До заполнения декларации и расчёта налога на прибыль предприятия налаживают учёт выручки и расходов. Допускается свободная форма, но с учётом требований НК РФ. В частности, организации ведут регистры, по которым определяют налоговую базу и величину бюджетного платежа.
В этой статье вы узнаете, что такое регистры налогового учёта по налогу на прибыль, по каким правилам их формировать и на сколько штрафуют за нарушения правил.
Что такое налоговый регистр?
Чтобы рассчитать налог на прибыль, организации нужны данные о доходах и расходах. Налоговая база — разница между выручкой и затратами. Для минимизации ошибок используют налоговые регистры, в которых содержится информация о поступлениях и платежах.
Следовательно, регистры налогового учёта — это сводная таблица или журнал, в котором отражены входящие и исходящие операции предприятия. Они нужны как для внутреннего, так и для внешнего использования. Организации пользуются регистрами, чтобы рассчитать налог на прибыль, а налоговые инспекторы — чтобы проверить правильность расчётов и полноту выполнения обязательств.
Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами
Узнать подробнееТребования к налоговым регистрам
Требование создать и вести налоговые регистры установлено статьёй 313 НК РФ, но с оговоркой. Чтобы рассчитать налог на прибыль, разрешено использовать данные бухгалтерского учёта. Но если их недостаточно или сведения расходятся с налоговым учётом, то нужно вводить дополнительную систему в виде регистров.
Нормы работы с аналитическим налоговыми регистрами установлены статьёй 314 НК РФ. Они должны давать чёткое представление, по какой информации и документам организация определяет налоговую базу и исчисляет налог на прибыль.
Другие требования:
- Формы регистров налогового учёта утверждают учётной политикой. И хотя в НПА нет прямого требования, это лучше сделать, чтобы иметь аргументы в спорах с налоговой инспекцией.
- Регистры заполняют ручным способом, в виде электронной таблицы на компьютере или с помощью специализированного программного обеспечения. Сведения о поступлениях и платежах вносят в хронологическом порядке.
- Компания назначает ответственных сотрудников, которые ведут регистры и отвечают за достоверность данных.
- Ошибку можно исправлять только с обоснованием — например, если внесли неточные сведения. Ответственный специалист должен указать дату и заверить достоверность корректировки личной подписью.
- Реестр налогового учёта должен быть защищён от третьих лиц, чтобы исключить внесение несанкционированных исправлений. Предприятия продумывают защищённые физические архивы или электронные хранилища, в которые ограничен доступ посторонних.
Ведение регистров принято поручать штатным бухгалтерам или аутсорсинговым организациям, которые полностью или частично отвечают за налоговый и бухгалтерский учёт в организации. Это сокращает рутину и вероятность ошибок, которые возникают из-за передачи сведений между подразделениями.
Какие формы использовать?
В нормативно-правовых актах, законах и НК РФ нет унифицированных форм налоговых регистров. Предприятия самостоятельно разрабатывают реестры с учётом специфики отрасли.
Однако, в статье 313 НК РФ перечислены реквизиты, которые обязаны включить в регистры все компании:
- название документа;
- дата составления, за какой период отражены сведения;
- измерители операций в натуральном (если это возможно) и денежном выражении;
- название хозяйственных операций;
- подпись и расшифровка ФИО сотрудника, который отвечает за составление регистров и достоверность отражённой информации.
В 2001 году МНС России выпустило рекомендации по организации системы налогового учёта с образцами аналитических регистров, которые помогают рассчитывать налог на прибыль. Организации не обязаны использовать предложенные формы, но могут взять их за основу при создании собственных бланков, чтобы не упустить обязательные реквизиты.
Главное, чтобы конечные формы раскрывали величину реализационных и внереализационных доходов и расходов, а также налоговую базу, с которой рассчитывали налог на прибыль.
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнееКак заполнять налоговые регистры
У организаций должны быть обязательные регистры налогового учёта — по доходам и затратам. Некоторые предприятия вводят дополнительные реестры по внереализационным поступлениям и платежам, которые не относятся к основной деятельности.
Этих данных достаточно, чтобы определить прибыль — налоговую базу по налогу на прибыль. Далее рассмотрим заполнение регистров на примере компании «Технол», которая рассчитывает налог по итогам 2023 года. Внереализационных доходов и расходов в налоговом периоде не было.
