Работа с государственным оборонным заказом (ГОЗ) требует строгого соблюдения законодательства и внимания к деталям. Неправильный учёт или ошибки в документах могут привести к штрафам, задержкам платежей и даже расторжению контракта. Разбираемся, как организовать учёт, вести документооборот и избежать распространённых ошибок.
Что нужно запомнить?
- Гособоронзаказ (ГОЗ) — это закупки товаров, работ и услуг для обороны и безопасности страны. Участвовать могут как крупные компании, так и малый бизнес, но нужно соответствовать требованиям закона и получить допуск.
- В ГОЗ участвуют три стороны: заказчик (государство), головной исполнитель (основной подрядчик) и кооперация (субподрядчики). Головной исполнитель отвечает за выполнение контракта и координацию всех участников.
- Для работы с ГОЗ требуется вести раздельный учёт операций. Это включает создание отдельной учётной политики (или отдельного раздела в действующей), распределение затрат и использование специальных субсчетов для каждого контракта.
- Исполнители ГОЗ обязаны сдавать специальную отчётность: о выполнении контракта, целевом использовании средств и налоговую отчётность. Регулярный контроль учёта помогает избежать ошибок и штрафов.
- Организация документооборота — ключевой момент. Важно хранить первичные документы, проверять их правильность и регулярно сверять данные с заказчиком. Это помогает избежать разногласий и проблем при проверках.
- Для упрощения работы с ГОЗ рекомендуется автоматизировать учёт, использовать шаблоны документов и обучать сотрудников. Это снижает риски ошибок и повышает эффективность выполнения контрактов.
Что такое гособоронзаказ (ГОЗ)?
Государственный оборонный заказ (ГОЗ) — это закупки товаров, работ и услуг для нужд обороны и безопасности страны. Заказчиком выступает государство, а исполнителями — компании, которые производят военную технику, разрабатывают технологии или предоставляют услуги.
ГОЗ — это не только военная техника. В рамках заказа могут закупаться обычные товары для армии: продукты питания, форма, лекарства, строительные материалы и даже услуги по обслуживанию техники.
Участвовать в ГОЗ могут как крупные предприятия, так и малый бизнес. Для этого нужно соответствовать требованиям закона и пройти процедуру допуска. Исполнители обязаны соблюдать условия контракта: сроки, объёмы и качество поставок.
Закупки в рамках ГОЗ регулируются Федеральным законом № 275-ФЗ от 29.12.2012. Он определяет, как формируются заказы, заключаются контракты и контролируется их исполнение.
Закупки часто проводятся через закрытые аукционы или прямые договоры с единственным поставщиком. Это связано с тем, что многие работы и товары имеют стратегическое значение и не подлежат публичному обсуждению.
ФЗ-275 устанавливает строгие правила учёта и отчётности. Исполнители обязаны вести отдельный учёт операций по ГОЗ. Это нужно, чтобы государство контролировало целевое использование бюджетных средств.
Кроме ФЗ-275, участникам ГОЗ нужно учитывать другие нормативные акты. Например, приказ Минпромторга № 334 от 08.02.2019 регулирует ценообразование. Также важно следить за изменениями в законодательстве, так как правила работы с ГОЗ регулярно обновляются.
Что нужно знать о сторонах гособоронзаказа?
В закупках участвуют три основные стороны: заказчик ГОЗ, головной исполнитель и кооперация головного исполнителя. Каждая из них выполняет свои функции и обязана соблюдать строгие требования закона.
Заказчик ГОЗ — это государственный орган или госкомпания, которая формирует требования к продукции, работам или услугам. Заказчик прописывает в контракте условия, включая сроки, объёмы и качество, а также контролирует их выполнение.
Головной исполнитель — это компания, которая берёт на себя основную ответственность за выполнение заказа. Она заключает контракт с заказчиком и координирует работу всех участников. Головной исполнитель должен соответствовать требованиям закона, включая наличие необходимых лицензий и допусков.
Кооперация головного исполнителя — это субподрядчики, которые помогают выполнить заказ. Они могут поставлять комплектующие, материалы или оказывать услуги. Кооперация обязана соблюдать условия контракта, включая сроки и качество. Головной исполнитель отвечает за действия всех участников кооперации перед заказчиком.
Как организовать раздельный учёт для ГОЗ?
Работа с государственным оборонным заказом требует вести раздельный учёт всех операций, связанных с выполнением контракта — пп.16 п.2 ст. 8 Федерального закона № 275-ФЗ от 29.12.2012. Правила раздельного учета для ГОЗ установлены Постановлением Правительства №47.
Как организовать систему, отвечающую требованиям:
1. Создайте отдельную систему учёта для ГОЗ. Первое, что нужно сделать — выделить операции по ГОЗ из общего учёта. Для этого создайте отдельную учётную политику, которая будет регулировать, как ведется учёт по оборонным заказам. Допускается не создавать отдельную учетную политику, а добавить в действующую соответствующий раздел. Включите в неё:
- правила учёта доходов и расходов;
- порядок распределения затрат;
- методы расчёта себестоимости.
