В Налоговом кодексе нет подробного перечня представительских расходов. Из-за этого есть риск провести по этой статье лишнее и получить проблемы с налоговой. Или наоборот — не включить то, что можно, и переплатить в бюджет. В статье рассказываем, что включить в представительские траты и как их оформить, чтобы налоговики не придирались.
Когда представительские расходы уменьшают налоговую базу
Представительские расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В налоговом учёте они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Значит, их нужно фиксировать компаниям и ИП на общем режиме налогообложения.
На упрощёнке траты на представительские мероприятия не учитываются. В закрытом перечне допустимых расходов их нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).
Что относится к представительским расходам в налоговом учёте
В п. 2 ст. 264 НК РФ перечислены четыре вида представительских трат:
- проведение официального приёма — завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия;
- доставка участников к месту встречи и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- услуги внештатных переводчиков.
Там же сказано, что в представительские расходы не включаются:
- организация отдыха и развлечений;
- профилактика и лечение заболеваний участников мероприятия.
В формулировках НК мало конкретики. По ним нельзя понять, можно ли списать на расходы обед в дорогом ресторане, допустимо ли включать в траты алкоголь и украшение места встречи цветами. Поэтому к п. 2 ст. 264 НК РФ Минфин и ФНС периодически выпускают письма с разъяснениями. А ещё ответы на вопросы о составе представительских расходов есть в судебной практике.
Мы обобщили главные моменты из писем и судебных решений по представительским расходам в налоговом учете.
Питание, алкоголь, сигареты
В налоговые расходы можно включить:
- завтраки и обеды в дорогих ресторанах;
- стоимость купленных продуктов для организации питания;
- алкогольные напитки, кальян и сигареты по чекам из ресторана, где прошла встреча.
Подтверждение — письма Минфина:
от 21.09.2020 № 03-03-07/82582; от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120; от 21.10.2014 № 03-03-06/1/53004.
В то же время, по мнению чиновников нельзя относить на расходы чай, кофе, конфеты, печенье для гостей, которые ожидают начала встречи — письмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327.
Посуда
Одноразовую посуду включайте в представительские расходы, а многоразовую относите на материальные затраты. По одноразовой посуде есть руководство от налоговиков в письме УФНС России по Москве от 06.10.2006 № 20-12/89121.2.
Дата покупки и количество пластмассовых тарелок и стаканчиков должны увязываться с количеством гостей и временем проведения мероприятия.
Проезд и проживание
К представительским расходам не относятся траты на проезд и проживание участников встречи. Добираться и снимать жильё партнёры должны за счёт своей компании или за свои деньги. Чиновники обосновывают это в письмах:
А вот услуги такси или аренда авто для доставки бизнес-партнёров от гостиницы до места встречи и обратно включаются в представительские траты — п. 2 ст. 264 НК РФ. А ещё заметим: гостиница и место встречи должны находится в одном населённом пункте.
Оформление места встречи
Цветы, шарики, бантики и прочие украшательства места встречи опасно включать в представительские расходы. Чиновники высказываются однозначно против этого в письмах:
Но есть несколько судебных решений, в которых судьи посчитали, что цветы создают доброжелательную обстановку и улучшают имидж принимающей стороны. Однако, все они приняты почти 20 лет назад:
- постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40);
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.11.2005 № А56-9369/2005;
- постановление ФАС Поволжского округа от 01.02.2005 № А57-1209/04-16.
Сувениры, дипломы, подарки
С подарками тоже всё непросто. Есть письма от налоговиков, по которым подарки гостям во время официального приёма можно включить в представительские расходы:
А есть письма Минфина о прямо противоположном:
Эксперты советуют поступать так. Подарки конкретным участникам бизнес-мероприятия признавайте в представительских тратах. А те, что вручите неопределенному кругу действующих и потенциальных клиентов, например, на конференции или выставке, относите на рекламные расходы (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).
Какими документами оформить представительские расходы
В нормативных документах нет конкретного перечня документов для обоснования представительских трат. А в письме Минфина от 18.02.2021 № 03-03-06/1/11266 говорится, что налогоплательщик не ограничен в выборе подтверждающих документов. Главное, чтобы это была правильно оформленная первичка.
Обычно представительские расходы фиксируют в таких документах.
Приказ о проведении встречи. В нём напишите:
- какова цель мероприятия;
- когда и где оно состоится;
- с какими сотрудниками какой компании планируете встретиться;
- кто из ваших работников курирует мероприятие, в том числе отвечает за составление программы и документов по его завершении.
Программа деловой встречи. Здесь распишите мероприятие по датам и часам, например, так:
- 10.00–10.30 — встреча бизнес-партнёров в аэропорту, доставка в офис ООО «ПромТех»;
- 10.30–11.30 — экскурсия по производственным цехам, показ продукции;
- 11.30–13.00 — обед, вручение сувениров с символикой ООО «ПромТех»;
- 13.00–15.00 — переговоры о заключении договора поставки;
- 15.00–15.30 — перерыв;
- 15.30–17.00 — подведение итогов по переговорам, подписание соглашения о сотрудничестве, назначение даты для утверждения условий и подписания договора поставки;
- 20.00–20.30 — доставка бизнес-партнёров в аэропорт.
Смета расходов. Перечислите составляющие трат и укажите их ожидаемую стоимость. Обязательно добавьте конкретику, чтобы не казалось, что цифры взяты с потолка. Например, для расходов на питание укажите название и местонахождение ресторана и количество обедающих, а для трат на такси — агрегатора, услугами которого воспользуетесь.
Будет идеально, если приложите к смете распечатки прайсов или скриншотов из приложений, где примерно обсчитывали стоимость встречи.
