Вопрос:
Может ли подписывать счета-фактуры и товарные накладные человек у которого есть на подписание доверенность, но он не трудоустроен, с ним не заключено никаких договоров?
Ответ:
К сожалению, из текста Вашего запроса однозначно не понятно, на каком основании выдана доверенность лицу которое «не трудоустроен, с ним не заключено никаких договоров».
Не может. В противном случае, вероятны претензии при проверке (налоговой, трудовой, ПФР и т.д.) , в части того, что фактически работают физлица без трудового договора.
Относительно счетов-фактур
Право подписи счетов-фактур как составная часть функций по представлению интересов организации или индивидуального предпринимателя в налоговых правоотношениях (по аналогии с правом подписи налоговых деклараций) может быть передано:
– любому другому работнику самой организации (индивидуального предпринимателя);
– другой организации в лице ее руководителя (например, специализированной организации, ведущей бухгалтерский и налоговый учет). В свою очередь, эта другая организация (в лице ее руководителя) в порядке передоверия может выдать доверенность на подписание счетов-фактур иным лицам (например, своим работникам), если это предусмотрено доверенностью ( ст. 187 Гражданского кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-02-07/1-523 от 27 ноября 2009 г. – применительно к передаче права подписания налоговых деклараций);
– непосредственно работнику другой организации (другого индивидуального предпринимателя), которой организация (индивидуальный предприниматель) поручает оформление счетов-фактур. Например, работникам агента, заключающего сделки от имени организации или индивидуального предпринимателя ( письмо Минфина России № 03-07-09/11 от 27 февраля 2012 г. );
– любому другому гражданину, которому организация (индивидуальный предприниматель) поручает оформление счетов-фактур в силу имеющихся взаимоотношений (например, по договору поручения, другому гражданско-правовому договору).
Право подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим лицам (в т.ч. работникам) можно передать:
– издав приказ (иной распорядительный документ) по организации – в отношении заверения счетов-фактур, выставленных на бумаге;
– или выписав доверенность от имени организации – в отношении заверения счетов-фактур независимо от способа их выставления (на бумаге или в электронном виде).
Счет-фактура ( корректировочный счет-фактура ), выставленный как на бумажном носителе , так и в электронном виде, должен быть подписан руководителем организации. Счет-фактуру, составленный на бумаге, также подписывает главный бухгалтер. Кроме того, допускается передача права подписи другим лицам.
Передать право подписи счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на бумажном носителе другому лицу можно на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации или доверенности от имени организации (см. Приказ о предоставлении права подписи счетов-фактур , Доверенность на предоставление права подписи на счетах-фактурах ).
Право подписи электронного счета-фактуры можно передать только на основании доверенности от имени организации (ИП) (на право электронной подписи).
Подтверждение: абз. 1 , 2 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, ч. 3 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. , п. 8 Правил заполнения счета-фактуры , п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-13014 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17197 .
Относительно товарных накладных
Первичные учетные документы (в т.ч. товарные накладные) лицо, которое не является работником организации (например, учредитель), вправе подписывать при соблюдении определенных условий.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа в том числе являются:
– наименование должности лица, совершившего сделку (операцию) и ответственного за ее оформление (оформление совершившегося события);
– и его подпись с указанием фамилии, инициалов (иных сведений, необходимых для идентификации этого лица).
Подтверждение: п. 6 , 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В общем случае правом действовать от имени организации (в т. ч. подписывать первичные учетные документы) без доверенности обладает единоличный исполнительный орган организации (ее руководитель) или получившее такие функции по договору лицо (управляющий, руководитель управляющей организации) ( п. 7 ст. 3 , ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., пп. 2 п. 2 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ ).
Перечень иных должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, также определяет руководитель организации (другой единоличный орган, например управляющий) своим приказом или иным распорядительным документом ( письмо Минфина России № 07-01-06/37273 от 10 сентября 2013 г. , Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г. ).
Ни учредитель организации (участник, акционер), ни иной гражданин, не являющиеся ее работником или управляющим, не являются и ее должностными лицами, а тем более ее единоличным исполнительным органом, который вправе действовать от имени организации (в т. ч. подписывать договоры и иные первичные документы) без доверенности ( п. 7 ст. 3 , ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Соответственно, данный реквизит (должность) первичного документа не может быть заполнен. Кроме того, у таких лиц в общем случае отсутствуют обязательства перед организацией в части проверки достоверности, правильного оформления и передачи в бухгалтерию подписанных первичных документов.
Соответственно, такие лица вправе действовать от имени организации (в т. ч. подписывать от ее имени первичные учетные документы – накладные, акты и т.д.) только на основании выданной им доверенности на представление интересов организации в гражданско-правовых отношениях (см., например, Доверенность учредителю на предоставление права подписи договоров (соглашений, контрактов) ).
Подтверждение: ст. 53 , п. 1 ст. 185 , п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ.
Таким образом, для того чтобы лицо, не являющееся работником организации или ее управляющим, могло подписывать первичные учетные документы, необходимо:
– выдать ему доверенность от организации (в лице ее генерального директора) на право подписи конкретных первичных документов (например, накладных, квитанций и т.д.) за соответствующих должностных лиц ( п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ ). Данная доверенность может быть выдана не только работнику, но и гражданину, с которым у организации не оформлены трудовые отношения ( Решение Верховного суда РФ № ГКПИ11-617 от 6 июня 2011 г. ). В этом случае такой гражданин становится уполномоченным представителем организации и получает право подписывать от имени установленных должностных лиц первичные учетные документы;
– оговорить в отдельном договоре поручения обязанность такого лица по своевременной передаче документов для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность этих данных ( ст. 8 Гражданского кодекса РФ , ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Вывод: лицо, которое не является работником организации или управляющим (например, ее учредитель), вправе подписывать первичные учетные документы от имени должностного лица организации при оформлении его полномочий доверенностью, составленной в соответствии с законодательством.
При этом информация, содержащаяся в каждом первичном учетном документе, должна позволять идентифицировать:
– лицо (лиц), совершившее сделку (операцию) и ответственное за ее оформление;
– либо лицо (лиц), ответственное за оформление свершившегося события.
Подтверждение: письмо Минфина России № 07-01-06/37273 от 10 сентября 2013 г.
Оптимальный вариант
При подписании первичного учетного документа нужно указать должность лица в организации, от имени которого гражданин (например, учредитель) по доверенности вправе подписывать этот документ, проставить подпись и расшифровку подписи с указанием фамилии и инициалов уполномоченного представителя. Также целесообразно указать реквизиты доверенности как основания подобного заверения.
При этом свои особенности имеет оформление первичных документов при выдаче денежных средств под отчет. Такие средства могут быть выданы гражданам, работающим в том числе по гражданско-правовому договору . В этом случае отдельный договор поручения с ними может не оформляться и доверенность не выдаваться, а обязанность такого работника по своевременной передаче документов для регистрации в регистрах бухучета (в т. ч. авансового отчета), а также его ответственность за достоверность этих данных можно предусмотреть непосредственно в гражданско-правовом договоре.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, организация вправе закрепить в учетной политике для целей бухучета, приложении к ней или иных распорядительных документах (приказах руководителя организации).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-15719
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.