Забалансовые счета часто остаются без внимания — они не отражаются в бухгалтерских отчётах и никак не влияют на результаты предприятия. Но их учёт необходим, в первую очередь, для контроля операций по активам и обязательствам, которые не находят отражения в отчётности. В материале поговорим о ведении забалансовых бухсчетов: какими они бывают и зачем нужны.
Что такое забалансовый счёт
На забалансовых бухсчетах фиксируют:
- имущество или обязательства, которые бизнесу не принадлежат, но которыми он временно распоряжается;
- имущество, находящееся в собственности компании — бланки строгой отчётности, объекты для сдачи в аренду и т.д.
Остаток по ним не отражается в бухбалансе. По ЗС проводят:
- арендованные объекты ОС;
- имущество, находящееся у компании на хранении;
- сырьё, принятое на переработку;
- оборудование, переданное компании для ремонта;
- отдельные условные обязательства.
Забалансовые бухсчета используют как вспомогательные. С ними проще контролировать объекты, которыми компания не владеет, но учитывать их как-то нужно.
Как используют забалансовые счета
Забалансовые счета не просто так добавлены в бухгалтерский учёт. Как их используют чаще всего:
- Для контроля обращения с материальными ценностями, получаемыми от других собственников — организаций, арендодателей и т.д.
- Для учёта объектов, которые ещё эксплуатируются, но чью стоимость уже списали в расходы: малоценного имущества, самортизированных объектов ОС и т.д.
- Для контроля списанной дебиторки. Учёт поможет понять, можно ли её взыскать.
- В целях организации грамотного управленческого учёта, чтобы составить объективное представление о положении бизнеса.
Как и прочие документы бухучёта, данные по ЗС могут потребовать при выездной проверке. Нередко её запрашивают учредители — посмотреть, какие объекты компания сдала в аренду, по какой цене. Счёта также используют непосредственно в целях бухгалтерского учёта — для детализации операций и пояснений к балансу.
Виды забалансовых счетов
Существует перечень забалансовых бухсчетов, утверждённых Министерством финансов в приказе №94н. Представим их в таблице:
| Номер счёта | Какой учёт ведут |
|---|---|
| 001 | Счёт используют для контроля объектов ОС, взятых в аренду. Учёт ведут по стоимости, указанной в договоре. Аналитический учёт осуществляют по арендодателям и отдельным объектам остаточных средств. |
| 002 | По счёту проводят операции с МЦ, полученными на ответственное хранение. По стоимости, указанной в актах приемки-передачи или платёжных требованиях. Аналитический учёт проводится по видам и сортам МЦ, местах их хранения, собственникам. |
| 003 | На бухсчету отражается информация о материалах и сырье, принятых для переработки. По стоимости, установленной договором. Аналитический учёт — по сортам и видам сырья, местам хранения, заказчикам. |
| 004 | Бухсчёт нужен комиссионерам — для контроля товаров, принятых на комиссию. Учитывать товары нужно по стоимости из договоров и актов приемки-передачи. Аналитический учёт осуществляют по видам объектов и комитентам. |
| 005 | На счету фиксируют информацию об оборудовании, которое заказчик передал для монтажа. Учёт ведут по стоимости из договоров и сопроводительной документации. Аналитику — по отдельным объектам. |
| 006 | Счёт применяют для контроля наличия и движения бланков строгой отчётности: талонов на питание, билетов в командировку и т.д. Аналитику проводят по отдельным БСО и местам их хранения. |
| 007 | Такой бухсчёт используют для контроля списанной безнадёжной дебиторки. Аналитику проводят по должникам и суммам долга. |
| 008 | Счёт применяется организациями, получившими обеспечение под объекты, которые отгрузили другим лицам. Он же нужен для контроля гарантий, полученных в обеспечение выполнения платежей и обязательств. Аналитику проводят по каждому обеспечению. |
| 009 | На этом забалансовом бухсчёте фиксируют сведения выданных гарантиях. Аналитика — по каждому выданному обеспечению. |
| 010 | Счёт применяют для контроля износа по объектам жилищного фонда, внешнего благоустройства. Важно: учёт ведут только по объектам, которые ввели в эксплуатацию до 2005 года включительно. Начиная с 2006, по объектам нужно начислять амортизацию и учитывать на балансе. |
| 011 | Предназначен для контроля объектов ОС, переданных в аренду. Аналитический учёт ведут по арендаторам и видам ОС. |
Утверждённый список не является обязательным и исчерпывающим. Если компании требуются другие счета, она может предусмотреть их в собственной учётной политике и в рабочем плане счетов.
