Вопрос:
Продавец выставил нам дубликаты счет-фактуры и товарной накладной ТОРГ-12 за прошлый период взамен утерянных. В прошлом периоде у организации-продавца был другой руководитель. Кто имеет право подписи дубликатов указанных документов при смене руководителя организации-продавца? Дубликаты счет-фактуры и ТОРГ-12 датированы 18.04.2015, приказ о назначении нового руководителя датирован 21.05.2015.
Если новый руководитель имеет право подписи дубликатов за прошлый период, то будет ли правомерным заявить вычет НДС на основании дубликата счет-фактуры?
Ответ:
В данном случае можно получить только заверенные копии документов (подписанных руководителем, который уже не работает). Копии вправе заверить работник, который уполномочен на подписание документов на момент заверения копий. Ответ на вопрос относительно правомерности вычета НДС по копиям счетов-фактур (при утере оригиналов) законодательно не урегулирован.
Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Счета-фактуры нужно выставлять в течение пяти календарных дней, считая со дняотгрузки товаров (выполнения работ,оказания услуг), передачи имущественных прав ( п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).
Вывод: составление дополнительных экземпляров первичных учётных документов и счетов-фактур (их дублирование, составление дубликатов) по истечении установленных сроков законодательством не предусмотрено. Организация-продавец может предоставить покупателю только заверенные копии документов, составленных и выставленных ранее при прежнем руководителе. Копии вправе заверить работник, который уполномочен на подписание документов в настоящее время (например, действующий руководитель организации).
Несмотря на то, что суды допускают составление дубликатов, подписанных действующим на момент их подписания руководителем контрагента, это может привести к спорам с налоговой инспекцией (например, Постановление ФАС Московского округа от 25 мая 2012 г. по делу № А40-110048/10-140-598).
Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счёт-фактура (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).
Однако ответ на вопрос, можно ли документально подтвердить вычет НДС копией счёта-фактуры (заверенной поставщиком), если оригинал счёта-фактуры организация – покупатель утеряла, законодательно не урегулирован.
Официальных разъяснений (Минфина России, ФНС России) по данному вопросу найти не удалось.
Мнение Президиума ВАС РФ: в случае утраты документов подтвердить право на вычет НДС организация может копиями счетов-фактур (Постановления № 14473/10 по делу № А03-12754/2009 от 9 марта 2011 г., № 6961/10 от 9 ноября 2010 г.).
Оптимальный вариант :
Организация может обратиться в Минфин России и (или) ФНС России за разъяснениями налогового законодательства. Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему, а при необходимости – приложить к запросу документы, касающиеся задаваемого вопроса.
Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса интернет-бухгалтерии "Моё дело" – "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".
Официальный ответ контролирующих ведомств освобождает налогоплтельщика от налоговой ответственности и пеней за просрочку уплаты налогов (сборов), если нарушение законодательства было допущено из-за того, что он следовал данным в этом документе разъяснениям (пп. 3 п. 1 ст. 111, п. 8 ст. 75 Налогового кодекса РФ).
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .