Вопрос:
Нашей компанией заключены договоры с транспортными компаниями на перевозку грузов по заявкам, как от поставщиков так и к покупателям. В конце месяца транспортные компании выставляют документы: акт выполненных работ и счет-фактуру. Какие еще документы должна предоставлять транспортная компания к акту выполненных работ, в качестве подтверждения транспортных расходов на перевозку. Как комплект документов будет зависеть от того каким транспортом, перевозила транспортная компания своим или наемным?
Ответ:
При доставке товаров собственным транспортом перевозчика, помимо счета-фактуры нужно оформить транспортную накладную. Если доставка осуществляется с использованием услуг третьих лиц, то с транспортной компанией оформить нужно договор транспортной экспедиции. В таком случае исполнитель должен оформить экспедиторские документы, отчёт экспедитора с приложением к нему всех первичных документов, подтверждающих расходы, транспортные документы, и копии договоров на перевозку груза, заключённых с третьими лицами.
Относительно заключения договора
К гражданско-правовым договорам на оказание услуг (выполнение работ), в частности, относятся:
– договор перевозки (см., например, Договор на перевозку груза автомобильным транспортом ) ( ст. 784 Гражданского кодекса РФ );
– договор транспортной экспедиции (см., например, Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени ) ( ст. 801 Гражданского кодекса РФ ).
По договору перевозки груза организация (индивидуальный предприниматель) должна доставить вверенный ей отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю ( п. 1 ст. 785 Гражданского кодекса РФ ). Его заключение подтверждается выдачей транспортной накладной или иного документа на груз ( п. 1 ст. 785 Гражданского кодекса РФ ). При этом обязанность по составлению акта об оказании транспортных услуг при перевозке грузов гражданским законодательством не предусмотрена (гл. 39 , 40 Гражданского кодекса РФ).
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента – грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. В частности, договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора:
– организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, которые избраны им или клиентом;
– заключать от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза;
– обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой.
Подтверждение: ст. 801 Гражданского кодекса РФ .
При этом экспедитор может выполнять свои обязанности лично, а может (если это не запрещено договором) привлечь третьих лиц для выполнения всех или части необходимых услуг (работ) для клиента ( ст. 805 Гражданского кодекса РФ
Вывод: отличие договора транспортной экспедиции от договора перевозки состоит в круге обязанностей транспортной компании (по договору перевозки перевозчик доставляет вверенный ему отправителем груз в пункт назначения, а по договору транспортной экспедиции экспедитор организует перевозку, выполняя самостоятельно или с привлечением третьих лиц целый спектр услуг, связанных с ней). Поэтому если для перевозки грузов исполнитель привлекает стороннего перевозчика, то с ним нужно заключить договор транспортной экспедиции. Если исполнитель оказывает услуги лично, то с ним нужно заключить договор перевозки.
Документальное оформление доставки товаров с использованием услуг транспортной экспедиции
При заключении договора транспортной экспедиции правоотношения между сторонами договора регулируются гл. 41 Гражданского кодекса РФ , Федеральным законом № 87-ФЗ от 30 июня 2003 г. , Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ № 554 от 8 сентября 2006 г ., Порядком оформления и формами экспедиторских документов, утв. Приказом Минтранса России № 23 от 11 февраля 2008 г.
Правила договора транспортной экспедиции определяют, в частности, перечень экспедиторских документов (п. 2 ст. 2 Федерального закона № 87-ФЗ от 30 июня 2003 г. ).
При этом экспедиторскими документами являются:
– поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
– экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
– складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).
Подтверждение: п. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 554 от 8 сентября 2006 г.
Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждаются Минтрансом России.
Подтверждение: п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 554 от 8 сентября 2006 г.
Вывод: поскольку экспедиторские документы утверждены Минтрансом России, их оформление является обязательным.
Вместе с тем, в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования иных экспедиторских документов, не указанных в п. 5 Правил (п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 554 от 8 сентября 2006 г. ).
Если по условиям договора экспедитор обязуется организовать процесс перевозки силами сторонних организаций, то фактически он является посредником между клиентом и грузополучателем (грузоотправителем). Клиент компенсирует ему расходы, связанные с привлечением сторонних организаций, и выплачивает ему вознаграждение.