Нюансы при ведении забалансовых бухсчетов
В применении каждого счёта есть свои особенности. Например, вот, что важно учитывать при ведении счёта 001:
- Его нельзя применять при лизинге, если в дальнейшем лизингополучатель хочет стать собственником объекта. В такой ситуации имущество отражают в балансе и учитывают на счёте 01 с применением субсчёта «Право пользования активом».
- Имущество нельзя учитывать на забалансовом субсчету, если его будут сдавать в субаренду. Тут также нужен счёт 01.
Объект может учитываться на ЗС 001 при одном из условий:
- его арендуют на срок меньше года;
- рыночная стоимость объекта не превышает 300 тысяч рублей;
- арендатор может вести упрощённый бухучёт.
Особенность ЗС 007 в том, что учёт безнадёжной дебиторки ведётся в течение 5 лет после даты списания. Такой период отводят для проверки состояния и контроля должника — мало ли, у него появится возможность всё оплатить. Если за 5 лет ничего не изменится, дебиторку можно списать окончательно.
Случается, что должники уходят от обязательств через фиктивное банкротство. За пять лет можно подать на дебитора в суд и разобраться в обстоятельствах. Если выяснится, что банкротство было незаконным, можно будет взыскать задолженность субсидиарно с учредителей.
Отдельное правило касается каждого счёта — при оформлении операций двойную запись не используют. В корреспонденциях указывают либо дебет, либо кредит.
Как мы уже заметили, остатки на забалансовых бухсчетах не попадают ни в бухбаланс, ни в другую отчётность. Максимум, где можно указать такие сведения — в пояснениях.
Операции на забалансовых бухсчетах
По забалансовым бухсчетам проводят всего две операции:
- Поступление учётных объектов. Вне зависимости от вида объекта — актив, обязательство и т.д. — получение всегда отражают на дебете.
- Выбывание. Проводится, соответственно, по кредиту счёта.
Если объект на забалансовом счёте стал непригодным для эксплуатации или его собираются реализовать, его можно списать. Запись об этом необходимо сделать в журнале материальных ценностей — такие открывают специально для ЗС. Там указать:
- название актива;
- день, когда объект ввели в эксплуатацию;
- его стоимость;
- инвентарный номер;
- данные ответственного лица;
- дату списания.
В конце составляется акт. Когда запись о списании окажется в журнале, использовать актив компания не вправе.
Бюджетные учреждения могут вести упрощенный учёт по ЗС — им не обязательно оформлять проводки.
В конце года компании проводят инвентаризацию счетов, проверяют всё имущество и обязательства, числящиеся на ЗС. Если найдутся несовпадения с данными в учёте и сведениями в документах, ошибки нужно скорректировать. Если на ЗС значатся объекты, которых по факту нет в распоряжении компании — необходимо составить соответствующий акт и бухсправку и списать имущество. Так же поступают, когда объекты пришли в негодность и больше не могут эксплуатироваться.
В конце года на ЗС иногда образуется остаток, который должен быть только дебетовым. Если он на кредите, значит, где-то допустили ошибку.
Что важно знать об имуществе на забалансовых счетах
- В договорах не всегда указывают стоимость объектов. Если в соглашении об этом ничего не сказано, информацию можно запросить у арендодателя. Или провести имущественную оценку и зафиксировать цену в дополнительном соглашении.
- Имущество на ЗС инвентаризируют отдельно от объектов, учитываемых на балансе.
- Хотя у предпринимателей нет обязанности вести бухгалтерский учёт, они могут проводить операции по имуществу и обязательствам по ЗС аналогично тому, как это делают организации.
- Если объект сложно объективно оценить, можно провести рыночную или условную оценку. Обычно так поступают с бланками строгой отчётности.
