодателе.
Договор аренды
Договор аренды составляют по общим правилам, можете воспользоваться одним из шаблонов от «Моё дело».
Что указать в документе:
- предоставляет ли арендодатель экипаж;
- обязанности арендатора — обслуживание, заправка, страхование, замена запчастей и т. п. От списка зависит, какими расходами можно уменьшить базу по налогу на прибыль;
- срок действия — соглашение делают срочным или бессрочным. Вне зависимости от выбранного варианта не требуется нотариальное заверение и регистрация договора в государственных реестрах.
Часто в аренду оформляют личный транспорт руководителя или учредителя. Чтобы у налоговой не возникло вопросов или поводов для проверки, указывайте среднерыночную стоимость аренды. В противном случае инспекторы пересчитают налог, обяжут доплатить разницу и выпишут штраф.
Первичные документы
После подписания договора при получении ТС составьте акт приёма-передачи. В документе отразите состояние автомобиля и выявленные дефекты.
Для подтверждения расходов на аренду достаточно договора, но стороны оформляют акты. Если организации работают с НДС, то делают счета-фактуры.
Затраты на обслуживание и запчасти подтверждают чеки, накладные, УПД и другая первичка. Расходы на ГСМ обосновывают путевые листы. Сохраняйте все документы на случай налоговой проверки.
НДФЛ и страховые взносы
НДФЛ и страховые взносы не платят, если ТС арендовано у организации или ИП. Даже если берёте машину с экипажем, налоговые обязательства ложатся на арендодателя как на работодателя.
Если арендуете авто у физического лица, то становитесь налоговым агентом по НДФЛ — с каждого платежа удерживаете 13% или 15% по общим правилам. Страховые взносы не платите — доходы от аренды не облагаются взносами.
Если арендуете ТС у физлица с экипажем, то отдельно оплачиваете услуги водителя. С его дохода удерживают НДФЛ и платят страховые взносы. Если всё включите в один договор, то с арендного платежа тоже придется исчислять взносы.
Таким образом, аренда автомобиля — это получение права на временное пользование ТС, которое принадлежит другому лицу. Аренда машины не попадает под требования стандарта ФСБУ 25/2018, поэтому расходы отражают по нормам ПБУ 10/99. Затраты на арендованный автомобиль относятся к обычным видам деятельности. Не забывайте про налоговые нюансы, если берёте ТС у физлица с экипажем.
