Иногда налоговики запрашивают у компаний и ИП книгу учёта доходов и расходов. Сегодня расскажем, в каких случаях налоговая инспекция имеет право это делать — и как отвечать на такие запросы.
В каких случаях налоговики запрашивают КУДиР
На выездной проверке. Налоговики проверяют, правильно ли бизнес платит налоги и страховые взносы — и запрашивают у налогоплательщика необходимые документы. У компаний или ИП на УСН и ЕСХН, а также у ИП на общей системе налогообложения могут запросить книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Основание — п. 1 ст. 93 НК РФ.
При камеральной проверке. В рамках камеральной проверки проводится контроль одного налога. На практике встречались случаи, когда налоговая запрашивала КУДиР в рамках проверки НДС. Споры между налоговой и плательщиками доходили до суда, потому что КУДиР не используется для расчёта НДС. Как поступать в подобном случае — решать самому бизнесу. Подчеркнём, что такой подход неприменим для выездной проверки, в рамках которой налоговый орган вправе истребовать любые документы для контроля правильности расчёта налогов.
Без особых обстоятельств и выездной проверки — только пояснения. Требовать документы не могут. Но, если показатели отчётности не будут соответствовать, их придётся объяснить. Основание — п. 3 ст. 88 НК РФ.
Предприниматель, чтобы обосновать свою отчётность, может приложить к пояснениям подтверждающие документы. Книга учёта доходов и расходов — тоже такой документ. Но обязанность передавать КУДиР у налогоплательщика отсутствует (п. 4 ст. 88 НК РФ).
Проверяют вашего контрагента. Если у вашего контрагента проходит выездная проверка или дополнительные мероприятия налогового контроля, то в силу действия п. 1 ст. 93 НК РФ налоговики вправе запросить документы по сделкам, в том числе КУДиР. Срок такого ответа — 10 рабочих дней.
Этот случай тоже является спорным, так как КУДиР не содержит сведений о сделках с конкретными контрагентами. Однако полномочия налоговой при выездной проверке п.1 ст.93 никто не отменял.
Почему нужно отвечать на требование налоговой предоставить КУДиР
Даже незаконное требование не стоит игнорировать. Если не ответить на требование, налоговая инспекция оштрафует налогоплательщика:
- за несообщение информации — 5 000 рублей за первое нарушение и 20 000 рублей — за повторное нарушение в течение года (п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ);
- за непредставление документов — 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- за непредставление сведений при «встречной» проверке с контрагентом —10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Но и предоставлять документы по незаконным требованиям не обязательно. Штраф за неисполнение незаконного требования потом можно будет оспорить в суде, а деньги — вернуть. Но лучше не доводить дело до суда, а сразу дать обоснованный ответ на требование.
Что делать, если требование неправомерно
Есть три ситуации.
Налоговая инспекция указывает конкретные расхождения, интересующие проверяющих, со ссылками на строки отчётности и суммы, а бизнес даёт пояснение по расхождениям. Здесь можно письменно объяснить причину. Показывать КУДиР или нет — решает сам налогоплательщик, потенциальные риски мы осветили выше. Вместо книги можно показать другие документы.
Пример ответа, в котором дали только письменное объяснение:
Пояснение
Налоговики сообщают только об абстрактных «ошибках», без конкретики. Здесь неясно, что пояснять — в ответном письме можно отказать и попросить уточнить требование.
Пример юридически грамотного отказа и запроса более точных требований:
Отказ с уточнением
Налоговая инспекция запрашивает КУДиР вне рамок проверки. Тогда у неё есть право запросить только документы по конкретной сделке, а КУДиР к таким документам не относится. Основание — п. 2 ст. 93.1 НК РФ.
Пример отказа с указанием на необоснованность требования:
Отказ
На что обратить внимание перед передачей КУДиР налоговикам
Перед передачей КУДиР в налоговую инспекцию, рекомендуем проверить документ, а именно убедиться, что:
- Все поступления учтены. Случается, что из-за технических сбоев или по причине человеческого фактора не все доходы отражаются в книге.
- Доходы при эквайринге не «задвоились». Проверьте, что сумма, внесённая на основании кассового отчёта не отразилась в книге повторно после зачисления на счёт.
- Учтены расходы, которые нельзя принимать к учёту для УСН в соответствии со статьёй 346.16 НК РФ — представительские расходы или штрафы за нарушение налогового законодательства.
- При оплате поставщикам, которые работают с НДС, этот налог не выделен отдельной строкой. Выделять НДС нужно — это самостоятельный вид расхода при УСН, предусмотренный пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Как и в какие сроки передать КУДиР в налоговую инспекцию
Сроки зависят от вида проверки.
| Вид проверки | В какие сроки следует предоставить, рабочие дни | Нормативный документ |
|---|---|---|
| Камеральная | 5 дней | п. 3 ст. 88 НК РФ |
| Выездная | 10 дней | п. 3 ст. 93 НК РФ |
КУДиР отправляют в налоговую заверенной копией на бумаге или в электронной версии. Вы можете использовать сервис ЭДО или личный кабинет на портале ФНС. Основание — п. 2 ст. 93 НК РФ.
Памятка — коротко о том, когда ИФНС запрашивает КУДиР
- При выездных проверках.
- При камеральной проверке.
- При «встречной» проверке в рамках налогового контроля вашего контрагента
- Во всех остальных ситуациях проверяющие не имеют права запрашивать КУДиР. В ряде случае налогоплательщик может ответить, что требование незаконно — и отказать, но это может быть чревато спорами.А может и направить, чтобы подтвердить свои пояснения по отчётности.
- Если отправляете КУДиР в налоговую, убедитесь, что все доходы учтены в полном объёме, отсутствуют задвоения, а «нерегламентированные» расходы не уменьшили налог.
