Закрывающие документы — это неотъемлемая часть каждой сделки компании или ИП. Без них невозможно подтвердить завершение сделки, её легальность, отчитаться о доходах и расходах в налоговую. Рассказываем, как и когда составлять закрывающие документы, чтобы не иметь проблем с налоговой.
Что нужно запомнить?
- Закрывающие документы подтверждают завершение сделки. Их используют все ИП или компании для подтверждения доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учёте.
- К закрывающим документам относят акты, товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и универсальные передаточные документы.
- Количество закрывающих документов и их вид зависит от типа сделки и режима налогообложения компании.
- Хранить закрывающие документы нужно минимум 5 лет.
- В договоре с контрагентом нужно прописать ответственность, если он не вернул документы в установленный срок. Это уменьшит количество ситуаций, когда партнёр не направляет документы в нужный срок.
Важно для руководителя бизнеса
- Закрывающие документы обязательны. Каждое движение по расчётному счету или кассе должно закрываться первичным документом (товарная накладная, акт или универсальный передаточный документ). Срок хранения - 5 лет.
- Без закрывающих документов вы не сможете подтвердить свои расходы и уменьшить налог на прибыль, УСН или получить вычет по НДС.
- Убедитесь, что в договоре прописана обязанность поставщика предоставления первичных документов и указаны сроки (рекомендуется не более 5 дней с момента отгрузки, приёмки работ или услуг). В противном случае вы несёте налоговые риски. Обезопасьте себя от лишних споров с поставщиком, написания писем или обращения в суды, если контрагент не предоставит документы.
- Отсутствие первичных документов — это грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. Штраф - 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ), нарушение в течение 2-х и более лет утраивает штраф.
Приняли к учёту расходы без первички - штраф 20% от суммы, но не менее 40 000 руб.
Что относится к закрывающим документам в бухгалтерии?
Закрывающие документы — это документы, которые доказывают завершение сделки и выполнение сторонами всех условий договора. С их помощью компании также подтверждают доходы и расходы в бухгалтерском и налоговом учёте.
Например, владелец кофейни «Бодрость» заказал продукты у поставщика. Заказ привезли, получатель всем доволен и принимает поставку. После приёмки, владелец подписывает накладную. Так он подтверждает, что условия договора выполнены. С этого момента сделка считается закрытой.
В законе вы не встретите термин «закрывающие документы». Бухгалтеры и предприниматели, называют так виды первичных документов, которые ниже рассмотрим подробнее.
Виды закрывающих документов
Количество и виды закрывающих документов в разных сделках могут отличаться. На это влияет два фактора: режим налогообложения компании, составляющей первичные документы, и особенности конкретной сделки.
Рассмотрим каждый из видов документов подробнее и разберёмся что значат закрывающие документы в бухгалтерии.
Товарная накладная
Товарная накладная — это документ, который оформляют при поставке товаров. Она доказывает, что поставщик передал покупателю определённое количество товара по той стоимости, которая указана в накладной. Если покупатель — это компания или ИП, то товарную накладную оформлять обязательно. В иных ситуациях она может быть оформлена по желанию сторон.
Документ всегда составляется в двух экземплярах, так как подписанные сторонами бумаги должны быть у обеих сторон.
Документ имеет универсальную форму — ТОРГ-12, но можно оформить свою накладную. Пример заполнения формы можно посмотреть здесь.
Товарная накладная
Иные реквизиты, например, ИНН или ОГРН, номер телефона или банковского счёта, включается документ по желанию. «Моё дело» рекомендует включать реквизиты сторон в ТОРГ-12 как в счет-фактуре, чтобы снизить риски претензий от проверяющих.
Транспортная накладная
Транспортная накладная — это документ, который фиксирует условия грузоперевозки. Она содержит данные о товаре, перевозимых вместе с ним документах, отправителе, получателе и другие данные о перевозке.
Транспортная накладная подтверждает факт передаче грузов определённой организации и их доставку получателю.
Для оформления закрывающих транспортных накладных применяется унифицированная форма, но использовать её не обязательно. Можно составить свой документ, в котором будут все данные из первичного.
