Для сотрудника подарок от работодателя — это ещё один повод убедиться, что рабочее место выбрано правильно. А вот для компаний и ИП — это дополнительные документы и бюджетные расходы. Рассказываем, какими налогами облагаются новогодние подарки сотрудникам и их детям и какие документы оформлять.
Что нужно знать о подарках сотрудникам?
Организации заинтересованы в здоровой и дружеской атмосфере внутри коллектива. В таких условиях специалисты быстрее справляются с задачами и добиваются успехов.
Один из способов повышать лояльность — подарки за профессиональные достижения, к праздникам и памятным датам. Например, специалист закрывает сделку на 10 млн рублей с крупным клиентом — в знак благодарности фирма дарит дорогие часы с именной гравировкой.
В хороших компаниях не забывают о семьях сотрудников. К Новому году детям дарят кульки со сладостями — те самые, которые вы так ждали от мамы с папой в школьные времена. И это тоже хороший вариант поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе.
Подарки можно разделить на две группы:
- за труд и профессиональные успехи;
- в честь праздников и памятных дат.
Вернёмся к часам за крупную сделку. Этот подарок попадает под трактовку статьи 191 ТК РФ — поощрение за труд как премия за выполнение KPI. Льгот нет, нужно заплатить налоги и взносы в полном объёме с рыночной стоимости подарка.
Когда фирма дарит подарки в праздники или памятные даты, то льготы есть — часть стоимости не облагается налогами. Но воспользоваться ими можно, если правильно оформлены документы.
Не успеваете вести бухгалтерский и налоговый учёт?
Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы автоматизировать рутину — расчёт налогов, подготовку первички, отчётов и налоговых деклараций.
Попробовать бесплатно
Как правильно оформлять подарки в честь праздников?
- За профессиональные достижения. Оформите приказ по форме Т-11 или Т-11а — утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1. В документе указывается получатель, подарок и стоимость.
- В честь праздника или круглой даты. Заключите с получателем договор дарения по статье 574 ГК РФ. В документе указывается получатель, подарок и стоимость.
Если подарок дешевле 3000 рублей, можно обойтись без договора дарения. Подойдёт другой документ с реквизитами первичного документа, который утверждён учётной политикой. Например, пользуются ведомостью выдачи, чтобы сократить объём документооборота и снизить нагрузку на ответственных лиц.
Стоимость подарков в налоговом учёте отражается без НДС, акцизов и прочих налогов.
Желательно, чтобы организация заранее утвердила локальные нормы дарения подарков сотрудникам. В положении фиксируют, когда, кому и при каких обстоятельствах дарят подарки. Здесь же описывают порядок закупки подарков, которому следуют ответственные лица. Например, ограничивают перечень контрагентов, у которых можно проводить закупки.
НДФЛ
Если стоимость новогоднего подарка ниже 4000 рублей, то такой доход в натуральной форме не облагается НДФЛ — пункт 28 статьи 217 НК РФ. Сведения о подарке не включают в 6-НДФЛ. Но организация должна учитывать стоимость подарков в течение года на случай превышения льготной суммы.
Если в течение года стоимость подарков превышает 4000 рублей, то с суммы превышения работодатель удерживает НДФЛ. Сведения о стоимости презентов включают в 6-НДЛ и указывают вычет — 4000 рублей.
Пример. Новогодний подарок для Севастьянова Алексея обошёлся в 6000 рублей. С превышения льготной суммы компания удержит НДФЛ: (6000 – 4000) х 13% = 260 рублей. Налог удержат в ближайший день выплаты зарплаты или иного дохода.
Подробнее об обложении подарков налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) Минфин РФ рассказывал в письмах № 03-01-10/83519 от 15.10.2021 года и № 03-04-06/105519 от 31.10.2022 года.
Страховые взносы
Страховыми взносами облагаются подарки за профессиональные достижения или выполнение планов. Законом они трактуются как премии, то есть составная часть заработной платы. Следовательно, подарки передаются в рамках трудовых отношений и облагаются взносами — льготных сумм, как с НДФЛ, нет.
Подарки на праздники и по важным датам проводят по гражданско-правовому договору дарения. Он не относится к трудовым отношениям, поэтому подарок в полной стоимости не облагается страховыми взносами — пункт 4 статьи 420 НК РФ.
Вернёмся к примеру Севастьянова Алексея, который на Новый год получил подарок за 6000 рублей. Организация не должна платить взносы, но только при наличии письменного договора, подписанного руководителем и сотрудником.
Если налоговая придёт с проверкой и организация не предоставит договор дарения, то вручённый подарок признают объектом трудовых отношений. Компании выпишут штраф и обяжут доплатить страховые взносы. Но на практике такое встречается редко: подобные случаи могут выявить только по жалобе третьих лиц.
НДС
Дарение подарков — это передача товаров на безвозмездной основе, которая облагается налогом на добавленную стоимость (НДС) согласно пункту 1 статьи 146 НК РФ, но только если предприятие работает на общем режиме. ООО и ИП на упрощёнке и других спецрежимах, освобождённых от уплаты НДС, не учитывают налог при дарении подарков.
