Военкомат направляет повестки военнообязанным не только домой, но и на работу. Работодатель обязан сообщить сотруднику о получении требования и не препятствовать выполнению требований комиссариата.
Рассказываем, как ведётся учёт мобилизованным в организации, что делать с повестками и как фиксировать временное выбытие работника по требованию военкомата.
Изменения в воинском учёте в 2023 году
С 1 октября 2023 года вступили в силу изменения по Федеральному закону от 31.07.2023 года № 404-ФЗ. Для организаций ужесточили штрафы за нарушение правил: препятствование посещению военкомата, неуведомление о получении повестки и т. д.
Как работодателю организовать воинский учёт?
Воинский учёт (ВУ) ведут все организации, в которых работает хотя бы один военнообязанный. Индивидуальные предприниматели освобождены от ВУ.
С 2024 года планируется введение электронного документооборота с военкоматами. Возможно, тогда обязанность по ВУ появится и у ИП. Поэтому предпринимателям можно сейчас начинать разбираться в теме, чтобы потом в спешке не допустить грубых дорогих ошибок.
Нормы, правила и рекомендации по ведению воинского учёта установлены приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 года № 700 (далее — Инструкция). Еще компании должны соблюдать «Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях», утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (далее — Рекомендации).
Компания должна:
- Выбрать ответственное за ВУ лицо. В небольших фирмах с численностью штата до 500 человек достаточно совместительства — например, бухгалтера или кадровика. От 500 до 2000 человек — нужен отдельный человек, от 2000 до 4000 человек — два и далее по специалисту на каждые 3000 сотрудников.
- Выпустить и согласовать приказ о назначении ответственного лица и утверждении плана работы по воинскому учёту. Документ согласовывают с военным комиссаром района, в котором зарегистрирована организация.
- Встать на учёт в военкомате. Сдать копии учредительных документов, карточку организации, приказ об организации ВУ и план работы. Дополнительно о порядке постановки на учёт расскажут в местном военкомате.
- Составить список сотрудников, подлежащих воинскому учёту — призывников и запасников.
- Запросить у военнообязанных документы: у призывников — приписное, у запасников — военный билет. У некоторых вместо военного билета может быть справка или временное удостоверение.
- Завести на сотрудников личные карточки по форме № 10 из приложения 22 Инструкции. Вести документы в бумажном и электронном виде.
После налаживания ВУ предприятия регулярно сверяют и актуализируют информацию о военнообязанных работниках. Ответственный специалист общается с военкоматом, чтобы уточнять детали и предоставлять данные, и отвечает за сдачу отчётов:
- план работы по ВУ — приложение № 17 Рекомендации;
- отчёт о числе работающих и забронированных граждан в запасе — приложение № 17 Рекомендации;
- отчёт по форме № 18 «Карточка учёта организации».
Также компании сдают нерегулярные отчёты, связанные с определёнными событиями. Например, сообщают в военкомат о приёме или увольнении военнообязанного — раньше это делали по запросу комиссариата.
Выше перечислены базовые обязанности по ВУ, действующие в обычное время. Если объявлена полная или частичная мобилизация, хлопот становится больше.
Воинский учёт — не единственная задача организации. Не забывайте про бухгалтерский и налоговый учёт, который не менее важен для развития предприятия. Автоматизируйте рутину, чтобы избежать ошибок.
Что делать с повесткой?
В период полной или частичной мобилизации в компании отправляют повестки о призыве военнообязанных сотрудников.
Ответственное лицо должно сообщить работнику, что пришла повестка, а затем ознакомить с документом. Если нет такой возможности, то сообщить об этом в военкомат и указать причину.
Руководителю отдела или организации передают информацию, в какой день специалист должен посетить военкомат и не сможет выйти на работу. Компания должна дать отгул и не препятствовать гражданину выполнить требование.
При этом предприятия не несут ответственность за дальнейшие действия гражданина. Полномочия юрлиц заканчиваются на оповещении и предоставлении отгула.
Если в указанный день сотрудник занимался своими делами и не явился по повестке, компанию нельзя привлечь к ответственности и попросить как-то повлиять на специалиста.
Извещение сотрудника
Если устно скажете сотруднику о получении повестки, это не будет считаться выполнением обязанности по извещению.
Порядок извещения:
- Ответственное лицо сообщает сотруднику о получении повестки и назначает встречу для подписания документа. Это делают как минимум за 3 дня до указанной даты — например, за 3 дня до посещения военкомата для сверки данных. Если по повестке вызывают на военные сборы, то сообщить нужно минимум за 10 дней до установленной даты.
