Выплаты за отпуск и временную нетрудоспособность облагаются подоходным налогом и отражаются в разделах 1 и 2 в нескольких комплектах строк отчёта. В этой статье вы узнаете, как показывать отпускные и больничные в новом отчёте 6-НДФЛ при стандартных и нетипичных ситуациях.
Как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ
С 2024 года действует новая форма 6-НДФЛ. По ней предприниматели и организации стали отчитываться с 1 квартала 2024 года. Правила заполнения документа смотрите в Письме ФНС от 04.12.2023 №БС-4-11/15166@. Изначально предлагали форму, регламентированную Приказом ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@. Однако она уже не актуальна в связи с тем, что с 2024 года ввели два срока уплаты НДФЛ. Если налоговики не успеют внести соответствующие корректировки в форму из Приказа № ЕД-7-11/649@, тогда за 1 квартал 2024 года нужно подавать отчёт 6-НДФЛ по форме из Письма № БС-4-11/15166@.
Отражение отпускных в отчёте сводится к заполнению некоторых комплектов строк в разделах 1 и 2:
| Раздел | Строка |
|---|---|
| 1 | 010 — код бюджетной классификации (КБК) |
| 020 — сумма НДФЛ с начала налогового периода | |
| 021 — по первому сроку перечисления | |
| 022 — по второму сроку перечисления | |
| 023 — по третьему сроку перечисления | |
| 024 — по четвертому сроку перечисления | |
| 025 — по пятому сроку перечисления | |
| 026 — по шестому сроку перечисления | |
| 2 | 100 — ставка налога (НДФЛ — 13% или 15%) |
| 105 — код бюджетной классификации (КБК) | |
| 110 — количество физлиц, получивших доход | |
| 120 — сумма выплаченного дохода с начала отчетного периода | |
| 140 — исчисленная сумма налога | |
| 160 — удержанная сумма налога |
Важно! Если крайний день срока выплаты отпускных выпадает на выходной, праздничный или не рабочий день, днем окончания срока считается рабочий день до срока выплаты отпускных.
При расчёте НДФЛ с отпускных нужно учесть, что дата получения дохода — фактическая дата его выплаты. Именно в этот день нужно удержать налог, а перечислить не позже 28-го числа текущего месяца за период выплаты с 1-го по 22-ое число текущего месяца или не позже 5-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число текущего месяца (имеется исключение в декабре).
Пример заполнения 6-НДФЛ:
Пример 1
Пример 1.1
ООО «Одуванчик» выплатило отпускные двум сотрудникам:
- первому 19 января — 30 000 рублей, НДФЛ: 3 900;
- второму 2 февраля — 37 000 рублей, НДФЛ: 4 810.
Срок уплаты налога по первой выплате — до 29 января (перенесён с 28 января из-за выходного), по второй выплате — до 28 февраля. То есть суммы будут отражены по первому и третьему сроку перечисления.
Общая сумма отпускных за 1 квартал — 67 000 (30 000 + 37 000) рублей, а НДФЛ — 8 710 (3 900 + 4 810) рублей.
В 6-НДФЛ отпускные отражены следующим образом:
Для автоматизации расчёта НДФЛ и подготовки отчётности используйте сервис «Моё Дело». Система исключает вероятность допущения ошибки и имеет функцию удаленной отправки документа в налоговую инспекцию.
Как заполнить в 6-НДФЛ отпускные, выплачиваемые отдельно и вместе с зарплатой
Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в первом разделе формы 6-НДФЛ их показывают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые (до 5-го или 28-го числа или с учётом нюансов в декабре).
Если человек уходит в отпуск с последующим увольнением, в первом разделе сведения по НДФЛ отражают вместе по одному сроку перечисления.
Срок перечисления подоходного налога с заработной платы — не позже 28-го числа текущего месяца за период выплаты с 1-го по 22-ое число текущего месяца или не позже 5-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число текущего месяца (есть особенности в декабре), пункт 6 статьи 226 НК РФ. Это же касается и отпускных. Но если отпускные и зарплата платятся в разные дни, нужно учитывать, к какому сроку перечисления (первому, второму, третьему, четвёртому, пятому или шестому) относятся суммы налога с этих выплат.
При этом в разделе 2 в строке 120 сумма выплаченного дохода складывается, а в строке 140 — указывают общий размер исчисленного налога (если эти суммы по факту были выплачены).
