Когда требуется подать в ПФР информацию о деятельности сотрудников в период до 2002 года, работодатели заполняют отчёт по форме СЗВ-К. Он формируется и передаётся по запросу Пенсионного фонда, но исключение при этом — если работодатель находится на территории Республики Крым и города Севастополя. Во втором случае сдача СЗВ-К — обязательная процедура для всех работодателей.
Отчёт СЗВ-К: что это и кто сдаёт
СЗВ-К включает сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.
Цель формирования отчёта — сбор информации о трудовой деятельности застрахованных лиц за период до 2002 года и их информирование о формировании пенсионных прав. По сути, СЗВ-К — это единственный отчёт персонифицированного учёта, на основании которого Пенсионный фонд может получить информацию о трудовом стаже застрахованного лица в период до 2002 года.
Одним из поводов отправки запросов ПФР о подаче СЗВ-К в 2020 и 2021 годах был переход на электронные трудовые книжки и формирование полной информационной базы по застрахованным лицам.
Такую информацию Пенсионный фонд повсеместно собирал со всех работодателей в предыдущие годы. На данный момент ПФР редко направляет запросы на представление отчёта по форме СЗВ-К, поскольку сведения в основном объёме уже собраны. Иногда требуется внести в базу корректировки или уточнения, к примеру, если сотрудник в скором времени будет иметь право выйти на пенсию.
Важно! Работодатели, находящиеся на территории Республики Крым и города Севастополя должны в обязательном порядке сдать отчёт СЗВ-К на своих сотрудников об их трудовой деятельности в период до 31 декабря 2014 года.
Отчёт формируется на всех сотрудников, кроме совместителей. СЗВ-К заполняется на основании трудовых книжек и иных документов, подтверждающих стаж, а трудовые книжки совместителей находятся по основному месту работы. Также информацию не отправляют по сотрудникам, у которых не было трудового стажа до 2002 года.
Куда и когда сдавать отчёт СЗВ-К
СЗВ-К подаётся в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения организации или по месту жительства ИП. Отчёт формируется по форме, установленной Постановлением ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.
В законодательстве нет точного срока, когда именно работодатель должен направить отчёт по форме СЗВ-К. Следует уточнить такие моменты:
- если отчёт запрашивает территориальное отделение Пенсионного фонда, то оно самостоятельно и устанавливает срок подачи документа, о чём указывает в направляемом запросе. Как правило, такой срок составляет около 1 месяца;
- если работодатель находится на территории Крыма или Севастополя, то он должен был сдать СЗВ-К в срок не позже 31 декабря 2021 года (ст. 6.1 Закона № 208-ФЗ от 21.07.2014 г.).
В какой форме сдавать СЗВ-К
Отчёт по форме СЗВ-К можно сдавать или в бумажном, или в электронном виде.
Если в компании работает от 11 человек, то документы персонифицированного учёта направляются в электронном формате ([п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ](https://docs.cntd.ru/document/9017661 "п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ") от 01.04.1996 г.). Если данное условие не выполняется, т.е. работников не больше 10 человек, то документы персонифицированного учёта можно направить либо в бумажном, либо электронном виде по выбору самого страхователя.
Что делать, если нет возможности сдать СЗВ-К
Иногда работодатель не может сдать в ПФР отчёт по форме СЗВ-К просто потому, что у него нет информации по конкретному застрахованному лицу. К примеру, у сотрудника может не быть стажа до 2002 года или к моменту получения работодателем запроса он уже уволился.
В этом случае не нужно игнорировать запрос Пенсионного фонда, а можно просто направить в ответ пояснительную записку. В ней надо указать, почему у работодателя нет возможности удовлетворить запрос инспекторов ПФР.
К примеру, можно написать, что застрахованное лицо было уволено ранее, и указать дату увольнения и реквизиты приказа. Или сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, а бумажный вариант был выдан ему на руки. Повторно работник отказывается предъявлять работодателю бумажную трудовую книжку.
Опись документов и бланки
Одновременно с СЗВ-К работодателю нужно заполнить и отправить в ПФР специальную опись АДВ-6-1. Она включает в себя перечень документов, которые страхователь передает в ПФР.
Форма документа утверждена Приложением 5 Постановления ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.
При формировании документа заполняются следующие графы:
- код по ОКПО;
- реквизиты страхователя — указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование;
- количество документов в пакете — указывается количество документов СЗВ-К (т.е. совпадает с количеством сотрудников, по которым подаются отчёты). Кроме того, здесь же указывается количество иных документов, не перечисленных в списке. Например, это может быть пояснительная записка;
- ФИО, должности и подписи исполнителя и руководителя компании;
- дата формирования документа.
Образец заполнения описи АДВ-6-1 представлен ниже:
Образец заполнения описи по форме АДВ-6-1
Инструкция и образец заполнения формы СЗВ-К
СЗВ-К заполняется по форме и правилам, утверждённым Постановлением ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.
При заполнении отчёта информацию нужно брать из трудовой книжки, а также других документов, подтверждающих периоды трудовой деятельности. К примеру, к ним относятся трудовые договоры, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты, справки с предыдущих мест работы.