- В назначенное время ответственное за ВУ лицо и работник встречаются. Специалист заполняет отрывную часть — указывает ФИО и дату извещения. То же делает и ответственное лицо, но в других полях.
- Документ передают сотруднику, а отрывную часть отправляют заказным письмом в военкомат. Это подтвердит, что работодатель выполнил обязанность по извещению.
Не все граждане ответственно выполняют обязанности. Работник может отказаться подписывать документ, чем поставит компанию в опасное положение. На этот случай предусмотрена фиксация отказа, которую зачтут за выполнение обязательства по извещению.
Порядок фиксации отказа:
- Пригласить двух свидетелей. При них специалист должен сказать, что отказывается подписывать документ.
- Составить акт об отказе. В документе расписываются ответственное лицо и оба свидетеля.
- Отправить акт об отказе заказным письмом в военкомат, из которого пришла повестка.
Это покажет, что компания пыталась вручить повестку. Дальше с уклонистом будет разбираться государство.
Что делать, если невозможно вручить повестку?
Если нет возможности вручить повестку под роспись по объективным причинам, об этом сообщают в военкомат.
Но за последний год произошло много изменений, поэтому пока неясно, в какой форме сообщать о невозможности вручить повестку. Чтобы избежать проблем, предварительно проконсультируйтесь с военкоматом.
Объективные причины, из-за которых компания не может известить сотрудника и вручить повестку:
- работник в отпуске, на больничном или отсутствует по другой причине, из-за которой невозможно передать повестку в установленный срок;
- специалист работает на удалёнке, находится в другом городе;
- работник в командировке и вернётся позже крайнего срока вручения повестки.
Удалёнщикам нельзя предоставлять повестки электронно — например, сфотографировать и отправить почтой или через мессенджер. В случае разбирательств военкомат не зачтёт это должным выполнением обязательств.
Если работник в отпуске, то отзывать с законного отдыха из-за повестки нельзя — это признают нарушением трудовых норм, статья 125 ТК РФ.
Зачем действовать наобум? Проконсультируйтесь с экспертами «Моё дело» и примите правильное решение. Забудьте о штрафах и постоянных разногласиях с государственными органами.
Штрафы за невручение повестки
Если компания не сообщит о повестке, то выпишут штраф по статье 21.2 КоАП РФ. Раньше платили пару-тройку тысяч, а теперь штрафы выросли в десятки раз.
Ответственное за ВУ лицо штрафуют на 40-50 тысяч рублей, а организацию — на 350-400 тысяч рублей. Если не сообщить о повестке в период мобилизации, то придётся заплатить ещё больше по статье 19.38 КоАП РФ — 60-80 тысяч и 400-500 тысяч рублей соответственно.
Ответственность предусмотрена за невыполнение обязанностей по воинскому учёту и отказ о передаче данных о гражданах, подлежащих постановке на первоначальный ВУ.
Штрафы установлены статьёй 21.1 КоАП РФ:
- для должностных лиц — 40-50 тысяч рублей;
- для предприятия — 350-400 тысяч рублей.
Ещё штрафуют, если не передать информацию о приёме или увольнении военнообязанных граждан, но только сотрудников организации. За каждый выявленный случай — 40-50 тысяч рублей по статье 21.4 КоАП РФ.
Что делать сотруднику после получения повестки?
Полномочия работодателя заканчиваются, когда специалист подписывает повестку. Но компания со своей стороны может рассказать специалисту, что делать дальше — это улучшит отношения и повысит лояльность.
Работник должен выполнить требование военкомата: явиться по указанному адресу в нужный день. В повестке указывают цель визита. Расскажите сотруднику, что предоставите отгул, за отсутствие не будет дисциплинарных взысканий и сохранится среднедневной заработок.
Не явиться можно только по уважительной причине:
- похороны или тяжёлое состояние близкого родственника;
- болезнь, которая подтверждена медицинскими документами;
- форс-мажор или другое событие, на которое человек никак не мог повлиять.
В подобной ситуации работнику следует связаться с военкоматом по номеру из повестки и согласовать другой день посещения. Иначе его признают уклонистом и привлекут к ответственности.
Штраф немаленький: по статье 21.5 КоАП РФ — 10-30 тысяч рублей, при этом от обязанности посетить военкомат не освободят. Если человек повторно уклонится от выполнения требования, могут завести уголовное дело по статье 328 УК РФ.
Остались вопросы по воинскому учёту и действиям в период мобилизации? Задайте их экспертам «Моё дело» — они расскажут о законном порядке и помогут сделать всё правильно, чтобы избежать крупных штрафов.
