Расскажем, как дистанционно вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство.
Из-за пандемии многие работодатели переводили персонал на удаленку. Некоторые планируют использовать эту практику и дальше. Расскажем, как дистанционно вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство.
Как оформить перевод работников на удалёнку
На удаленщиков распространяются те же нормы трудового права, что и на обычных штатных работников – им положен ежегодный оплачиваемый отпуск, выплаты по больничным листкам, установленные в компании премии и т. д. Но есть и особенности, которые регулируются гл. 49.1 ТК РФ.
Чтобы перевести бухгалтерию и отдел кадров с обычной работы на удаленную:
- Получите от каждого сотрудника письменное заявление с просьбой о переводе на дистанционный режим с определенной даты.
- Заключите допсоглашение к трудовому договору, в котором пропишите новые условия, связанные со спецификой удаленки (об обмене электронными документами, о порядке и сроках отчетов о выполненной работе, какое оборудование будет использоваться – работника или работодателя и т. д.).
- Издайте приказ об организации удаленного режима и ознакомьте с ним работников под роспись.
- В личные карточки внесите записи о переводе на дистанционную работу. Вносить эти сведения в трудовую книжку не нужно, если в допсоглашениях предусмотреть такое условие.
Как вести бухгалтерию удалённо
Есть два варианта организовать дистанционную работу бухгалтера.
Традиционный документооборот
Доставлять на дом оригиналы первичных документов можно по-разному:
- отправлять курьером или почтой России;
- бухгалтер может периодически приезжать за ними в офис.
Чтобы упростить порядок согласования и подписания документов, поручите офисному сотруднику (например, секретарю или офис-менеджеру) принимать оригиналы, подписывать их у руководителя, ставить печать и отправлять сканы бухгалтеру.
Чтобы подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, можно передать право такой подписи другому сотруднику, работающему в офисе, или руководителю. Для этого выпишите доверенность или издайте приказ.
Электронный документооборот
Чтобы не заниматься пересылкой оригиналов, удобнее перейти на электронный документооборот (ЭДО):
- Закажите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Заключите договор с оператором ЭДО.
- Выберите бухгалтерскую программу или онлайн-сервис, через которые можно вести учет, передавать документы контрагентам и сдавать отчетность.
- Добавьте в учетную политику сведения о том, что начали применять ЭДО и внесите изменения в график документооборота.
Счета-фактуры, приходные накладные, акты, счета от поставщиков будут попадать в бухгалтерскую программу автоматически. Электронные документы, подписанные УКЭП, равноценны бумажным с подписью и печатью, поэтому распечатывать их не нужно.
Но обмениваться электронными документами вы сможете только с контрагентами, которые тоже подключились к системе ЭДО. Если кто-то из них работает по старинке, обменивайтесь сначала сканами, а затем отправляйте подписанные оригиналы обычной почтой или курьером.
Сотрудники могут передавать друг другу внутренние документы через корпоративную электронную почту. Цифровые подписи для этого обычно не нужны.
Онлайн-бухгалтерия для ООО и ИП
Если у вас небольшая компания или ИП, рассмотрите для ведения учета бухгалтерские онлайн-сервисы. В них можно выполнять ту же работу, что и в офисе, но они защищены от вирусов и потери данных намного лучше, чем домашние компьютеры сотрудников.
Интернет-бухгалтерия обойдется дешевле, чем самим покупать и устанавливать программное обеспечение, оплачивать услуги системного администратора, заниматься обновлениями ПО и резервным копированием.
Как кадровику работать на удалёнке
Удаленная работа отдела кадров осложняется тем, что большинство кадровых документов нужно распечатывать, подписывать, хранить в бумажном виде.
Как организовать документооборот
Для начала составьте положение об удаленном кадровом делопроизводстве, в котором пропишите:
- список лиц, которые будут принимать оригиналы документов в офисе и отправлять их сканы по электронной почте работнику отдела кадров;
- перечень оригиналов документов, которые нужно получить при приеме на работу нового сотрудника;
- порядок действий офисных сотрудников при обмене документами с кадровиком (проверить и принять оригиналы, отсканировать, переслать по электронке, полученные файлы от кадровика распечатать и передать на подпись, поместить в личное дело);
- адреса электронной почты кадровика и сотрудников, ответственных за передачу документов.
Так каждый участник будет знает, что и как ему делать, и в какие сроки.
Как оформлять прием сотрудников
Чтобы оформить прием на работу нового сотрудника, кадровик должен получить по электронке:
- Заявление от соискателя с визой («принять с такого-то числа») и подписью руководителя.
- Документы для приема на работу.
Затем кадровик заполняет трудовой договор, вносит сведения о новом сотруднике в базу данных, формирует приказ, заводит личную карточку. Пакет документов высылает электронкой в офис, там их распечатывают и подписывают у руководителя и нового сотрудника. Один подписанный экземпляр останется у работодателя, а другой – у работника.
Сканы подписанных с двух сторон документов тоже нужно направить в отдел кадров.
Как вести трудовые книжки
Кадровик на удаленке может оформлять приказы по приему и увольнению сотрудников, по отпускам и командировкам, вести личные карточки и т. д. Но заполнять трудовые книжки не получится, так как их нельзя забирать домой. Для этого нужно приезжать в офис или назначить ответственным другого сотрудника, не перешедшего на дистанционный режим работы. Оформить трудовую книжку может и сам руководитель.
Чтобы запись внесли правильно, кадровик может отправлять образец заполнения по электронной почте. Ответственному лицу останется только переписать всё без ошибок в трудовую книжку.
С 2021 все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Вести бумажные трудовые книжки не нужно. Они остаются только у тех работников, кто до конца 2020 года написал заявление о том, что хочет сохранить прежний формат документа. Для них работодатели, как и прежде, ведут бумажную трудовую книжку и параллельно – электронную.
Работникам, которые впервые устраивались на работу с 1 января 2021 года, трудовую книжку ведут только в электронном виде.
Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов
До 31.03.2021 проходил эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем мог любой работодатель. Компании могли сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:
- приказы по кадрам;
- трудовые договоры;
- документы по охране труда;
- приказы по отпускам и т. д.
Для участия в таком эксперименте нужно было получить письменное согласие работников.
Вести кадровое делопроизводство компания может в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получает при регистрации на Госуслугах.
Аутсорсинг функций бухгалтера и кадровика
Вместо перевода штатных сотрудников на удаленку можно передать функции бухгалтерии и отдела кадров сторонним специалистам. Заключить договор на оказание услуг можно с ИП, самозанятыми или аутсорсинговыми компаниями.
В этом случае вы сэкономите за счет того, что не нужно перечислять в бюджет страховые взносы, НДФЛ, оплачивать отпускные, премии, больничные и пр. Кроме того, не нужно тратиться на оргтехнику для сотрудника, ПО, обучение и т.д. Аутсорсинг обходится значительно дешевле содержания штатных специалистов.
Но уволить работников, чтобы сэкономить, заключив с ними гражданско-правовые договоры как с самозанятыми, не получится. С бывшим работодателем самозанятому можно работать только через два года после увольнения.
В договор с аутсорсерами желательно внести:
- перечень функций, которые передаете исполнителю;
- сроки и порядок передачи документов и информации, необходимых для ведения учета и кадрового делопроизводства;
- место, где должна храниться кадровая документация;
- условие о соблюдении исполнителем конфиденциальности.
Заключив договор на аутсорсинговые услуги, вы в несколько раз снизите расходы на содержание бухгалтеров и кадровиков в штате. Ознакомьтесь с тарифами «Моё дело» и сравните со своими текущими затратами на специалистов.