Учётная политика должна соответствовать требованиям Федерального закона № 402-ФЗ, Федерального закона № 275-ФЗ от 29.12.2012 и приказа Минфина № 34н от 29.07.1998.
2. Ведите раздельный учёт затрат. Все расходы, связанные с выполнением ГОЗ, нужно учитывать отдельно. Для этого:
- Определите прямые затраты — те, которые напрямую связаны с выполнением контракта. Например, стоимость материалов, зарплата сотрудников, задействованных в проекте.
- Распределите косвенные затраты — те, которые относятся к нескольким проектам. Например, аренда офиса или коммунальные услуги. Их нужно распределить пропорционально выручке или другим показателям.
Для учёта подойдут привычные счета:
- Счёт 20 «Основное производство» — для учёта прямых затрат на выполнение ГОЗ: стоимость материалов, зарплата сотрудников, задействованных в проекте, и другие.
- Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» — для учёта косвенных затрат, которые относятся к нескольким проектам: аренда офиса, коммунальные услуги и другие.
Но для детализации и раздельного учёта потребуется открывать специальные субсчета:
-
Откройте отдельные субсчета к счёту 20 для каждого контракта:
- 20.1 «Затраты по контракту № 123»;
- 20.2 «Затраты по контракту № 456».
Для учёта материалов используйте счёт 10 «Материалы» с субсчетами:
- 10.1 «Материалы для контракта № 123»;
- 10.2 «Материалы для контракта № 456».
Если получили предоплату от заказчика, учитывайте её на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» с открытием аналогичных субсчетов:
- 62.1 «Авансы по контракту № 123»;
- 62.2 «Авансы по контракту № 456».
Доходы от ГОЗ также нужно учитывать отдельно. Для этого открывайте субсчета к счёту 90 «Продажи» для отражения выручки по каждому контракту:
- 90.1 «Выручка по контракту № 123»;
- 90.2 «Выручка по контракту № 456».
3. Составляйте отчётность. Исполнители ГОЗ сдают специальную отчётность:
- отчёт о выполнении контракта;
- отчёт о целевом использовании средств;
- налоговую отчётность с учётом особенностей ГОЗ.
4. Контролируйте правильность учёта. Регулярно проверяйте, правильно ли ведётся учёт. Это поможет избежать ошибок и подготовиться к проверкам со стороны государства. Чтобы избежать ответственности, сверяйте учёт с первичными данными, проверяйте подтверждённость затрат и убедитесь, что авансы используются по назначению.
Учёт по ГОЗ — сложный и трудозатратный процесс, требующий автоматизации. Поэтому не рекомендуется вести его в ручном режиме. Лучше использовать специальные бухгалтерские программы, которые автоматизируют операции и расчёты. Рекомендуется нанять опытного бухгалтера, который уже работал с гособоронзаказами.
Не забывайте, что требования в области ГОЗ регулярно меняются. Поэтому выделяйте время и средства для ответственных специалистов, чтобы они проходили повышение квалификации. Это позволит актуализировать внутренние базы и избежать крупных штрафов.
Как избежать ошибок в документообороте и отчётности?
Постановка раздельного учёта не гарантирует выполнение требований, если внутри организации проблемы с документацией. Позаботьтесь об организации документооборота.
У вас должна храниться первичная документация, которая подтверждает сделки, связанные с ГОЗ: договоры с заказчиком и субподрядчиками, акты выполненных работ, накладные на материалы, платёжные поручения. Не менее важно, чтобы на руках были подтверждения затрат: счета-фактуры, кассовые чеки, зарплатные ведомости и другие.
Проверяйте, чтобы все документы оформлялись правильно, указывались необходимые реквизиты.
Полезные рекомендации для предпринимателей:
- Организуйтевнутренний контроль. Проверяйте документы и отчёты перед сдачей, чтобы избежать ошибок.
- Используйте шаблоны документов. Это поможет избежать опечаток и неточностей. Например, создайте стандартные формы актов и накладных.
- Проводите сверки с заказчиком. Регулярно согласовывайте данные по выполненным работам и оплатам. Это поможет избежать разногласий.
- Организуйте обучение для сотрудников. Убедитесь, что все, кто работает с документами, знают требования закона и правила оформления.
- Дублируйте важные документы. Храните бумажные и электронные копии в разных местах, чтобы избежать потери данных.
- Следите за авансами. Если вы получили предоплату, убедитесь, что она используется строго для выполнения контракта. Это требование статьи 8 ФЗ-275.
Организовать документооборот и отчётность по ГОЗ непросто, но с чётким планом и вниманием к деталям это становится выполнимой задачей.
