Работодатель сам решает, как будет платить работникам зарплаты. Современный бизнес обычно переводит деньги на карту, но кто-то до сих пор платит зарплату наличными. А иногда сотрудники сами заинтересованы в наличных и просят руководителей платить им на руки.
Всегда ли законно получать зарплату из кассы и какой порядок при этом нужно соблюдать, расскажем в материале.
Можно ли получать зарплату из кассы
Большинство работодателей могут выдавать зарплату сотрудникам на руки. Законодательно это не запрещается.
Для того, чтобы платить зарплату сотрудникам наличными, не обязательно иметь ККТ. Можно снимать деньги со счёта и передавать сотрудникам. Однако придётся организовать соответствующий порядок. Как минимум, открыть кассовый отдел или назначить материально-ответственного работника. Это может быть отдельный сотрудник-кассир или бухгалтер. Права и обязанности, которые принимает материально-ответственный, прописывают в соглашении и отдают сотруднику для ознакомления под подпись.
Потребуется соблюдать кассовую дисциплину. Все средства, в том числе, отведённые под зарплаты, подлежат учёту в кассовой книге. Зарплату сотрудникам выдают по документам:
- расходному ордеру;
- ведомостям (платёжным, расчётным).
Бизнесу необходимо обеспечить условия как для хранения наличных, так и их транспортировки. Наличные операции сопровождаются заполнением кассовых ордеров, которые утверждает главный бухгалтер.
Как перейти на новый формат выдачи зарплаты
Если сотруднику платили переводами на карту, но он хочет начать получать деньги на руки, нужно написать заявление на имя руководителя. Специальной формы не предусмотрено, писать можно в свободной форме, указав:
- ФИО заявителя;
- ФИО руководителя;
- название компании;
- период, с которого сотрудник просит выдавать ему зарплату из кассы;
- основание — ссылка на 136 статью Трудового кодекса.
Важно! Если в трудовом договоре указано, что работодатель будет выдавать оплату переводом, то требовать обратного работник не вправе. То, в которой форме работодатель будет выдавать деньги, остаётся на его усмотрение. Так что руководство может согласиться, а может отказать.
Если в трудовом соглашении значилось, что зарплата будет выплачиваться переводом на счёт сотрудника, потребуется составить дополнительное соглашение с руководителем о внесении изменений в условия сотрудничества. Если форма с самого начала не уточнялась, дополнительные документы не потребуются.
Вправе ли работодатель отказать в зарплате на руки
Как мы уже заметили, последнее слово всегда остаётся за работодателем. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе платить наличными. Но при определённом условии.
Если коротко, тут правила такие:
- Если при устройстве на работу сотрудник согласился на зарплату переводом, значит, требовать другого не может.
- Если в трудовом договоре не отразили, что зарплата будет поступать работнику на счёт, работодатель не может ему отказать в выплате наличными.
Некоторые сотрудники после отказа обращаются в суд. И суды в первую очередь обращают внимание на трудовой договор — исход будет зависеть от того, как стороны договаривались о выплате зарплаты изначально.
Серьёзное основание для отказа в выдаче зарплаты на руки — ликвидация кассового отдела. Если бизнес принял решение работать полностью без наличных, платить сотрудникам из кассы он объективно не может.
Кроме того, если бизнес работает с иностранным лицом, выдавать ему зарплату из кассы запрещается. Рассчитываться с людьми из-за рубежа наличными можно в определённых случаях — они указаны в Федеральном законе №173-ФЗ. Оплаты труда в закрытом перечне нет. Та же позиция отражена в письме ФНС №3Н-4-17/15799.
Если работодатель заплатит зарубежному специалисту из кассы, он нарушит валютное законодательство. Это грозит штрафом — от 75% до 100% от выплаченной суммы.
Часто бизнес отказывается платить сотрудникам наличными, потому что переводы на счёт выгоднее. Многие банки предоставляют специальные условия для зарплатных переводов. Например, предлагают скидку на обслуживание счёта или переводы без комиссии. Это позволяет сэкономить на инкассации, зарплате материально-ответственного сотрудника, обслуживании и охране наличных денег.
Кроме того, так удобнее — не нужно встречать сотрудников в офисе и проводить выдачу лично раз за разом. Чем больше штат, тем больше времени уходит на расчёты.
Порядок расчётов наличными
Общие правила по выдаче зарплаты не отличаются от стандартных. Оплачивать труд сотрудников нужно дважды в месяц. Деньги выплачиваются из кассы, сотрудник приходит за зарплатой лично.
Выплату необходимо документально оформить. Составляется одна из ведомостей:
- расчётно-платёжная (форма Т-49);
- расчётная (форма Т-51).
В каком порядке нужно действовать:
- В первую очередь, составляется ведомость. Её утверждает руководитель или главбух.
- Документ передают сотруднику, работающему с кассой. Тот проверяет, корректно ли заполнена ведомость. Затем выделяет из кассы необходимую сумму.
- Сотрудник приходит в назначенное время за зарплатой. Если кассир не знает его лично, он вправе попросить паспорт или другое удостоверение личности, чтобы убедиться, что выдаёт деньги компании, кому нужно.
- Принимая деньги, сотрудник расписывается в расчётном документе.
Проверять сумму стоит на месте, не отходя от кассира. Если сотрудник позже обнаружит, что ему не доплатили, доказать это будет сложно.
Сумма, выделенная специально под зарплаты, может храниться в кассовом отделе не дольше 5 рабочих дней. Если не удастся рассчитаться со всеми сотрудниками вовремя, остаток возвращают банку. В учёте эту сумму депонируют, но её нужно вернуть, если сотрудник потребует.
Стандартные операции в бухучёте проводят корреспонденциями:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 70 | 50 | Выдали сотруднику зарплату из кассы |
| 70 | 76.04 | Депонировали сумму, которую не удалось выдать вовремя |
| 51 | 50.01 | Перевели остаток на расчётный счёт |
| 50.01 | 51 | Вернули депонированную сумму со счёта в кассу |
| 76.04 | 50.01 | Отдали невыплаченные деньги сотруднику |
