Расчеты с подотчетными лицами, а также учет данных операций зависят от порядка их организации, условий окончательного расчета по подотчету (авансовому отчету), статуса работодателя и применяемой им системы налогообложения.
Процедура расчетов с подотчетными лицами включает в себя следующие основные операции:
- выдача аванса подотчетному лицу;
- проверка авансового отчета о целевом расходовании подотчетных средств;
- окончательный расчет с подотчетным лицом по утвержденному авансовому отчету.
Сдать зарплатную отчетность за сотрудников онлайн
При проведении данных операций работодатель в зависимости от предпринимательского статуса, применяемой системы налогообложения и целей, на которые выдавались подотчетные средства, должен:
- соблюдать предельный размер наличных расчетов в случае приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо – представителя по договорам поставки (выполнения работ, оказания услуг);
- отражать расчеты с подотчетным лицом в бухгалтерском учете и налоговом учете при применении ОСНО или спецрежима в виде УСН;
- учитывать особенности формирования облагаемой базы по НДФЛ и страховых взносов;
- проверять на правомерность принятие НДС к вычету по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
Подотчетному лицу выдаются денежные средства на расходы, связанные с ведением деятельности организации (индивидуального предпринимателя).
Кроме того, выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Выдать деньги под отчет можно любым из нижеперечисленных способов:
-
либо наличными денежными средствами из кассы на основании расходного кассового ордера;
-
либо перечислением денежных средств на банковскую карту.
Чтобы подтвердить факт использования (расходования) по назначению (для выполнения служебного задания) денежных средств, полученных под отчет, работник должен представить оправдательные документы. К ним в общем случае относятся:
- первичный учетный документ, который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг);
- и документы, которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг).
Данные документы работник должен приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения использования подотчетных средств по назначению.
По установленному правилу работник, получивший наличные денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы, – в общем случае (например, если денежные средства выданы на хозяйственные нужды работодателя). В ситуации, когда работник потратил собственные деньги на нужды работодателя, он может составить авансовый отчет и отразить в нем потраченную сумму как перерасход.
И напротив, когда работник возвращает все денежные средства, полученные под отчет, авансовый отчет он составлять не должен, так как авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на расходы. Соответственно, при отсутствии расходов необходимость в заполнении авансового отчета отпадает.
