Переход на электронные трудовые книжки стал причиной для введения СЗВ-ТД в 2020 году. Как и другие отчёты, его можно сдавать на бумаге. Но далеко не все работодатели это могут сделать. В нашей статье мы расскажем про установленные ПФР ограничения, а также подскажем как правильно подготовить и сдать отчёт.
Как сдать СЗВ-ТД на бумажном носителе
Организации и индивидуальные предприниматели с количеством работников до 10 человек включительно, могут выбрать один из двух вариантов сдачи СЗВ-ТД:
- в электронном виде,
- на бумажном носителе.
В число работников включаются все штатные сотрудники (в том числе работающие удалённо) и внешние совместители.
Если количество работников будет 11 и больше, ПФР откажет в приёме СЗВ-ТД на бумаге, — такие страхователи могут сдавать отчёт только в электронном виде (п.2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Попытка сдать бумажный отчёт обернётся для них штрафом в 1000 рублей (абзац 4 статьи 17 Федерального закона №27-ФЗ).
Подготовкой отчёта занимается назначенное приказом ответственное лицо — работник кадровой службы или бухгалтер. В небольшой организации эти функции может взять на себя любой работник, в том числе и директор.
На каждого работника составляется отдельный отчёт. Но только в том случае, если произошло одно из следующих кадровых событий:
- приём на работу,
- увольнение с работы,
- перевод на другую работу,
- изменение наименование организации-страхователя,
- установление работнику второй профессии или специальности, присвоение новой квалификации, чина, разряда, категории,
- лишение права занимать должность или заниматься видом деятельности по решению суда,
- подача заявления на определённый тип ведения трудовой книжки.
При приёме и увольнении СЗВ-ТД нужно подавать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, во всех остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.
С 19 августа 2022 года действует обновлённая форма бланка СЗВ-ТД, утверждённая Постановлением Правления ПФР от 21.04.2022 №62п. Она одинаковая для любой формы подачи.
Есть два варианта оформления отчёта СЗВ-ТД на бумаге:
- заполнить в текстовом редакторе и распечатать,
- заполнить от руки шариковой ручкой (любым цветом кроме красного и зелёного).
Не допускаются исправления, помарки, зачёркивания, сокращения. Все буквы и слова должны быть чёткими и читабельными.
Образец СЗВ-ТД на бумажном носителе
Образец СЗВ-ТД на бумажном носителе
При заполнении бланка обязательно указывают должность руководителя, фамилию и инициалы, а также дату заполнения. Руководитель подписывает отчёт и ставит печать организации (при её наличии).
Куда сдавать СЗВ-ТД на бумажном носителе
Есть несколько вариантов чтобы сдать СЗВ-ТД на бумаге:
- предоставить непосредственно специалисту ПФР,
- передать через Многофункциональный центр оказания услуг (МФЦ),
- отправить по почте ценным письмом с описью вложения,
- отправить курьером.
Отчёт в ПФР и в МФЦ примут у руководителя организации, либо у другого работника — при наличии доверенности. Она составляется в свободной форме и должна быть заверена подписями доверенного лица и доверителя.
При отправке документов почтой или курьером доверенность не нужна.
Желательно взять документ подтверждающий передачу отчёта — копию или второй экземпляр отчёта с отметкой о получении (штамп, подпись специалиста ПФР). В МФЦ дают расписку о получении документа. На почте и у курьера — опись вложений. Так можно доказать ПФР что отчёты отправлены вовремя. В противном случае руководителю или главному бухгалтеру организации будет грозить штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33.2 КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы
Штрафа у вас не будет, так как положения статьи 15.33.2 КоАП РФ на индивидуальных предпринимателей не распространяются.
В графе 5 основной таблицы (Трудовая функция) после указания должности нужно добавить слова «совместительство» или «по совместительству». Например: инженер по охране труда (по совместительству).
