Путевой лист — обязательный документ для предприятий, которые предлагают транспортные услуги или используют в работе перевозки на автомобилях. Чтобы при проверках не возникало проблем, при заполнении путевого листа нужно учесть все актуальные требования.
В материале расскажем, как правильно заполнять путевой лист, какие нововведения нужно учесть и как выбрать образец заполнения путевого листа.
Зачем нужны путевые листы
Базовая роль путевого листа в том, чтобы контролировать работу водителя, отмечать состояние машины и вести учет процессов, в которых занят автомобиль. В путевом листе отмечают ключевые показатели:
- километраж, который прошел автомобиль в конкретной поездке;
- его техническое состояние в конкретный момент;
- время работы водителя;
- количество поездок на автомобиле в рамках одной смены;
- расход топлива и т.д.
Так, путевой лист позволяет:
- убедиться в исправности автомобиля перед поездкой;
- рассчитать зарплату водителя или стоимость транспортных услуг;
- определить расходы обслуживание и использование автомобиля: заправки, запчасти, горюче-смазочные материалы и т.д.;
- убедиться в том, что водитель прошел необходимые осмотры и способен управлять легковым транспортом и т.д.
Путевой лист нужно заполнять при любой организационно-правовой форме. В каждой поездке у водителя должен быть набор документов, в котором кроме путевого листа нужно предусмотреть:
- удостоверение водителя;
- документы на легковой транспорт;
- если у машины есть прицеп — нужны отдельные документы и на него;
- сопроводительная документация на перевозимые объекты;
- специальное разрешение, если перевозите особые грузы.
Кто должен заполнять путевой лист
Путевой лист обычно заполняют руководители структурных подразделений, диспетчеры, бухгалтеры, в редких случаях — руководители компаний и другие ответственные сотрудники.
Важно! Лично водитель заполнением путевых листов не занимается! Он только подтверждает прием и сдачу автомобиля подписью по окончании смены или поездки и ставит в путевом листе отметки о произведенных транспортировках.
Водитель получает путевой лист под личную ответственность, подтвержденную распиской. Документ ему могут выдать только после сдачи путевого листа за предыдущую смену.
Когда необходимо оформление путевых листов
Согласно закону №259-ФЗ, оформление путевого листа необходимо для любой рабочей поездки. При этом неважно, есть ли в транспорте груз или пассажиры. Даже при пустой машине необходимо посчитать рабочие часы водителя и списать ГСМ.
Исключений, при которых можно обойтись без оформления путевого листа, нет. Как следует из приказа Министерства транспорта РФ №368, при транспортировках объектов или пассажиров путевой лист нужно заполнить в любом случае. И неважно, работаете ли вы на собственном или арендованном авто.
Кроме того, без путевого листа налоговая может отказать бизнесу в признании затрат на горючее, смазочные и прочие материалы и другие издержки.
Новые требования по заполнению путевого листа
Министерство транспорта внесло изменения в образец путевого листа в начале 2021 года приказом №368. Стандарты будут действовать шесть лет.
Большинство правил по заполнению документа остались прежними. К нынешним путевым листам добавили несколько новых сведений.
Информация о перевозке
Теперь при заполнении путевого листа нужно указать типы перевозки и сообщения. Например, под «видом перевозки» можно отметить один из таких пунктов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка багажа и пассажиров по заказу;
- перевозка для личных нужд и т.д.
Подробнее о том, как заполнять эти реквизиты в путевом листе, можно прочесть в письме Министерства транспорта №ДЗ-468-ПГ и тексте закона №259-ФЗ (статьи 4 и 5).
Информация об автомобиле
Раньше при заполнении путевых листов указывали только модель и тип автомобиля. Сейчас нужно также указать марку машины и добавить сведения о прицепе при его наличии. Кроме того, в путевом листе отмечают:
- государственный регистрационный номер автомобиля;
- полный пробег по данным одометра два раза за смену — перед выездом и после возвращения;
- дата и время начала и окончания смены (аналогично пункту выше — когда транспорт покинул парковку и когда вернулся).
Оформление и срок действия
Эти параметры зависят от того, сколько поездок совершил водитель и как долго они длились. Представим основные нормы в таблице:
| Длительность поездки | Когда нужно оформить путевой лист | Период действия |
|---|---|---|
| В рамках одной смены (одна или больше за один рабочий день) | Перед первой поездкой | В течение смены |
| Дольше одной смены (два дня и больше) | Перед рейсом | В течение всей поездки или по количеству дней, на которые выпала смена |
Медицинский осмотр и технический контроль
Бизнес может использовать в работе только исправные транспортные средства, а этот факт должен подтверждаться путевым листом. Для этого ответственное лицо — контролер со специальными техническими знаниями — проверяет автомобиль перед каждой поездкой. Если транспорт исправен, он отмечает это в путевом листе, и только после этого ТС может выезжать в рейс.
Такое же внимание уделяют состоянию водителей — они обязаны проходить медицинский осмотр каждый раз перед началом рейса и по возвращению. Результаты осмотра медработник также отмечает в путевом листе с личной подписью и указанием своих данных и должности.