Пример:
ООО «Одуванчик» 12 января (в последний рабочий день) выплатило сотруднику заработную плату (60 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (30 000 рублей). НДФЛ — 7 800 и 3 900 рублей соответственно. В 6-НДФЛ бухгалтер отразит это следующим образом:
Пример 2
Пример 2.1
Отражения отпускных в неоднозначных ситуациях
Выплатили после того, как сотрудник ушёл на отдых
Выплата отпускных работников осуществляется, как минимум, за 3 дня до выхода на отдых (статья 136 Трудового кодекса РФ).
Сотрудникам полагается компенсация за просрочку — 1/150 от актуальной ключевой ставки Центрального Банка РФ (смотрите на официальном сайте ведомства) за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчёта включительно (статья 236 ТК РФ).
Что касается НДФЛ с компенсации, то безопаснее его удерживать и платить, чтобы не разбираться с налоговой инспекцией (Письмо Минфина от 27.05.2022 г. № 03-04-06/50079).
Пример:
ООО «Одуванчик» перечислило сотруднику, ушедшему на отдых 20 января, отпускные в размере 30 000 рублей с 3-дневной задержкой (19 января вместо 16 января). Посчитаем сумму выплаты за отпуск с компенсацией за просрочку: 30 000 + (30 000 х 7,5% / 150) х 3 = 30 000 + 45 = 30 045 рублей.
НДФЛ равен 30 045 * 13% = 3 906
Образец заполнения 6-НДФЛ:
Пример 3
Пример 3.1
Отражение отпускных в последний день месяца
Если отпускные выплачены в последний день месяца, НДФЛ с них отражается аналогично, как и по другим датам выплаты отпускных. Дело в том, что дата получения дохода с 2023 года — это дата его фактической выплаты. Налог считается и показывается в 6-НДФЛ согласно первому, второму, третьему, четвёртому, пятому и шестому срокам перечисления.
Сложность в отражении информации до 2024 года была по переходящим выплатам — доход выплачен в одном квартале (указывался во 2 разделе отчетной формы), а налог должны были перечислить по сроку перечисления, входящему в другой отчётный период (показывали в разделе 1 следующей отчётной формы). Этот момент нужно учесть при сдаче корректировочных 6-НДФЛ, которые, например, подаются по отчётным периодам 2023 года. С 2024 года такой проблемы нет из-за ввода пятого и шестого сроков перечисления и обязанности уплаты НДФЛ дважды в месяц.
Пример:
Сотрудник ООО «Одуванчик» уходит в отпуск 4 июля 2023 года. Работодатель обязан перечислить отпускные не позже 30 июня. В разделе 1 отчета 6-НДФЛ за полугодие сумма налога показываться не будет (потому что первый срок перечисления с 23 июня по 22 июля), а в разделе 2 сумма отпускных будет показана, так как она фактически выплачена в период с 1 января по 30 июня (отчётный период 6-НДФЛ за полугодие).
Если сотрудник уходит в отпуск 4 июля 2024 года и работодатель выплачивает отпускные 30 июня, то выплаченный доход будет отражен в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие. И одновременно в этом же отчете в разделе 1 будет указываться сумма налога по шестому сроку перечисления — с 23 по 30 июня.
Переходящий отпуск с одного месяца на другой
Если отпускной период работника переходит с одного месяца на другой, особенностей в заполнении 6-НДФЛ не возникает. Выплата отпускных в соответствии со статьей 136 ТК РФ осуществляет за 3 дня до начала отдыха.
Пример:
Работник ООО «Одуванчик» уходит в отпуск с 25 января по 12 февраля. Работодатель обязан перевести средства не позже 20 января. Сумма налога попадет в первый срок перечисления (с 1 по 22 января).
Порядок заполнения больничных в 6-НДФЛ
Пособие по временной нетрудоспособности всегда облагается подоходным налогом, кроме случаев беременности и родов (пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ). Так как больничный застрахованному лицу перечисляется в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы или аванса (пункт 1 статьи 15 Федерального закона № 225-ФЗ от 29 декабря 2006 года), есть несколько нюансов по заполнению формы 6-НДФЛ.
Во втором разделе заработная плата и больничный, перечисленные в одном квартале, суммируются, но в разделе 1 разносятся по отдельным строкам, только если у них разные сроки перечисления. Если же они совпадают, то суммы указываются по одной строке (так происходит довольно часто). Необходимо помнить, что с 2023 года даты получения доходов — это фактические даты выплаты зарплаты и больничных.
