Подарки — один из способов показать сотрудникам, как их ценят. Они повышают лояльность и продуктивность, сотрудники реже увольняются — предприятие не тратит деньги на постоянный поиск кадров. Но, как и другие хозяйственные операции, дарение подарков требует отражения в налоговом и бухгалтерском учёте. Рассказываем, какие документы подготовить и как рассчитать налоги.
Какие бывают подарки?
Подарки сотрудникам условно делятся на три категории:
1. Подарки за профессиональные достижения. Связаны с производственными успехами — например, за перевыполнение планов. Относятся к оплате труда.
Например, Денис — менеджер по продажам в организации «Дионис». В январе 2024 года выполнил тройную норму по реализации нового продукта. За это компания подарила Денису умные часы за 15 000 рублей.
2. Подарки на праздники. Связаны с днями рождения, юбилеями, профессиональными праздниками и другими значимыми событиями. Не относятся к оплате труда.
Егор сообщил коллективу радостную новость о скорой женитьбе. После поздравлений руководитель распорядился от лица фирмы подарить молодожёнам новый телевизор за 45 000 рублей.
Организации сами решают, к каким событиям и праздникам поощрять работников. Необязательно, чтобы это были официальные праздники. Подарки можно дарить по локальным поводам — например, за 5 лет с момента трудоустройства специалиста.
3. Подарки детям сотрудников. Как правило, это новогодние кульки со сладостями. Поводы могут быть другими: дни рождения, окончание школы или университета. Подарок адресуют напрямую ребёнку сотрудника, чтобы законно сократить налоговую нагрузку.
Необязательно, чтобы подарок был какой-то вещью. Презентом могут быть деньги, подарочный сертификат, грамота и т. п.
В законодательных актах нет строгой классификации подарков, но организации и ИП ориентируются на описанные категории. От вида презента зависит налогообложение и документальное оформление.
Как правильно оформить дарение?
Какие документы оформлять в зависимости от вида подарка:
- Подарки за профессиональные достижения. Дарение проводят по приказу Т-11 или Т-11а, если презент предоставляется двум и более работникам. Бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года № 1.
- Подарки на праздники. Оформляют договор дарения по правилам статьи 574 ГК РФ. Унифицированной формы нет, документ составляют в свободной форме. Главное — указать получателя, описание подарка и стоимостной номинал.
Если подарок дешевле 3000 рублей, разрешается оформить договор в устной форме. Вместо этого составляют любую форму с реквизитами первичного документа — например, ведомость выдачи, чтобы подтвердить факт дарения. - Подарки детям сотрудников. Оформляются аналогично подаркам сотрудников, но получателем указывают именно ребёнка, а не работника. Это позволяет законно экономить на НДФЛ.
В приказе и договоре дарения стоимость подарков указывают без учёта НДС, акцизов и прочих сборов.
Общие документы: если организация или ИП применяет общий режим, у поставщика запрашивают счёт-фактуру или УПД с выделенным НДС. Это позволит обнулить исходящий НДС, который появится после дарения подарков.
Порядок оплаты: купленные для сотрудников подарки оплачивают как другие товары или услуги. Деньги перечисляют на расчётный счёт поставщика. Возможна покупка за наличные через подотчётное лицо — тогда по завершении операции ответственный сотрудник сдаёт авансовый отчёт.
Некоторые предприятия утверждают положение о дарении подарков сотрудникам. В документе фиксируют:
- кому вручать презенты и при каких обстоятельствах;
- какие документы подготовить, чтобы обосновать передачу материальных ценностей;
- в каком порядке закупать подарки: ограничение по стоимости, список доступных контрагентов и т. п.
Положение систематизирует дарение подарков, защищает от перерасхода и позволяет новым сотрудникам быстрее ознакомиться с нормами организации.
Подарки сотрудникам: налогообложение
Вид подарка влияет не только на оформление документов, но и на налогообложение. В одном случае предприятие выполняет бюджетные обязательства в полном объёме, в другом частично освобождается от налогов.
Страховые взносы
- Подарки за профессиональные достижения. Относятся к оплате труда на уровне зарплаты и премий. Подарок облагается страховыми взносами в полном объёме по стоимостной оценке. Если вернуться к примеру Дениса из «Диониса», которому подарили часы за 15 000 рублей, организация заплатит 4500 рублей взносов.
- Подарки на праздники и детям сотрудников. Оформляются по договору дарения гражданско-правового характера. Согласно пункту 4 статьи 420 НК РФ, такие поощрения не облагаются страховыми взносами вне зависимости от стоимости подарка. Такой же позиции придерживается Минфин РФ — письмо от 15.02.2021 года № 03-15-06/10032.
Сохраняйте подписанные договоры дарения, чтобы обосновать неуплату страховых взносов на случай проверки. Без договора инспекторы отнесут презент к оплате труда, обяжут доплатить взносы и выпишут штраф.
Подарки сотрудникам: налогообложение в 2024 году — НДФЛ
- Подарки за профессиональные достижения. НДФЛ удерживается в стандартном порядке, как с зарплаты или премии — по ставке 13%. Если доход сотрудника с начала года накопленным итогом превысил 5 млн рублей, применяется повышенный тариф — 15%.
