Рано или поздно любую кассу нужно менять — при поломке, износе, краже, утере. Но есть кассовый аппарат, а есть фискальный накопитель (ФН), который считается его неотъемлемой частью. ФН меняют чаще, чем саму кассу. Расскажем про порядок замены накопителя — сроках, действиях и санкциях за возможные нарушения.
Причины для снятия ФН с учёта
Современный кассовый аппарат состоит из самого прибора и микрочипа — фискального накопителя, который:
- сохраняет в памяти все кассовые операции;
- шифрует и защищает данные;
- передаёт сведения оператору фискальных данных (ОФД), который отправляет их в ИФНС.
ФН привязывается к конкретному аппарату и только потом ККТ регистрируется в налоговой инспекции. Закрыть кассу означает снять её с учёта в ИФНС.
У каждого ФН есть срок действия — 15 или 36 месяцев, в зависимости от типа. Чаще всего их меняют в связи с истечением этого срока. Но могут быть и иные причины:
- полное заполнение объёма памяти ФН;
- смена владельца кассового аппарата;
- утеря, порча, поломка, кража кассы;
- покупка более современного аппарата.
Во всех вышеуказанных случаях (кроме заполнения памяти ФН), владелец кассы сам снимает её с учёта.
Но есть поводы для принудительного закрытия кассы после обращения налоговой инспекции:
- прошёл месяц после истечения срока действия ФН;
- модель кассового аппарата выбыла из госреестра ККТ как устаревшая;
- ИП или ООО исключены из ЕГРИП или ЕГРЮЛ в связи с закрытием (ликвидацией).
Сообщение о закрытии ФН от ИФНС придёт в личный кабинет, письмо — по адресу регистрации ООО или домашнему адресу ИП.
Владелец кассы должен в течение 2 месяцев после получения уведомления создать отчёт о закрытии ФН. Если не работает сама касса, нужно принести ФН в ИФНС для считывания. На это даётся 30 дней.
Порядок действий при закрытии ФН и снятии кассы с учёта
При добровольном снятии с учёта ФН владелец должен:
- сформировать отчёт о закрытии кассы для налоговой инспекции;
- заполнить заявление о снятии ФН с учёта;
- отправить заявление по почте или электронно, через личный кабинет на сайте ФНС;
- получить из ИФНС карточку о снятии ФН с учёта.
Примерный срок от начала формирования отчёта о закрытия ФН до получения карточки о снятии ФН с учёта — 15 рабочих дней.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Формирование отчёта о закрытии ФН в налоговую инспекцию
В двух случаях отчёт о снятии с учёта ФН не понадобится:
- при поломке ФН. Его сначала нужно отправить производителю на экспертизу. Тот в течение рабочих 30 дней сообщает результаты владельцу и ИФНС через кабинет ККТ. Если окажется, что данные с ФН считать можно, нужно передать ФН налоговой инспекции не позднее 2 месяцев со дня подачи заявления о снятии ФН с учёта;
- при утере или краже ФН. В этом случае пишется заявление в полицию и берётся справка о его регистрации. Не позже следующего рабочего дня после получения справки нужно подать заявление о снятии ФН с учёта.
Во всех других случаях нужно сформировать отчёт о закрытии ФН. Последовательность действий будет следующая:
- удостовериться, что данные по всем кассовым операциям переданы ОФД;
- создать отчёт о закрытии смены;
- создать отчёт о закрытии ФН. Нужно следовать инструкции пользователя, которая прилагается к каждому кассовому аппарату. Убедитесь, что отчёт ушёл ОФД;
- распечатать или сохранить отчёт о закрытии ФН;
- вытащить ФН из кассового аппарата;
- обеспечить хранение ФН в безопасном месте в течение 5 лет. Быть готовым предъявить его по запросу налоговых инспекторов.
Распечатанный отчёт понадобится для заполнения заявления о снятии кассы с учёта.
Подготовка заявления о снятии ККТ с учёта
Приказом ФНС России от 08.09.2021 №ММВ-7-20/799@ утверждён бланк заявления о снятии ККТ с регистрационного учёта. Его можно распечатать и заполнить от руки. Но удобнее воспользоваться личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС и заполнить готовую форму.
Есть три способа отправки документа в ИФНС:
- отдать его налоговому инспектору;
- отправить через личный кабинет на сайте ФНС;
- воспользоваться личным кабинетом ОФД.
Само заявление заполнить несложно — оно состоит из титульного листа и раздела 1 (Сведения о сформированных фискальных документах).
На титульном листе проставляются следующие данные:
- ОГРН (ОГРНИП), ИНН, КПП владельца ККТ, номер страницы (ставятся на каждом листе);
- наименование организации (или ФИО ИП);
- наименование модели ККТ, её заводской номер;
- отметка о хищении или утере (да/нет);
- количество листов заявления;
- количество листов прилагаемых документов;
- ФИО руководителя, подпись, дата;
- реквизиты доверенности (при необходимости).
В разделе 1 указываются:
- подтверждение о неисправности ФН или утере (краже) ККТ — да/нет;
- номер отчёта о закрытии ФН;
- дата формирования отчёта о закрытии ФН;
- время формирования;
- фискальный признак документа (10-значный уникальный номер).
На каждом распечатанном листе нужно поставить подписи и даты.
Получение подтверждения о снятии кассы с учёта
Касса считается снятой с регистрации в день составления ИФНС соответствующей карточки. Она оформляется по форме КНД 1110065 в течение 10 рабочих дней после получения заявления. Потом, в течение, 5 рабочих дней она должна быть передана владельцу ККТ непосредственно в инспекции, либо через личные кабинеты на сайте ФНС или ОФД.
В ней содержатся следующие данные:
- наименование модели ККТ;
- заводской и регистрационный номера ККТ;
- наименование (ФИО) владельца;
- дата снятия ККТ с учёта.
Что можно сделать с кассой после снятия с учёта? Продать, сдать в аренду, или вставить новый ФН по прошествии какого-то времени.
Новый владелец должен зарегистрировать кассовый аппарат на себя. Для этого нужно иметь данные из отчёта о закрытии ФН и новый ФН. Перерегистрация производится через сайт ОФД. Там понадобится заполнить заявление о регистрации ККТ, указать реквизиты ККТ (заводской и регистрационный номера, наименование) и ФН.
На некоторых моделях ККТ запрещено самостоятельно вскрывать аппарат для извлечения ФН — это могут делать только сертифицированные специалисты ОФД.
Всю работу по снятию ККТ с учёта стоит доверить профессионалам. Часто она уже включена в пакет абонентсих услуг ОФД, и дополнительно не оплачивается.
Штрафы за нарушение процедуры закрытия кассы
Если вовремя не провести процедуру снятия ККТ с учёта, компании-владельцу вынесут предупреждение или наложат штраф по пункту 4 статьи 14.5 КоАП РФ в сумме от 5 до 10 тыс.руб. Должностных лиц компании (и ИП) оштрафуют на 1,5-3 тыс.руб.
В интересах владельца все действия проводить своевременно — особенно при краже или пропаже ККТ. Без полученной справки и заявления о снятии с регистрации ККТ ИФНС будет считать пробитые суммы чеков доходами компании и начислять с них налог. В этом случае будет грозить ещё и штраф согласно пункту 2 статьи 14.5 КоАП РФ:
- на должностных лиц и ИП — от 25% до 50% от суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 10 тыс.руб.;
- на организацию — от 75% до 100% от суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 30 тыс.руб.