Заполнять отчёт нужно по правилам, указанным в п. 23 Приложения 8 Постановления № 485п. Информация вносится в следующие графы:
- тип формы — «исходная» при первоначальной сдаче, «корректирующая» для исправления ошибок или «отменяющая» при отмене ранее поданной информации;
- сведения о застрахованном лице — СНИЛС, ФИО, дата рождения;
СЗВ-К (1)
- территориальные условия проживания на 31.12.2001 — если на Крайнем Севере, ставится «РКС», если в приравненных к нему местностях, указывается «МКС». Кроме того, нужно поставить размер районного коэффициента. Также поле может быть пустым, если регион трудовой деятельности не относится к указанным;
СЗВ-К (2)
- факт проживания на территории Республики Крым или на территории города Севастополя по состоянию на 18 марта 2014 года — ставится символ «Х» (его указывают только работодатели из указанных регионов);
-
периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности — основная таблица документа, в которой указывается такая информация:
- наименование организации — название компании или ИП, где сотрудник работал;
- вид деятельности (код) — значение берётся из соответствующей таблицы «Вид трудовой или иной общественно полезной деятельности» классификатора параметров (из приложения к порядку заполнения СЗВ-К в Постановлении № 485п);
- начало и конец периода — даты начала и окончания периода в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- территориальные условия (код) — значение берётся из соответствующей таблицы «Территориальные условия» классификатора параметров (из приложения к порядку заполнения СЗВ-К в Постановлении № 485п);
- особые условия труда (код) — значение берётся из соответствующей таблицы «Особые условия труда» классификатора параметров (из приложения к порядку заполнения СЗВ-К в Постановлении № 485п), если такие условия были для досрочного назначения пенсии;
- исчисляемый трудовой стаж (основание (код) и дополнительные сведения) — значения берутся из соответствующих таблиц «Исчисляемый трудовой стаж: основание» и «Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения» классификатора параметров (из приложения к порядку заполнения СЗВ-К в Постановлении № 485п), если такие условия были для досрочного назначения пенсии. Заполняются, если были особые условия труда для назначения пенсии;
- выслуга лет (основание (код) и дополнительные сведения) — значения берутся из соответствующих таблиц «Выслуга лет: основание» и «Выслуга лет: дополнительные сведения» классификатора параметров (из приложения к порядку заполнения СЗВ-К в Постановлении № 485п). Заполняются, если период включается в выслугу лет;
- профессия и должность — заполняется на основании подтверждающих документов.
СЗВ-К (3)
Внимание! Блоков о периодах деятельности заполняется столько, сколько было мест работы, подтверждённых документально.
- должность, ФИО, подпись руководителя страхователя, оформившего СЗВ-К;
- дата — дата заполнения СЗВ-К;
- со сведениями о трудовом стаже ознакомлен — подпись ставит сотрудник, на которого оформлен отчёт СЗВ-К
СЗВ-К (4)
Образец полностью заполненного отчёта СЗВ-К выглядит так:
СЗВ-К (5)
Правила заполнения бумажного отчёта СЗВ-К такие:
- документ можно заполнить от руки печатными буквами;
- разрешается использовать чернила или шариковую ручку;
- цвет записей должен быть синим, фиолетовым, чёрным;
- листы не нужно скреплять между собой;
- информация вносится в хронологическом порядке, начиная с более ранней;
- при наложении периодов их также нужно указывать по хронологии. Например, первый период заканчивается 21.12.1995, а второй начинается 18.12.1995. По второму месту работы надо поставить начало работы — 22.12.1995;
- № п/п в табличной части присваивается только строкам, в которых указаны начало и конец периода;
- с заполненным документом обязательно нужно ознакомить сотрудника под его подпись. Данная информация напрямую будет влиять на размер его пенсии в будущем.
Ответственность за несдачу формы СЗВ-К
Даже если сведения уже подавались по форме СЗВ-К, а запрос от ПФР вновь поступил, на него нужно ответить. Если страхователь не направит информацию в указанный в запросе срок либо откажется её представлять, Пенсионный фонд может оштрафовать должностных лиц на 300 — 500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Этот же штраф возможен и для индивидуальных предпринимателей.
Штраф может быть назначен за каждый непредставленный документ. К примеру, в компанию пришел запрос на информацию по 10 сотрудникам, и ни по одному она не направила сведения. В этом случае финансовая ответственность директора составит от 3 000 до 5 000 руб.
Если сотрудник, который обязан взаимодействовать с ПФР, не сформирует и не подаст требуемые сведения, ему грозит дисциплинарная ответственность, например, замечание или выговор. Кроме того, если в результате непредставления документов ПФР получит ущерб, например, выплатит пенсии больше положенного, страхователь будет нести ответственность по ст. 25 Закона от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае компания будет обязана возместить причинённый фонду ущерб.
Часто задаваемые вопросы
Отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет указываются, если они приходятся на период с 01.01.1996 г. по 31.12.2001 г. Для отпуска по беременности и родам используется код «ДЕКРЕТ», а для отпуска по уходу — «ДЕТИ».
Данный период нужно отразить в СЗВ-К. Для него используется вид деятельности (код) — «СЛУЖБА». Информацию о прохождении службы рекомендуем также проверить по военному билету.
Да, если на выплаты по договору начислялись страховые взносы.
