Любая ошибка в декларации приравнивается к подаче недостоверных сведений — так считает налоговая инспекция. Данные нужно исправить и подать отчёт заново. Но не во всех случаях это обязательно. Рассмотрим варианты, когда без корректировки не обойтись, изучим порядок заполнения и сдачи уточнённой декларации 6-НДФЛ.
Корректировка 6-НДФЛ в 2024 году
Бухгалтерия сдала декларацию в положенные сроки, и вдруг выяснилось, что какие-то данные туда не попали, или те что есть, оказались с ошибками. Если эту ситуацию проигнорировать, на организацию или ИП-работодателя ИФНС может наложить штраф в сумме 500 рублей (пункт 1 статьи 126.1 НК РФ). Наказание предусмотрено и для должностного лица организации — административный штраф в 300-500 рублей. На ИП он не налагается.
Более того, если ошибка привела к занижению суммы уплаченного НДФЛ, будет дополнительный штраф — 20% от суммы, подлежащей дополнительному удержанию (статья 123 НК РФ).
Избежать санкций поможет сдача уточнённой (скорректированной) декларации 6-НДФЛ. Налоговый агент подаёт её не только при обнаружении арифметических или технических ошибок, но и в ситуациях, связанных с перерасчётом и переносом выплат доходов:
- заработная плата, начисленная, но не выплаченная, не отражается в отчётном периоде. Например, зарплату за май работники получили только в июле. В декларацию за 1 полугодие её включили. Это неправильно, так как дата получения дохода это день фактической выплаты этого дохода (правила поменяли с 2023 года);
- сведения об НДФЛ с зарплаты за декабрь, который удержали и перечислили в январе, не включают в декларацию за I квартал следующего года, хотя это нужно сделать, поскольку дата получения доход — день его фактической выплаты;
- вообще не включили в декларацию сумму фактически выплаченного дохода и НДФЛ с него.
Рассмотрим, как сделать корректировку 6-НДФЛ при возникновении разных оснований для исправлений.
Перерасчёт отпускных
Начнём с того, что бланк уточнённой декларации 6-НДФЛ должен быть тот же, что и у первоначально отправленного отчёта. В настоящее время действует форма, утверждённая Письмом ФНС от 04.12.2023 №БС-4-11/15166@. Изначально предлагали форму, регламентированную Приказом ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@. Однако она уже не актуальна в связи с тем, что с 2024 года ввели два срока уплаты НДФЛ. Если налоговики не успеют внести соответствующие корректировки в форму из Приказа № ЕД-7-11/649@, тогда за 1 квартал 2024 года нужно подавать отчёт 6-НДФЛ по форме из Письма № БС-4-11/15166@. На титульном листе нужно указать порядковый номер корректировки — 001, 002, и т.д.
Корректировки 6-НДФЛ будут необходимы, если в первоначальном отчёте указали неверную сумму выплаченных отпускных (поскольку с 2024 года указывается именно выплаченная, а не начисленная сумма доходов). В разделе 2 (строка 120) ставится правильная сумма оплаты за отпуск. При этом величина исчисленного (строка 140) или удержанного НДФЛ (строка 160) должна остаться прежней, если изначально указана правильно с выплаченного по факту дохода, или исправляется, когда по этим строкам также были сделаны ошибки. Пересчитанные суммы отпускных в меньшую или большую сторону никак не отражаются в 6-НДФЛ, поскольку нужно указывать именно выданные доходы, а не начисленные.
Исправление КПП или ОКТМО
Как обнулить отчёт 6-НДФЛ сданный электронно или на бумаге не в ту ИФНС? Это означает, что номера ОКТМО или КПП были указаны неверно. В этом случае нужно отправлять две декларации 6-НДФЛ:
- первоначальную, с номером 000. В ней указать уже исправленные показатели ОКТМО и КПП. Все остальные данные нужно продублировать из прошлой декларации;
- скорректированную, с номером 001 или с другим номером по порядку. Указать старые (неверные) ОКТМО и КПП. Во всех разделах проставить нули.
Штрафы налоговому агенту не грозят, если корректировки КПП и ОКТМО будут сданы даже с опозданием.
Исправления суммы налога или дохода
В уточнённой декларации ставится номер корректировки, указывается дата заполнения документа. Вносятся исправленные показатели в разделы 1 или 2.
Если НДФЛ по срокам перечисления нужно указать больше или меньше, чем указанный изначально (это раздел 1), другие декларации, кроме текущей, менять не нужно. Но если исправления коснулись прошлых периодов (например, 1 квартал или полугодие), то есть НДФЛ с начала года нужно указать больше или меньше, чем указанный изначально, то корректировку придётся сдавать и по ним. Это же касается доходов и НДФЛ из раздела 2.