Как отразить отсутствие работника?
В обычное время сотрудников вызывают в военкомат, чтобы пройти медкомиссию для обновления данных о здоровье или на сверку данных. Реже граждан привлекают к военным сборам, которые могут длиться до двух месяцев.
Что делать работодателю:
- Когда появится повестка с датой отсутствия сотрудника, оформляют приказ. В документе указывают, в какие дни и по какой причине человек не сможет выйти на работу.
- Когда сотрудник поедет в военкомат, компания сохранит за ним рабочее место и среднедневной заработок.
- В табеле рабочего времени дни отсутствия обозначают буквой «Г», цифровым кодом «23» или другими значениями, которые утверждены в организации.
Если специалист уезжает в другой город, то этот порядок распространяется также и на дни в пути.
Часто специалист работает в одном городе, а зарегистрирован в другом. Чтобы выполнить требование военкомата, приходится потратить больше времени. А если явка занимает 2-3 дня, то потребуется временное жильё.
Это учитывается до отбытия специалиста. Работодатель обязан компенсировать расходы на транспорт и временное жильё. Ещё компания платит суточные, чтобы на месте работник мог купить продукты и закрыть прочие первичные потребности.
Затем собирают подтверждающие документы о расходах, как в случае командировок. Пакет документов направляют в военкомат, и государство компенсирует затраты организации.
Бывает, что организация не получает повестку, документ выдают напрямую сотруднику. Он собирает вещи и отбывает в военкомат для выполнения требований, не уведомив работодателя. Тогда в табеле рабочего времени проставляют «НН», параллельно пытаются уточнить причину отсутствия, в том числе и у военкомата.
Из-за мобилизации
В период мобилизации нужно сделать больше. Призыв на военную службу предусматривает длительное отсутствие работника. Как минимум придётся временно искать специалиста.
Что делать организации:
1. Приостановить договор. Сотрудник подаёт заявление о приостановке трудового договора. Аргумент — мобилизация в ВС РФ. Военкомат в повестке указывает, в какой период будет отсутствовать гражданин. На основании этого работодатель и сотрудник решают, на какой период приостановить сотрудничество.
Бумажная трудовая книжка на время службы остаётся у работодателя.
Правило о приостановке справедливо как для срочных, так и для бессрочных договоров. Также не имеет значения, как давно человека приняли на работу и закончился ли у него испытательный срок.
2. Подготовить отчёт о кадровом мероприятии. После приостановки трудового договора в СФР не позже следующего рабочего дня после издания приказа сдают заполненные подразделы 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
Мобилизованных специалистов продолжают включать в ежемесячный отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах». Трудовой договор приостановлен, но не расторгнут. Информацию передают, чтобы специалисту начисляли трудовой и пенсионный стаж — он сохраняется на весь период военной службы.
3. Обновить табель учёта. Привычные коды «Г» или «23» не подойдут. Они нужны в ситуациях, когда сохраняется среднедневной заработок. Мобилизованному же работодатель зарплату не платит, эту обязанность на себя берёт армия.
Специальных кодов для таких ситуаций нет. Организации сами утверждают индивидуальные значения.
4. Приём временного специалиста. На время отсутствия мобилизованного работника разрешено найти временного сотрудника. В срочном договоре необязательно указывать точный период сотрудничества. Можно ограничить срок действия наступлением события: прекращение взаимоотношений при демобилизации основного работника и возобновлении с ним трудового договора.
Мобилизованного сотрудника нельзя уволить. Он пожалуется в ГИТ, компанию обяжут восстановить специалиста в должности и выпишут штраф. Сам работник имеет право уволиться до отбытия на службу. Организации лучше пойти навстречу и не требовать двухнедельной отработки.
После демобилизации работнику дают три месяца, чтобы вернуться к работе. О выходе нужно сообщить минимум за три дня. За это время компания закроет дела и прекратит сотрудничество с временным специалистом. Если работник не вернётся через три месяца, то фирма имеет право прекратить сотрудничество по собственной инициативе.
Таким образом, воинский учёт — это обязанность компаний, в которых работают военнообязанные граждане. Организации уведомляют работников о получении повесток и дают отгулы на время посещения военкоматов. А если наступает мобилизация, то призванного специалиста не увольняют — с ним приостанавливают трудовой договор до возвращения.
В организации много рутинных задач — всего не успеть! Вы можете освободиться от бухгалтерского и налогового учёта — делегируйте полномочия специалистам из «Моё дело». Они сами рассчитают налоги и подготовят отчёты.