Формально при дарении новогодних подарков сотрудникам и их детям организации и ИП ничего в бюджет не платят. Сначала они закупают подарки, а затем передают работникам по цене покупки. То есть входящий и исходящий НДС равны, к уплате — 0 рублей.
Однако, нулевая сумма к уплате не означает, что фирма может не оформлять документы. Что подготовить:
- Получить от поставщика счёт-фактуру или УПД с выделенной суммой налога. Делается в стандартном порядке, никаких особенностей нет.
- При дарении подарков:
- подготовить бухгалтерскую справку-расчёт с перечислением подарков, стоимостью и суммой налога;
- или оформить счёт-фактуру, но не на каждого работника, а общую. В полях Покупатель, Адрес и ИНН/КПП поставить прочерки. В книге продаж отразить операцию с кодом «26».
Если в ходе проверки не предоставить документы, подтверждающие передачу подарков, налоговая может доначислить НДС и выписать штраф за несвоевременную уплату налога.
О порядке начисления и уплаты НДС с подарков сотрудникам Минфин РФ рассказывал в письмах № 03-01-10/83519 от 15.10.2021 года и № 03-07-11/102497 от 16.12.2021 года.
Устали искать нормального квалифицированного бухгалтера? Не тратьте время на HR-функции. Отдайте бухгалтерский и налоговый учёт на аутсорс специалистам «Моё дело». Они станут штатным работником, который не просится в отпуск и не уходит на больничный.
Как это влияет на налог на прибыль?
Расходы на покупку новогодних подарков сотрудникам и их детям не уменьшают базу налога на прибыль — статья 270 НК РФ.
Если подарок дарят за профессиональные успехи по аналогии с премией, со стоимости уплачены взносы, то расходы уменьшают базу налога на прибыль.
Хитрость при дарении подарков детям сотрудников
Когда организация собирает новогодние подарки для детей сотрудников, есть небольшая хитрость. Договор дарения можно оформить не на работника, а напрямую на его ребёнка. Тогда он выступает получателем и применяется отдельный необлагаемый лимит.
Например, Севастьянов Алексей получил новогодний подарок за 6000 рублей, а для его ребёнка фирма подготовила кулёк за 3500 рублей. Если оформить единый договор дарения, то НДФЛ удержат с 5500 рублей (9500 – 4000).
А можно оформить два договора дарения — на сотрудника и ребёнка. Тогда с кулька НДФЛ удерживать не надо, он дешевле 4000 рублей и полностью попадает в необлагаемый лимит. А с Севастьянова удержат те же 260 рублей. Это полностью законный метод, который не рассматривается как попытка уклониться от уплаты налога.
Страховые взносы платить не нужно, потому что нет трудовых отношений. НДС начисляется в общем порядке, на расходы нельзя уменьшать базу налога на прибыль.
Если стоимость подарка ребёнку выше 4000 рублей, с суммы превышения организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ в ближайшую дату выплаты дохода. Но ребёнок не работает в компании, нет возможности выполнить обязательства налогового агента. Поэтому в ИФНС по месту регистрации направляют соответствующее уведомление.
Учёт новогодних подарков сотрудникам в бухгалтерском учёте
Кроме налогового учёта, новогодние подарки сотрудникам и их детям нужно правильно отразить в бухгалтерском учёте. В проводках используется счёт 91 «Прочие доходы и расходы».
Представим, что организация купила подарки на 24 000 рублей (с учётом НДС — 4000 рублей). Партию оплатили на расчётный счёт.
Проводки:
- Дт 41 / Кт 60 — 20 000 — получены подарки от поставщика.
- Дт 19 / Кт 60 — 4000 — поставщик предъявил НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 4000 — к вычету принят «входной» НДС.
- Дт 60 / Кт 51 — 24 000 — поставщику оплачена стоимость новогодних подарков.
- Дт 73 / Кт 41 — 20 000 — отражена передача подарков сотрудникам.
- Дт 91 / Кт 73 — 20 000 — стоимость новогодних подарков списана в прочие расходы.
- Дт 91 / Кт 68 — 4000 — начислен НДС со стоимости новогодних подарков.
Новогодние подарки можно купить за наличные. Средства выдают подотчётному лицу, после чего он должен предоставить авансовый отчёт, заполненный по общим правилам.
Если организация применяет нормы ПБУ 18/02, то после дарения подарков возникает постоянная налоговая разница и постоянное налоговое обязательство (ПНО). Напомним, расходы на новогодние подарки не уменьшают базу по налогу на прибыль в НУ. ПНО в БУ отражают проводкой: Дт 99 / Кт 68. Таким образом, новогодние подарки сотрудникам и их детям облагаются налогами, но не в полном размере. НДФЛ удерживают с превышения 4000 рублей, а страховые взносы не платят с любой суммы. Дарение подарков нужно оформить документально, чтобы в случае проверки подтвердить право на вычет. На детей можно оформлять отдельные договоры дарения, чтобы не выходить за размер вычетов и сэкономить на налогах.
Автоматизируйте бухгалтерский и налоговый учёт в «Моё дело».
Забудьте о таблицах и ручном внесении записей. Система рассчитает налоги, подготовит отчёты и напомнит о сроках выполнения бюджетных обязательств.
Узнать подробнее