Подтверждение: п. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ .
Порядок оформления акта приёмки-передачи оказанных услуг и отчёта экспедитора законодательством не предусмотрено. Однако на каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичный учётный документ ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ). Поэтому если экспедитор привлекает третьих лиц для оказания услуг (в том числе перевозчиков), то целесообразно предусмотреть составление отчёта экспедитора.
Унифицированной формы данного документа нет, поэтому при заключении договора транспортной экспедиции следует утвердить форму отчёта и его содержание. В отчёте экспедитору целесообразно отражать следующую информацию:
– суммы, полученные экспедитором от заказчика-грузоотправителя или грузополучателя для исполнения договора транспортной экспедиции;
– суммы, перечисленные экспедитором перевозчику и другим третьим лицам для исполнения договора;
– реквизиты документов, подтверждающих перевозку и оказание прочих дополнительных услуг по договору (разгрузка, хранение и т.п.);
– сумму вознаграждения экспедитора;
– суммы расходов, подлежащие возмещению, если таковые имеются (с реквизитами подтверждающих расходы документов);
– другую информацию на усмотрение сторон.
При этом отчёт экспедитора должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, установленные законодательством о бухгалтерском учёте (ч. 1 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
К отчёту экспедитор должен приложить все первичные документы, подтверждающие расходы, транспортные документы, и копии договоров на перевозку груза, заключённых с третьими лицами .
Вывод : если договор транспортной экспедиции предусматривает привлечение экспедитором сторонних организаций, целесообразно оформить отчёт экспедитора и к отчёту приложить, в том числе, документы, подтверждающие расходы экспедитора.
Действующим законодательством не предусмотрена обязанность сторон подтверждать факт оказания экспедиторских услуг подписанием соответствующего акта. Однако составление такого акта позволит сторонам договора снизить налоговые риски.
Так, по мнению налоговых инспекций, для подтверждения расходов и права на вычет НДС помимо договора, счетов-фактур, акта, и экспедиторских документов должны оформляться (и соответственно, приложены к отчету экспедитора) :
– копии (оригиналы) договоров с третьими лицами (в зависимости от того, от чьего имени действует экспедитор);
– доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента;
– доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае, если транспортировка осуществляется третьим лицом);
– перевозочные документы. При этом при автомобильных перевозках транспортная накладная является основным перевозочным документом , который оформляется вне зависимости от того, чьим транспортным средством осуществляется данная перевозка (например, собственным транспортом экспедитора или транспортом привлеченных экспедитором перевозчиков).
Подтверждение: письма УФНС России по г. Москве № 16-15/032829 от 13 апреля 2012 г., № 16-15/105695 по г. Москве от 1 ноября 2011 г., № 16-15/100092 от 17 октября 2011 г., постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А05-12220/2010 от 21 сентября 2011 г.
Унифицированной формы акта нет, поэтому она может быть разработана организацией самостоятельно. При этом необходимо учитывать, что данный документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, установленные законодательством о бухгалтерском учёте (ч. 1 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Между экспедитором и перевозчиком может быть заключён договор перевозки груза. Так, по договору перевозки перевозчик – это лицо (организация или индивидуальный предприниматель ), принявшее на себя по договору перевозки обязанность перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать груз управомоченному на его получение лицу.
Подтверждение: п. 13 ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г., п. 2 ст. 784 Гражданского кодекса РФ.
Заключение договора перевозки груза транспортом подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом) (п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса РФ).
Отметим, что транспортная накладная и товарно-транспортная накладная составляются грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза).
Подтверждение: п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
Соответственно если доставка товаров осуществляется с использованием услуг транспортной экспедиции, то составлять транспортную накладную и товарно-транспортную накладную в качестве грузоотправителя должна организация-экспедитор, так как именно она заключает договор на перевозку груза с перевозчиком (является грузоотправителем).
Дополнительная информация относительно оформления счета-фактуры при оказании услуг по договору транспортной экспедиции, содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-40408
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 09.01.2017