Нужно быть готовым к запросам ИФНС по предоставлению пояснений в связи с подачей уточнений, особенно если сумма НДФЛ корректируется в меньшую сторону.
Перерасчёт материальной выгоды и налога с неё
Правительство РФ разрешило не удерживать НДФЛ с материальной выгоды, которую получило физлицо в период с 2021 по 2023 год (пункт 90 статьи 217 НК РФ). Поэтому сотрудник мог в прошлом году обратиться с заявлением о возврате налога, который был удержан у него в 2023 году с этого вида дохода.
В 2024 году удержание НДФЛ с материальной выгоды — законно. Если сумма налога указана неправильно, она корректируется таким же образом, как указано в разделе по исправлению налога и дохода.
Если же ошибка в неправильном указании налога была в 6-НДФЛ в течение 2023 года, в этом случае нужно переделать все декларации 6-НДФЛ за 2023 год, начиная с того периода, когда он впервые появился. Берётся раздел 2 (старой формы) по ставке 35%, в нём меняются суммы строк 110, 112 (вычитается сумма полученной материальной выгоды), 140 (вычитается НДФЛ с материальной выгоды). Строка 160 остаётся без изменений.
По лицам, имевшим материальную выгоду за 2023 год, будут сдаваться в 2024 году корректирующие или аннулирующие справки о доходах и налогах (приложение 1 к декларации) — если ошибку увидели после сдачи годового отчета за 2023 год (26 февраля).
Если излишне удержанный налог по материальной выгоде был в 2021 или 2022 году, тогда требуется сдать корректировки по прошедшим периодам, а в текущем периоде вернуть сотруднику налог.
Исправления справок о доходах и налогах
При обнаружении неточностей в годовых справках о доходах и налогах, которые готовятся отдельно на каждого застрахованного, корректировать необходимо только конкретную справку, в которой найдена ошибка, остальные дублировать не нужно.
Её можно исправить или аннулировать, если изначальная справка не должна была подаваться вообще. В “шапке” уточнённой справки нужно поставить тот же номер что был раньше. В поле “номер корректировки сведений” — её порядковый номер (01, 02, и т.д.). Для аннулирующей справки ставится номер 99.
Аннулирующие справки могут понадобиться в следующих случаях:
- работника обособленного подразделения ошибочно включили в список головного офиса;
- сведения по застрахованным лицам отправили не в ту ИФНС;
- справку заполнили на однофамильца сотрудника по ошибке.
В корректирующей справке заполняются все разделы и приложения, а не только те, которые требуют исправления.
В аннулирующей справке обязательны для заполнения заголовок и раздел 1. Все остальные разделы оставляют пустыми.
Когда корректировки можно не подавать?
Есть ситуации, при которых налоговым агентам разрешено не предоставлять уточнённые декларации. К ним относятся:
- предъявление документов на имущественный вычет с опозданием. Работник подал заявление на вычет заранее, а подтверждающие документы принёс намного позже. За прошлые периоды корректировки не подаются, а пересчитанный НДФЛ указывается в месяце получения документов;
- в последние 3 месяца года сотрудник поменял свой статус (стал резидентом, или наоборот). Новый расчёт НДФЛ касался только годовой декларации. За прошлые периоды изменения не требовались. Это правило действовало до 2023 года. С 2024 года ставки НДФЛ по нерезидентам стали такими же, как и по резидентам, а потому даже при смене адреса резидентства правила расчёта НДФЛ не меняются.
Подача уточнённой декларации в вышеуказанных случаях не будет считаться нарушением.
Образец корректировки 6-НДФЛ прошлого налогового периода
Покажем пример заполнения уточнённой декларации.
После сдачи формы 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года обнаружились недостоверные данные: одному из сотрудников выплатили компенсацию за использование личного автомобиля для производственных нужд в размере 20 тысяч рублей за январь 2024 года. Сумма была выплачена 10 февраля, НДФЛ удержан и перечислен до 28 февраля (третий срок перечисления с 01.02. по 22.02. — по последнему актуальному правилу с 2024 года с разделением каждого месяца на два срока), но данные по ним в раздел 1 декларации не попали. Как составить корректировку?
Титульный лист. Те же самые данные, что и в первоначальном отчёте, кроме кода корректировки (1--) и даты заполнения.
Титульный лист исправленной декларации 6-НДФЛ
Раздел 1. В строках 021-026 ставятся суммы по срокам перечисления. Строка 020 суммирует все удержания за 6 сроков перечисления.
Раздел 1 декларации
Раздел 2. Пересчитываются суммы в строке 120 (в нашем примере увеличиваются на 20000 рублей). Соответственно меняются на 2600 рублей суммы исчисленного (строка 140) и удержанного НДФЛ (строка 160).
Образец заполнения раздела 2:
Раздел 2 декларации
Контроль правильности заполнения декларации
Чтобы убедиться, что корректирующая форма 6-НДФЛ заполнена верно, и у ИФНС не возникнут основания для отправки требования об устранений расхождений, нужно проверить корректность заполненных данных. Для этого налоговики разработали специальные контрольные соотношения показателей. Их перечень и порядок проверки для 2023 года представлены в письме ФНС России от 18.02.2022 №БС-4-11/1981@ (с изменениями из Письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@ и других писем). Для 2024 года перечень контрольных соотношений и порядок проверки указаны в Письме ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@.
Покажем некоторые из них, которые касаются расчётов:
- показатель строки 120 должен быть больше или равным сумме в строке 130;
- (строка 120 минус строка 130) делённое на 100 и умноженное на показатель строки 100 должно быть равно сумме в строке 140;
- показатель строки 140 должен быть больше или равным сумме в строке 150;
- средняя заработная плата (строка 120 делённая на строку 110) не может быть меньше установленного МРОТ;
- показатели «Общая сумма доходов» раздела 2 всех справок (приложение №1) должны быть равны сумме всех строк «Сумма дохода» раздела 2 приложений к справкам.
В письме есть и другие соотношения.
Сроки сдачи корректировки
Обнаружить ошибку в 6-НДФЛ могут как сами работники налогового агента, так и специалисты налоговой инспекции. Последние обязаны выслать требование об устранении нарушений. Его нужно исполнить в течение 5 дней после получения.
Подавать корректировку следует как можно раньше — сразу после найденного несоответствия. Санкций не будет, если ошибка, обнаруженная в декларации, не станет причиной занижения НДФЛ к уплате. Но налоговый инспектор обязательно запросит исправленную декларацию и письмо — пояснение.
Отправить корректирующий отчёт 6-НДФЛ можно в любой из трёх промежутков:
- между датой подачи исходного отчёта и последним днём разрешённого периода отправки декларации. Будет считаться, что получен исходный вариант декларации, и санкций со стороны ФНС не последует;
- между последним днём разрешённого периода отправки декларации и последним установленным сроком уплаты НДФЛ. Здесь ИФНС может сама обнаружить ошибку и отправить запрос налоговому агенту. Если он уложится в 5 дней и внесёт поправки, штрафа не будет. Если налоговый агент сам исправит ошибку без полученного требования и уплатит недостающую сумму НДФЛ, то санкций тоже не будет;
- по истечении последнего разрешённого дня подачи отчётности и дня уплаты НДФЛ. Штраф будет только при несоблюдении 5-дневного срока ответа на требование. Однозначно придётся уплатить штраф за просрочку перечисления НДФЛ в размере 20% от неуплаченной суммы налога. За подачу корректирующего отчёта без наличия уведомления от ИФНС штраф не полагается, вне зависимости от сроков его отправки.
Таким образом, есть всего два способа избежать штрафов:
- подать корректировку и доплатить НДФЛ до получения требования ИФНС об устранении расхождений;
- устранить расхождения и перечислить НДФЛ в установленные 5 дней после получения требования ИФНС.
Штрафа не будет, если налоговики не выявят нарушений исходной декларации по результатам выездной проверки.
Наличие (или отсутствие) штрафа не освобождает налогового агента от необходимости расчёта и уплаты пеней за просрочку с перечислением НДФЛ.
Пени по организации-налоговому агенту считаются по ставке 1/300 от ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки до 30 дня включительно и 1/150 ставки начиная с 31 дня. Для ИП ставка остаётся той же (1/300) на весь период просрочки.
Часто задаваемые вопросы
Нет, письмо не считается обязательным приложением к декларации, и делается по усмотрению налогового агента или по отдельному запрос ИФНС. Подаётся в свободной форме. В нём указываются реквизиты заявителя и излагается суть разъяснений по вносимым исправлениям.
Тем же самым, что и исходный вариант. Если он был на бумаге, то и новый отчёт должен быть такой же. Аналогично и с электронной версией. Напоминаем, что бумажную декларацию разрешено отправлять при числе работников не больше 10.