Транспортная накладная
Транспортную накладную составляют в трёх экземплярах — для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Оформляет документ грузоотправитель или лицо, представляющее его интересы. Часто составлением и заполнением документа занимается транспортная компания, осуществляющая перевозку.
Товарно-транспортная накладная — ТТН
Товарно-транспортная накладная — это документ, который оформляют при поставке товаров. Она фиксирует не только информацию о товарах, но и условия перевозки. По своей сути документ объединяет информацию с товарной и транспортной накладных. Каждая часть заполняется по своим правилам.
По закону, ТТН — это сопровождающие документ, подтверждающий легальность производства и оборота алкоголя. Поэтому документ обязательно оформляется при перевозке алкоголя. Его оформляют даже если компания перемещает продукцию между своими филиалами. То есть когда отправляет товар, перевозит или получает его одно юридическое лицо.
ТТН составляется по форме № 1-Т для каждого участника процесса купли-продажи или транспортировки. С примером заполнения формы можно ознакомиться здесь. Документ составляется для каждого участника процесса купли-продажи или транспортировки.
Товарно-транспортная накладная
Счет-фактура
Счет-фактура — это документ, который обязательно оформляют плательщики НДС. Она показывает, что продавец или исполнитель уже начислил НДС. Из-за этого заказчик может сделать вычет, заплатив меньше налогов.
Например, компания продаёт оборудование для полива. Ферма по ОСН покупает у неё поливную систему для теплиц. При завершении сделки предприятие выставляет счет-фактуру. Теперь ферма сможет принять этот налог к вычету.
Компании и ИП на УСН, АУСН или патенте не подготавливают счета-фактуры для своих контрагентов. Освобождены от этой обязанности и некоторые компании на ОСН. Например, операции по продаже протезно-ортопедических изделий или услуг по уходу за больными. Весь перечень отображён в НК РФ Статья 149.
Счет-фактуру составляют в дополнение к акту или транспортной накладной. Назначение счет-фактуры - подтвердить вычет по НДС.
Счет-фактуру подготавливают по форме, а подписывается она только продавцом или исполнителем.
Счет-фактура
Акт
Акт — это документ, который фиксирует исполнение сторонами сделки своих обязанностей. Он может быть составлен после выполнения работ, оказания услуг или при приеме-передаче объекта после строительства или ремонтных работ.
Например, компания «Стройка» проводила ремонтные работы для предприятия «Мир». После завершения работ подписывается акт. Он свидетельствует, что исполнитель выполнил все работы, а заказчик принял готовую работу.
Единой формы для актов нет, но он должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа (ст.9 Федерального закона №402-ФЗ). Исключение — форма акта приёмки для строительной сферы КС-2. Образец заполнения формы смотрите здесь.
Акт
Акты формируются в двух экземплярах. Один сохраняет исполнитель, а второй — заказчик.
Если заказчик недоволен выполненными работами, он вправе отразить все проблемы это в акте. Если документ подписан без замечаний, то работы приняты безоговорочно.
Универсальный передаточный документ — УПД
УПД — это документ, соединяющий в себе счет-фактуру и накладную или акт. Он заполняется по форме с реквизитами прослеживаемости или без реквизитов прослеживаемости. Документ бывает двух типов:
- выполняет функцию счета-фактуры и акта (статус УПД “1”);
- выполняет функцию акта (статус УПД “2”).
Тип указывается самостоятельно, в левом верхнем углу документа.
Универсальный передаточный документ — УПД
Составляя УПД первого типа, не нужно составлять акты и счета-фактуры. Если они будут составлены, и в документах будут отличия, то возникнут проблемы с налоговой.
Выбирая УПД второго типа, не составляется акт или товарная накладная, при этом вы не составляете счет-фактуры (например, освобождены от уплаты НДС).
УПД не считается аналогом транспортной накладной. Также документ нельзя использовать при выставлении счета-фактуры для предоплаты.
Закрывающие документы самозанятого
К закрывающим документам для самозанятого относятся чек, который он выдаёт заказчику после получения оплаты. Его формируют в приложении «Мой налог».