Отчёт о проведенном мероприятии. Составьте его по итогам встречи. Распишите, как всё прошло:
- в какой день и время встречались с партнёрами;
- кто присутствовал от принимающей и приглашённой сторон;
- какой была программа встречи;
- сколько денег потратили;
- каким оказался результат переговоров.
Результатом может быть, например, заключение договора с новым покупателем, плановые продажи по которому составят 100 млн руб. в год.
Если договориться о партнёрстве не вышло, то отмечайте и этот момент. Заодно напишите, почему заключить договор не получилось и как собираетесь решить возникшие сложности. Допустим:
- всплыли проблемы с логистикой или хранением продукции на стороне потенциального партнера;
- ваша компания в ближайшие три месяца отыщет альтернативный способ доставки, а партнёр арендует склады с нужными температурными условиями.
Даже если положительного результата нет, всё равно признавайте представительские расходы в налоговом учете. Минфин разрешил это в письме от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897.
Акт об осуществлении представительских расходов. Обобщите в нём фактические суммы представительских расходов по видам: питание, доставка участников до места встречи, сувениры и т.д. По сути это та же смета, только не с плановыми, а с фактическими цифрами.
Авансовый отчёт. Это обязательный документ, потому что представительские расходы признаются на дату его утверждения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
Приложите к нему документы, которые подтвердят денежные траты:
- кассовые чеки;
- квитанции банкоматов;
- бланки строгой отчётности.
Из всех описанных документов авансовый отчёт – единственный, по которому есть унифицированная форма АО-1. Правда, она не обязательная. Вы можете разработать свой шаблон, утвердить его у руководителя и применять.
В «Моё дело Бюро» есть готовые шаблоны для правильного оформления представительских расходов. Скачивайте их по ссылкам:
Если у вас пока нет подписки, оформите тестовый доступ к системе по ссылке.
Норматив представительских расходов в налоговом учёте
Норма составляет 4% от расходов на оплату труда в отчётном (налоговом) периоде (п. 2 ст. 264 НК).
Чтобы определить, какую сумму отнести в расходы:
- посчитайте признанные в налоговом учёте расходы на оплату труда за отчётный период, в котором прошло представительское мероприятие;
- умножьте полученную величину на 4%, чтобы найти норму;
- сравните норму и фактическую сумму представительских трат. В текущем отчётном периоде включите в налоговые расходы меньшую из этих сумм.
С каждым месяцем расходы на оплату труда, а значит и норма, будут расти. Поэтому то, что не вошло в норматив прошлого периода, можно включить расходы в следующем отчётном периоде. Главное - уложиться в норматив этого периода.
Но если по итогам года представительские траты окажутся выше нормы, то сверхнормативную величину перекинуть на новый календарный год не получится (п. 42 ст. 270 НК).
В бухучёте представительские расходы признавайте полностью. В месяцы, когда факт окажется выше нормы, применяйте ПБУ 18/02 из-за несовпадения налоговых и бухгалтерских расходов. В пределах года эти расхождения сформируют отложенный налоговый актив. А по итогам года – постоянный налоговый расход.
Когда налоговики могут исключить представительские расходы
| Причина | Пример |
|---|---|
| Цель встречи не связана с развитием бизнеса | Принимали не потенциальных партнеров, а чиновников или контролёров |
| В расходы включили то, что не относится к представительским тратам в налоговом учёте | Отнесли на расходы проживание делегатов встречи в гостинице и билеты в театр |
| Не хватает подтверждающих документов | Составили лишь один авансовый отчёт с чеками на такси и ресторан |
| Не ясен результат встречи | Договор не подписали по непонятным причинам. Нет зафиксированных планов о том, чтобы решить выявленные трудности и все-таки начать сотрудничество |
| Учли в расходах сумму сверх лимита | Неправильно посчитали налоговые расходы на оплату труда – отнесли к ним материальную помощь и выплаты, не предусмотренные законами, коллективным трудовыми договорами |
| Встреча оказалась фиктивной | В отчёте по представительским расходам указали сотрудников контрагента, которые по запросу налоговой не подтвердили своё присутствие на встрече |
Это подтверждает и судебная практика.
Дело № А11-14311/2020
АО «Муромский стрелочный завод» принимал специалистов ФБУ «Регистр сертификации на федеральном железнодорожном транспорте».
Расходы на встречи с ними составили 845 тыс. руб. В налоговом учете их признали как представительские по таким документам: заявки на прибытие представителей, акты о представительских расходах, приказы о проведении переговоров, сметы расходов, планы-меню, авансовые отчёты, служебные записки об организации деловых переговоров, отчёты об отнесении затрат к представительским расходам.
Налоговики сняли эти расходы, а судьи их поддержали по следующим причинам:
- ФБУ занимается обязательной сертификацией, поэтому встреча не привела к появлению у АО новых деловых связей, расширению рынка сбыта и росту выручки;
- нашлись расхождения в датах мероприятий и количестве делегатов по документам от АО и ФБУ, поэтому чиновники решили, что в реальности встреч не было.
Дело № Ф01-5056/2014
Сотрудники ООО «Муромская стрелочная компания» встречались с представителями зарубежных организаций – Индии, Сирии, Турции и других стран. По итогам переговоров заключали договоры на поставку стрелочной продукции. Расходы на встречи подтверждали множеством документов, в числе которых меморандум о взаимодействии и протокол согласования условий поставки стрелочных переводов.
Налоговики оспорили эти траты, так как по документам не получалось идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации.
Судьи посчитали доводы инспекторов надуманными, так как документация общества подтверждала, что расходы:
- документально обоснованны;
- экономически оправданны;
- направлены на получение дохода.
