Перед любой организацией рано или поздно встаёт вопрос уничтожения документов с истёкшим сроком хранения. Закон не позволяет просто выбросить ненужные бумаги, необходимо правильно провести и оформить процесс их утилизации. Ошибки, неточности или безответственность в этом деле могут привести не только к штрафам, но и к более серьёзным санкциям.
Условия уничтожения документов
Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:
- при истечении срока их хранения;
- при потере актуальности и практического значения;
- при порче документов.
Под порчей подразумевается невозможность использования документа при неправильном хранении, выцветшие записи, расплывшиеся пятна. Если документ нельзя прочесть и распознать, он подлежит утилизации. Но даже в этом случае уничтожать их придётся строго регламентированным методом.
Потеря актуальности предполагает ликвидацию копий, дубликатов и оригиналов бумаг, которые заменены новыми версиями. Их хранение больше не требуется, так как при их уничтожении вся необходимая информация сохранится в других источниках и может использоваться для нужд организации.
Утилизация дел с истёкшим сроком хранения требует особого внимания. Срок хранения отдельных актов регламентируется сразу несколькими документами, поэтому невнимательность при утилизации чревата неприятными последствиями.
Порядок утилизации бумаг
Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:
- создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
- подготовить акт о необходимости утилизации документов;
- провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
- составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.
Проведение и документальное оформление утилизации требует коллегиального участия сотрудников предприятия. Закон допускает единоличное принятие решения об уничтожении, но в таких случаях вероятность совершения ошибки при работе с архивными документами будет возрастать.
Строгих требований к процессу и актам уничтожения документов с истёкшим сроком также не предусмотрено. Ответственные сотрудники и руководство сами выбирают удобную форму и способы утилизации документа.
Основное условие — чётко, однозначно и понятно указать, что и по каким причинам утилизируется, обеспечить конфиденциальность уничтожаемой информации и позаботиться о том, чтобы при уничтожении дел с истёкшим сроком хранения не нарушались нормы безопасности (например, противопожарные нормы, если бумаги будет сжигаться).
Комиссия для выявления документов с истёкшим сроком хранения
Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:
- бухгалтерии;
- юридического отдела;
- кадровой службы.
Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:
- перечисленные службы постоянно работают с документами;
- у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
- эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.
Формирование комиссии закрепляется приказом руководителя предприятия. Он составляется в свободной форме, и содержит перечень лиц, ответственных за уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Также в нём могут быть указаны обязанности и ответственность членов комиссии.
По итогам каждого заседания комиссии оформляется протокол, где фиксируются все принятые решения. Для составления протоколов и документального оформления работы комиссии в её состав может включаться секретарь. В протоколе проставляются подписи всех присутствующих на заседании членов комиссии.
Акт на уничтожение документов
Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение
Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:
- перечень документов, которые планируется утилизировать;
- причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
- даты и номера документов;
- способ утилизации бумаг;
- подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.
Перечислять наименование каждого архивного документа не требуется. Достаточно сгруппировать документы по их содержанию и указать крайние даты (первого и последнего документа в группе).
Также в актах может содержаться пункт «примечание», чтобы вносить важные пояснения. Информация о документах с истёкшим сроком хранения, которые не требуют утилизации, в акт не вносится.
Закон устанавливает минимальный срок хранения бумаг, а вот максимального периода не предусмотрено, поэтому окончательное решение об уничтожении дел всегда остаётся за комиссией.
Нормативное регулирование периода хранения
Для безошибочного уничтожения документов с истёкшим сроком хранения необходимо точно знать, когда закон позволяет их утилизировать. Время хранения и уничтожения регламентируются сразу в нескольких документах:
- перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 06.10.2000 года;
- приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558;
- приказ Росархива от 20.12.2019 №236.
Первый перечень действителен для документов, датируемых до августа 2010 года (дата подписания приказа Министерством культуры РФ). Приказ Минкультуры РФ актуален для документов, датируемых после 2010 года и до 18.02.2020 года — даты начала действия Приказа Росархива №236.
Данное разделение вызвано тем, что обновлённые приказы не имеют обратной силы и не распространяются на документы, созданные до момента их публикации.
Отдельные дела и акты, созданные во время существования СССР (до 1991 года), утилизируются на основе правил работы с документами и срока хранения, действовавших в то время.
Если у членов комиссии появились сомнения в необходимости или правомерности уничтожения определённых документов, следует обратиться за разъяснениями в Госархив. Такое решение немного затянет срок утилизации документа, но позволит избежать нарушений законодательства.
Уничтожение бухгалтерских документов
Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения выделен в отдельную категорию, поскольку у него есть некоторые особенности, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом «О бухгалтерском учёте».
Они устанавливают минимальный срок хранения налоговых и бухгалтерских документов в 5 лет. При наличии несоответствий в сроках хранения документов, указанных в приказах Минкультуры, Росархива с показателями НК РФ и указанного Федерального закона, приоритет будет оставаться за последними.