Внимание! С 2021 года страхователи оплачивают работникам больничные пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности (и взимают налог только за этот период). Остальную сумму застрахованному лицу переводит Социальный фонд России.
Пример:
Заработная плата работника ООО «Одуванчик» за январь — 70 000 рублей. В начале февраля он отсутствовал 5 дней по состоянию здоровья. По возвращению передал в бухгалтерию больничный лист, ему насчитали компенсацию — 8 700 рублей. 11 числа компания выплачивает зарплату за предыдущий месяц, а 26 — аванс за текущий.
Рассмотрим, как отражать больничные в 6-НДФЛ в разных ситуациях, включая вариант при увольнении 22 февраля. Для этого обозначим: за отработанные в феврале дни работник получил 33 000 рублей, компенсация за неиспользованный отпуск не полагается, так как все дни в текущем году использованы.
Вариант 1. Вместе с зарплатой. Заработная плата за январь и компенсация за больничный перечисляются в один день — 9 февраля (срок перенесен из-за выходного). В разделе 2 доход, уплаченный в пределах квартала, суммируется, и в разделе 1 указывается в одной строке, поскольку срок уплаты одинаковый (по третьему сроку перечисления с 1 по 22 февраля). Образец заполнения:
Пример 4
Пример 4.1
Вариант 2. Вместе с авансом. Выплата компенсации за больничный происходит в день аванса — 26 февраля. Тогда в 6-НДФЛ налог указывают по четвёртому сроку перечисления (с 23 февраля по 29 февраля) и при этом также указывают НДФЛ с аванса (это нужно делать с 2024 года по новым правилам).
Вариант 3. Вместе с увольнением. Если выплату больничных отложили до перечисления аванса, а сотрудник решил прекратить трудовое сотрудничество 22 февраля, остатки по зарплате и компенсацию выплачивают в один момент. В разделе 2 указывают общую сумму дохода, и в разделе 1 заполняют одну строку (по третьему сроку перечисления с 1 по 22 февраля). В разделе 2 также указывают обе эти суммы.
Воспользуйтесь интернет-бухгалтерией «Моё Дело», чтобы ускорить расчеты и исключить вероятность допущения ошибки. Система сама учитывает нестандартные ситуации, определяет сумму к уплате и формирует отчетность.
6-НДФЛ при перерасчёте отпускных
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:корректировочный 6-НДФЛ также сдавать не нужно, но по другой причине. Дело в том, что в отчёте указываются фактические данные по выплаченному доходу и удержанному НДФЛ. Эти данные не меняются при перерасчёте, а изменяются начисленный доход и рассчитанная с него сумма НДФЛ. Далее в следующем месяце в учёте по зарплате сотрудника будет произведён зачёт положительных или отрицательных сумм перерасчёта, в связи с чем уменьшатся или увеличатся суммы к выплате дохода и удержанию НДФЛ. Это правило действует с 2024 года, поскольку именно с текущего года в 6-НДФЛ указывается выплаченный доход. Что касается, к примеру, 2023 года, то там указывался начисленный доход и в этом случае при проведении перерасчёта нужно было действовать по-другому:
Схема 6-НДФЛ
Таким образом, корректирующую форму подавали за периоды 2023 года, если отпускные, выплаченные в предыдущем отчётном периоде, пересчитаны в меньшую сторону (например, если произошел отзыв из отпуска и работодателю не удалось договориться с сотрудником о зачете излишки в счёт заработной платы).
Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация за неиспользованный отпуск — это не отпускные (средний заработок, умноженный на количество дней отпуска работника), а выплата, связанная с увольнением работника. Поэтому применяется общая норма перечисления НДФЛ в бюджет: не позднее 5-го или 28-го числа (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
Пример:
Сотрудник ООО «Одуванчик» уволился 18 января 2024 года. Компания в этот же день перечислила остаток заработной платы (35 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (17 000 рублей). Так как срок уплаты НДФЛ с зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск одинаковый, в первом разделе заполняют одну строку — по первому сроку перечисления.
Пример 5
Пример 5.1
Теперь вы знаете, как показать отпускные и больничные в форме 6-НДФЛ в стандартных и нетипичных ситуациях. Чтобы исключить ошибки и ускорить подготовку отчётности, советуем использовать сервис «Моё Дело». Система автоматизирует расчёт и заполнение формы.
Часто задаваемые вопросы
500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения на организацию (статья 126.1 НК РФ), 300-500 рублей должностному лицу (статья 15.6 КоАП РФ) и 100-300 рублей индивидуальному предпринимателю.