Как вести журнал регистрации
Путевые листы легковых автомобилей подлежат учету. Раньше допускалось вести только бумажные журналы, а сейчас можно выбрать и электронный формат. Но в таком случае нужно учесть несколько требований:
- Для электронного учета требуется усиленная квалифицированная ЭП.
- Нужно выбрать удобный для печати формат электронного журнала.
При ведении бумажных журналов все листы необходимо пронумеровать и прошнуровать.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля: обязательные реквизиты
В каждом путевом листе в 2022 году обязательно нужно отражать следующие сведения:
| Обязательные пункты в путевом листе | Пояснение |
|---|---|
| Номер и название документа | |
| Информация о сроке действия | В путевом листе нужно указать период, в который будет действовать документ. Если его оформляют больше, чем на один день, в путевом листе нужно проставить дату начала и окончания действия. |
| Информация о владельце автомобиля | Организации указывают в путевом листе правовую форму, название фирмы, место ее нахождения, контактный номер. Предприниматели в путевом листе отражают свои данные, почту и телефон. |
| Информация о машине | В путевом листе нужно указать несколько параметров:
|
| Информация о водителе | В путевом листе обязательно указывают:
|
| Информация о перевозке | Здесь в путевом листе нужно указать тип перевозки (регулярная, по заказу и т.д.) и характер сообщения (городское, междугороднее и т.д.). |
Кроме того, в путевых листах должны быть другие сведения, которые содержатся в любых первичных документах в соответствии с нормами закона №402-ФЗ. Например:
- в какую дату заполнили документ;
- кто его составил (предприятие, предприниматель, конкретный сотрудник);
- кто несет ответственность за составление документа и качество сведений в путевом листе и так далее.
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты
Кроме стандартных пунктов, в путевом листе нужно учесть специфику работы предприятия. Для этого в документ вносят дополнительную информацию. Например, в путевом листе можно указать:
- маршрут поездки;
- нормативный расход топлива;
- экономия или избыточный расход по сравнению с нормативным и т.д.
Такими подробностями часто интересуется налоговая. Именно сведения в путевом листе являются основаниями для признания расходов, и инспекторам важно убедиться в том, что они обоснованы. Чтобы избежать отказа налоговой, стоит отразить в путевом листе хотя бы маршрут — конечные и промежуточные пункты.
Образец заполнения путевого листа
Перед тем, как заполнять путевой лист, убедитесь в том, что образец соответствует всем новым требованиям. Бланки для каждой группы автомобилей утверждаются постановлением Госкомстата № 78. В принципе, можно обратиться к любому образцу заполнения путевого листа, но к старым формам придется добавить новые реквизиты.
При заполнении лучше действовать последовательно. Так, сначала укажите в путевом листе:
- серию и номер;
- дату;
- информацию о владельце ТС;
- информацию о машине;
- сведения о лице, составившем документ;
- ОКПО;
- срок действия листа;
- информацию о перевозке;
- информацию о водителе.
Путевой лист. Образец заполнения
Затем отразите в путевом листе информацию о задании, которое водитель получил на рейс:
- лицо, выдавшее поручение;
- точное время начала поездки;
- заключение контролера о состоянии авто с подписью;
- заключение медработника по результатам осмотра водителя с подписью.
После завершения смены в путевом листе нужно аналогично указать время прибытия, состояние автомобиля и водителя, простой и ожидание.
Затем в путевом листе отражают километраж, информацию о горючем и его расход.
Как заполнить путевой лист сведениями о задании, ТС и топливе
Затем в путевом листе нужно отразить сведения о поездках за смену и рейс по порядку:
- адреса конечных и промежуточных пунктов назначения;
- время прибытия и отправления;
- километраж.
Эти сведения водитель подтверждает своей подписью.
Образец заполнения сведений о перевозках
После в путевом листе отмечают рабочие часы и количество пройденных километров. По этим показателям рассчитывают зарплату водителя, которую также вносят в путевой лист легкового автомобиля. Эти сведения в путевом листе заполняет бухгалтер.
Как указать результат работы и расчет зарплаты водителя в путевом листе
Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов
Единственный способ избежать ответственности при проверках — составить документ правильно и предъявлять его по требованию контролирующих лиц. Ответственность предусмотрена за разные нарушения.
Так, если сотрудники ГИБДД остановят транспорт для проверки документов, а водитель не сможет показать им путевой лист, инспекторы выпишут штраф:
- водителю — на 500 рублей;
- должностным лицам — на 20 000 рублей;
- компаниям и предпринимателям — на 100 000 рублей.
Если при проверке налоговая решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, она назначит 20% штрафа от доначисленного размера налога.
Если в путевом листе не обнаружится заключения медработника об осмотре водителя, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать его на 3 000 рублей, а его компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. Служба по труду и занятости также наказывает за отсутствие таких отметок в путевом листе — предприниматели могут получить штраф до 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.
Сведения о медосмотре в путевом листе также интересуют Росздравнадзор. За их отсутствие они штрафуют: водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, работодателя — до 50 000 рублей.
Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Министерство транспорта и ГИБДД также выпишут штраф: водителю — 3 000 рублей, компаниям — 30 000 рублей.