- Подарки на праздники и детям сотрудников. НДФЛ удерживается по стоимости подарка, но только с превышения 4000 рублей — пункт 28 статьи 217 НК РФ. Если презент дешевле 4000 рублей, организация или ИП не удерживает НДФЛ и ничего не перечисляет в бюджет.
Сведения о подарке до 4000 рублей можно не вносить в 6-НДФЛ. Но если в течение года подарите ещё и общая стоимость превысит 4000 рублей, всю информацию нужно внести в отчёт.
Если дарите подарки детям сотрудников — например, на Новый год — оформите договоры дарения на них, а не на родителей. Для детей, как физических лиц, будет действовать отдельный необлагаемый лимит.
Рассчитанный с подарков НДФЛ удерживают со следующей денежной выплаты — зарплаты, премии, отпускных и т. п. Но дети не получают от организации выплат, поэтому нет возможности выполнить функцию налогового агента. Уведомление о невозможности удержать НДФЛ направляют в налоговую инспекцию.
НДС
Подарки сотрудникам — это реализация товаров на безвозмездной основе, которая облагается налогом на добавленную стоимость (НДС).
При передаче подарки учитывают по закупочной цене, с итоговой стоимости исчисляют «исходящий» НДС. Например, если подарили на 42 000 рублей, то в бюджет должны заплатить 7000 рублей. Если дарите продукцию собственного производства, оценивайте её по средней продажной стоимости.
Итоговую стоимость подарков указывают в:
- бухгалтерской справке-расчёте, в которой перечислены объекты дарения, стоимость и выделенный налог;
- или в счёте-фактуре — документ оформляют на всех сотрудников, поэтому в полях «Покупатель», «Адрес» и «ИНН/КПП» ставят прочерки.
Чтобы «обнулить» НДС, запросите у поставщика счёт-фактуру или УПД с выделенным налогом. Тогда получите к вычету соразмерный НДС. Документы должны быть на случай проверки. Если их не будет, налоговая доначислит НДС и выпишет штраф за несвоевременное выполнение бюджетных обязательств.
Налог на прибыль
- Подарки за профессиональные достижения. Затраты на приобретение включаются в базу по налогу на прибыль — статья 255 НК РФ. Подарки за труд относятся к оплате труда, стимулируют сотрудников и направлены на осуществление деятельности, извлечение прибыли. Такую позицию поддерживает Минфин РФ в письме от 02.06.2014 года № 03-03-06/2/26291.
В прочие расходы включаются страховые взносы, которые организация исчислила и уплатила с подарков. Ограничений по суммам нет.
- Подарки на праздники и детям сотрудников. Не относятся к оплате труда, не направлены на ведение деятельности и извлечение прибыли. Так как с них организация не платит страховые взносы, то не может учитывать затраты в базе по налогу на прибыль. Это подтверждает статья 270 НК РФ.
Бухгалтерский учёт подарков сотрудникам
Так как подарки сотрудникам не связаны с основным направлением ООО и ИП, затраты на приобретение относятся к прочим расходам. Поэтому в бухгалтерском учёте операции отражают по счёту 91 «Прочие доходы и расходы». При передаче подарков работникам в проводках используют счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».
Рассмотрим составление проводок на примере. Допустим, компания «Дионис» потратила на новогодние подарки для сотрудников 120 000 рублей (в том числе НДС — 20 000 рублей). С поставщиком рассчитались безналичным способом.
Чтобы отразить операции по закупке и передаче подарков сотрудникам, бухгалтер составит следующие проводки:
- Дт 41 / Кт 60 — 100 000 — от поставщика получены подарки.
- Дт 19 / Кт 60 — 20 000 — поставщик предъявил НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — 20 000 — к вычету приняли «входной» НДС.
- Дт 60 / Кт 51 — 120 000 — поставщику оплатили стоимость подарков на расчётный счёт.
- Дт 73 / Кт 41 — 100 000 — подарки передали сотрудникам.
- Дт 91 / Кт 73 — 100 000 — стоимость подарков списана в прочие расходы.
- Дт 91 / Кт 68 — 20 000 — начислен НДС со стоимости подарков.
Если превышен лимит необлагаемых сумм НДФЛ, список дополнится записями об удержании налога и перечислении средств на единый налоговый счёт.
Организации на общем режиме сталкиваются с постоянной налоговой разницей и постоянным налоговым обязательством (ПНО) в соответствии с ПБУ 18/02, потому что затраты на презенты не учитываются в базе по налогу на прибыль. Чтобы зафиксировать образовавшееся ПНО, бухгалтер внесёт проводку: Дт 99 / Кт 68.
Таким образом, налогообложение ценных подарков сотрудникам зависит от вида презента. Если фирма дарит подарки за профессиональные достижения, они признаются частью системы оплаты труда и облагаются налогами в стандартном порядке — как зарплата или регулярные премии. С остальных презентов не платят страховые взносы, а на затраты нельзя уменьшать базу налога на прибыль.
