Отсутствие по невыясненной причине в СЗВ-СТАЖ

При неявке человека на работу происходит разрыв страхового стажа. Время отсутствия по невыясненной причине фиксируют в СЗВ-СТАЖ. Расскажем, что считается прогулом и каким образом показать его в отчёте.

Как заполнить отчёт при отсутствии работника по невыясненной причине

В Порядке заполнения СЗВ-СТАЖ нет объяснения, как показать неявку на работу по невыясненным обстоятельствам. Но отразить этот период надо — прогул по вине работника не оплачивается и не входит в стаж на основании Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.

Для отражения в отчёте некоторых не входящих в стаж периодов используется код «НЕОПЛ» — например, для отпуска за свой счёт, простоя из-за сотрудника, отстранения от выполнения работы при нарушении трудового распорядка и т.д.

Для прогула этот код также можно использовать для указания периода в СЗВ-СТАЖ.

Как отразить в СЗВ-СТАЖ прогул

Прогул предусматривает разрыв стажа. Указать его можно двумя способами:

исключить из периода работы время прогула;
указать период прогула с кодировкой «НЕОПЛ».

Пример

Сотрудник принят с 10.01.2022. Период отсутствия по невыясненной причине с 15.03.2022 по 25.03.2022.

По первому варианту в графах 6 и 7 период работы можно указать двумя строками:

10.01.2022 — 14.03.2022;
26.03.2022 — 31.12.2022.

По второму варианту можно:

в графах 6 и 7 поставить период прогула с 15.03.2022 по 25.03.2022;
в графе 11 поставить код «НЕОПЛ».

Оба варианта не приводят к искажению информации о стаже.

Общая информация об отчёте

СЗВ-СТАЖ — регламентированный отчёт, сдаваемый в ПФР по форме из Постановления от 06.12.2018 № 507П. Он сдаётся на сотрудников, оформленных по трудовым или ГПХ договорам.

СВЗ-СТАЖ имеет три формы:

исходная — формируется на сотрудников впервые за отчётный период;
дополняющая — заполняется для внесения информации, ранее пропущенной в исходном отчёте;
назначение пенсии — сдаётся на работников для назначения пенсии с учётом периодов работы в году, по которому СЗВ-СТАЖ ещё не сдавался.

Сроки сдачи

На всех застрахованных лиц	Каждый год не позже 1 марта, следующего за отчётным годом
При назначении пенсии	В течение 3-х календарных дней с момента обращения
При увольнении	В день увольнения
По заявлению сотрудника	В течение 5-ти рабочих дней с момента обращения

СЗВ-СТАЖ можно заполнять в бумажном виде при численности работников не более 10 человек. В противном случае — в электронном формате.

Способы подачи отчёта:

лично сотруднику ПФР;
по почте заказным письмом с описью вложения;
по телекоммуникационным каналам связи.

Внимание! Одновременно с СЗВ-СТАЖ подаётся форма ОДВ-1. При сдаче отчётности в электронном формате два отчёта формируются в одном файле.

Справочно-правовая система «Моё дело Бюро» поможет вам сформировать СЗВ-СТАЖ и напрямую отправить отчёт в ПФР.

Расхождения сведений в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М

Рассмотрим на примере

Сотрудник отсутствовал на работе по невыясненной причине с 15.03.2022. Кадровик пытался найти работника в течение 2-х месяцев. Затем был издан приказ от 16.05.2022 по решению руководителя об увольнении работника. Прекращение трудового договора произведено в последний день работы — 14.03.2022.

В СЗВ-СТАЖ период работы будет указан по 14 марта.
В СЗВ-М за апрель и май сотрудник будет включён — в табелях проставляли неявки и приказ об увольнении издали в мае.

Скорректировать информацию можно двумя способами:

1. Подать отменяющую форму СЗВ-М на сотрудника за апрель и май. В этом случае будет штраф 500 руб. за каждый месяц за одного сотрудника-прогульщика;
2. подать корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 15 марта по 16 мая с кодом «НЕОПЛ».

Особенности отражения прогула сотрудника

Невыход на работу отражается в отчётах СЗВ-СТАЖ с учётом того, уволен работник из-за прогула или нет:

Если уволен, то в разделе 3 не указывается код. Дата окончания работы - последний день появления сотрудника перед неявкой.
Если продолжает работать, то период неявки либо исключается из стажа работы, либо указывается с кодировкой «НЕОПЛ».

Важно! Если сотрудник уволен последним днём календарного года, эту же дату нужно указать и в графе 14.

Что считается прогулом

По ст. 81 ТК РФ прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин:

весь рабочий день (смену) без учёта его (ее) продолжительности;
более 4-х часов подряд в один рабочий день (смену).

Внимание! Небольшие опоздания в разные дни за один месяц не суммируются. Они не являются прогулом даже при превышении в общей сложности 4-х часов.

Проступок в этом случае — грубое нарушение трудовой дисциплины. Однократный прогул вполне может стать причиной увольнения. Прогул нужно документально зафиксировать — в день неявки заполнить акт об отсутствии работника. Документ подписывают не менее 2-х свидетелей, подтверждающих неявку работника.

Далее кадровик выясняет, почему сотрудник не вышел на работу. Пока не станут известны обстоятельства, в табеле учёта рабочего времени указываются неявки — код «НН». Если работник так и не предоставит оправдательный документ, в табеле проставляются прогулы — код «ПР».

Сотрудника могут уволить в связи с прогулом. Запись с указанием основания расторжения договора вносится в трудовую книжку.