Факт нарушения сроков хранения документов могут выявить при выездных или камеральных налоговых проверках. Кроме того, преждевременное уничтожение финансовых документов может нанести вред самому предприятию, например, из-за отсутствии оснований для подтверждения своей правоты в судах или спорах с государственными органами.
Не следует уничтожать бухгалтерскую документацию при наличии убытков. Поскольку убытки переносятся на следующие периоды, факты и основания подобного переноса должны иметь закреплённое документами подтверждение. Это позволит избежать претензий налоговых органов и доказать правомерность действий компании.
Утилизация документов
Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:
- обратиться к стороннему исполнителю;
- использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
- сжечь старые дела, акты и бумаги.
Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.
После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.
Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:
- документы будут уничтожены полностью, без остатка;
- не нарушаются нормы законов;
- не наносится вред окружающей среде.
Повторное использование списанных документов (например, оборотной стороны документа в качестве черновика) недопустимо.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Если дело касается документов по налогообложению и бухучёту, сумма штрафа на должностной лицо увеличится и составит:
- от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении
- от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет при повторных нарушениях (статья 15.11 КоАП РФ).
Предусмотрено ещё более жёсткое наказание — лишение свободы до 1 года согласно статье 325 Уголовного Кодекса РФ. Это будет грозить в случае специального уничтожения документов, приведшее к тяжёлым последствиям. Например, утилизация кадровых документов по расчёту стажа, что привело к уменьшению начисленной пенсии.
Поэтому, чтобы избежать непредумышленного нарушения, уничтожаемые архивные документы следует тщательно проверять. Особенно в случаях, когда в одну папку попадают бумаги разного характера, сроков хранения и происхождения.
При смешении бумаг, подлежащих уничтожению, с теми, которые необходимо сохранить, дело нужно расшить, выделить из него устаревшие документы, сшить заново и вернуть на хранение. Перечень документов нужно обновить.
Уничтожение электронных документов
Помимо бумажных документов организации обязаны заниматься уничтожением данных с истекшим сроком хранения в электронном формате. Процесс утилизации зависит от носителей, на которых сохранилась информация. В зависимости от потребности компании допускается:
- стирание устаревших данных;
- перезапись данных на другой электронный носитель;
- физическое уничтожение носителя с документами (дисков, дискет, карт памяти).
Независимо от выбранного способа утилизации компании обязаны придерживаться описанной ранее процедуры уничтожения документов. Решение должно приниматься комиссией, которая обоснованно указывает, какие электронные файлы подлежат уничтожению. Сам процесс утилизации фиксируется актами и закрепляется подписями членов комиссии. Без этой процедуры уничтожение архивных документов после истечения срока хранения считается незаконным.
Уничтожаемые файлы не должны попасть посторонним лицам. Поэтому фактическая утилизация возлагается на ответственного сотрудника, который обеспечит защиту имеющихся в документах с истёкшим сроком хранения конфиденциальных данных и проследит за полным уничтожением записей.
Отсутствие комиссии для выявления уничтожаемых документов
В небольших организациях сложно сформировать полноценную комиссию по уничтожению документов после завершения срока хранения. Поэтому разрешается обходиться и без неё, возложив функции комиссии на конкретного сотрудника. Издаётся отдельный приказ, в котором указываются функции и полномочия ответственного за утилизацию дел лица.
Основной минус данного подхода в том, что знаний одного работника может оказаться недостаточно, чтобы восполнить отсутствие комиссии. В результате вероятность уничтожения документа раньше завершения срока хранения возрастает. Ответственность за нарушения несёт руководитель компании, поэтому перед назначением сотрудника для утилизации бумаг следует учесть все возможные последствия.
Чтобы снизить вероятность совершения ошибок, следует предоставить сотруднику право подключать к работе других работников компании. Тогда он сможет консультироваться по вопросам уничтожения документов и уточнять срок хранения с теми, кто занимается ими постоянно (с бухгалтерами — по первичным документам, с кадровиками — по трудовым договорам и приказам, и т.д.).
В штате многих организаций предусматривается отдельная должность архивиста. Его основная функция — обеспечение условий хранения и утилизации документов.
Заключение
Уничтожение документов после завершения срока хранения должно проходить на законных основаниях. Принимать решение об утилизации ненужных дел должна специально созданная приказом комиссия, которая состоит как минимум, из 3 человек. Если размеры компании этого не позволяют, можно возложить обязанности на одного сотрудника.
Все её решения обязаны сопровождаться протоколами и актами, которые подтвердят правомерность принятых решений и позволят отследить, какие дела уже уничтожены. Процесс физической утилизации документов должен быть безопасным и не нарушать законодательных норм. Срок хранения документов зависит от их назначения и регулируется приказом Росархива от 20.12.2019 №236, НК и ФЗ “О бухгалтерском учёте”. Например, для налоговых и первичных учётных документов это 5 лет.
В случае преждевременного уничтожения документов должностному лицу организации грозит штраф до 20 тысяч рублей или дисквалификация сроком от 1 до 2 лет.