Чек
Если оплата производится наличными, то чек выдаётся сразу. Когда оплата происходит безналичным переводом, то чек может быть сформирован и направлен заказчику не позднее десятого числа следующего месяца. Допускается, что в договоре с самозанятым вы устанавливаете более ранние сроки предоставления чека самозанятым (например, в течение трёх дней с даты сделки).
Закон не обязывает оформлять дополнительные документы, но чтобы подтвердить отсутствие претензий сторон друг к другу, можно сформировать акт выполненных работ.
Сколько хранить закрывающие документы и зачем?
Все виды закрывающих документов хранят в течение 5 лет по следующим причинам:
- Компании и ИП обязаны вести налоговый учёт, документально подтверждая каждую операцию. ООО также ведут обязательный бухгалтерский учёт, где тоже нужны эти документы. Если не предоставить их налоговой при проверке — будут штрафы.
- Документы обезопасят бизнес от недобросовестных контрагентов. В случае судебных разбирательств документы подтвердят, что сделка действительно была.
- Компании на УСН «Доходы минус расходы» часто продают товары не собственного производства, а купленный у поставщика. При помощи закрывающих документов они могут уменьшить налоговую базу — ту часть доходов, что не облагается налогом.
- Внутренний учёт. По закрывающим документам легко определить сколько продано товаров, какие услуги оказаны, сколько расходников купили за определённый промежуток времени.
Действующее законодательство разрешает составлять первичку как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Существует 3 вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. При использовании первых двух, с контрагентом обязательно должно быть заключено соглашение об электронном документообороте. Применяя квалифицированную подпись, соглашение заключать не обязательно.
Передавать документы контрагентам можно напрямую или через оператора ЭДО. Исключение — счета-фактуры. Ими можно обмениваться только через оператора в силу требований приказа Минфина России от 05.02.2021 №14н.
Если электронный документ нужно будет предоставить в государственный орган или другую компанию в бумажном виде, то изготавливают его копию. Хранят документы всегда в оригинальном виде.
Особенно внимательно нужно следить за документами, подтверждающими расходы. К ним относятся акты и накладные от поставщиков, договоры на покупку товаров и услуг. Копии закрывающих документов не спасут вас во время споров.
Что делать, если контрагент не предоставляет закрывающие документы?
Если у компании нет первичных учётных документов, то это грозит штрафом от налоговой. Поэтому важно тщательно следить за тем, чтобы по всем совершенным сделкам была оформлена нужная документация.
Иногда контрагенты не спешат подписывать или передавать оригиналы закрывающих документов вовремя. Самая распространённая причина — партнёр не хочет тратить своё время или нести затраты, связанные с отправлением заказного письма или оплаты услуг курьера. Бороться с этим можно несколькими способами:
- До заключения сделки прописать в договоре обязанность предоставлять первичные документы, а также сроки и ответственность, если покупатель или заказчик не вернул документы в установленный срок.
- В бизнес-процессах своей компании. Утвердить график документооборота, назначить ответственных за закрывающие документы, обязать всех сотрудников его соблюдать. Например, если экспедитор забыл дать документы контрагенту на подпись, у него есть время для исправления ситуации и крайний срок предоставления документов в бухгалтерию.
- После совершения сделки. Написать официальный запрос. Его можно передать лично, отправить почтой или ТКС. Письмо составляется в произвольной форме. В него обязательно нужно внести реквизиты документа, который нужно вернуть. Если в договоре есть пункт про возврат первичной документации, то в письме желательно дать на него ссылку. Такой шаг поможет в некоторых случаях избежать штрафа или хотя бы снизить его сумму.
Оформление сделок в сервисе «Моё дело»
Сервис «Моё дело» значительно упрощает работу бухгалтерии с контрагентами. Всего в 2 клика вы можете сформировать счёт и закрывающие документы. Акты, счета-фактуры и накладные создаются моментально, а вся информация о контрагентах заполняется автоматически после введения ИНН организации.
В сервисе вы также сможете посмотреть, как заполняется каждый из видов документов, ведь мы позаботились о понятных и простых примерах с детальными объяснениями. Экономьте своё время и сократите количество ошибок при заполнении документов с сервисом «Моё дело»!