Составлять отдельный регистр на каждую строку декларации по налогу на прибыль не нужно. В НК РФ нет таких правил, поэтому подобные требования инспекторов ИФНС незаконны. В спорной ситуации используйте судебные выводы из постановления ФАС Поволжского округа от 14 июля 2009 года № А65-27027/2007.
Главное, чтобы собранные данные обобщали доходы и расходы и позволяли правильно рассчитать налог на прибыль.
«Доходный» регистр
Представим, что организация «Технол» производит и продаёт трубную продукцию. Также фирма является дистрибьютором зарубежного изготовителя комплектующих для сборки трубопроводных систем.
Выручка компании в 2023 году:
- от продажи продукции собственного производства — 27 430 000 рублей;
- от реализации товаров стороннего бренда — 14 850 000 рублей;
- от продажи старого оборудования, которые вывели из производственной мощности — 2 290 000 рублей.
В налоговых регистрах выручку и расходы отражают без учёта налога на добавленную стоимость (НДС). Поэтому сперва выделим налог из перечисленных статей дохода:
- 27 430 000 / 120 х 100 = 22 858 333,33 рубля.
- 14 850 000 / 120 х 100 = 12 375 000 рублей.
- 2 290 000 / 120 х 100 = 1 908 333,33 рубля.
Дополнительные расчёты не понадобятся, если брать данные из бухгалтерского учёта — по счетам 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы».
Как заполнить бланк:
- Сверху укажите краткое наименование предприятия и ИНН.
- Убедитесь, что верно указано название регистра. Правее поставьте дату составления регистра и период, за который отражены сведения.
- В табличной части перечислите виды доходов, которые сформировали совокупную выручку организации в налоговом периоде.
- После таблицы ответственный сотрудник заверяет достоверность личной подписью и указывает расшифровку.
Регистр налогового учёта «Доходы от реализации» — образец заполнения:
Образец заполнения регистраАвтоматизируйте бухгалтерский и налоговый учёт, чтобы заниматься бизнес-задачами. Сервис «Моё дело» заменит штатного бухгалтера, не попросится в отпуск и не уйдёт на больничный.
«Расходный» регистр
Расходный регистр заполнять сложнее, потому что данные бухгалтерского учёта не всегда совпадают с налоговым. Например, в БУ представительские расходы включают в полном объёме, а налоговую базу можно уменьшить только на 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). Некоторые расходы и вовсе запрещено учитывать при расчёте налога на прибыль.
Иными словами, заполнение «расходного» регистра требует больше времени на проверку исходных сведений, которые берут со счетов 20, 26, 44, 91 и других.
Представим, что в 2023 году компания «Технол» потратила (без учёта НДС):
- на производство продукции — 16 083 333,33 рубля;
- на закупку товаров у партнёра — 8 000 000 рублей;
- на косвенные затраты, связанные с организацией деятельности — 1 472 000 рублей;
- на демонтаж оборудования, которое продали — 200 000 рублей.
Данные отражают в налоговом регистре, можно добавить строки для раскрытия значения статьи. Сам реестр заполняют аналогично доходному: сверху указывают название фирмы и ИНН, ниже — название документа, дату составления и период, за который отражены сведения. В таблицу включают затраты, после чего ответственный сотрудник заверяет достоверность личной подписью.
Регистр налогового учёта «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» — образец заполнения:
Образец заполнения регистра 2Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
ПодробнееСколько лет хранить регистры?
На налоговые регистры распространяются правила и нормы для первичной документации — соответственно, совпадают и сроки хранения. В общем случае бланки хранят пять лет после окончания налогового периода, за который в реестре отражены данные для расчёта налога на прибыль — пп. 6 п. 1 статьи 23 НК РФ.
Если предприятие зафиксировало убыток и переносило его на последующие налоговые периоды, то сроки хранения определяют по-другому. Пять лет отсчитывают с момента окончания налогового периода, на который переносили остаток убытка — письмо Минфина РФ от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278.
Если регистр подтверждает первоначальную стоимость основного средства, то его хранят пять лет с момента окончания налогового периода, в котором прекратили амортизационные отчисления — письмо Минфина от 12 февраля 2016 года № 03-03-06/1/7604.
Штрафы за отсутствие налоговых регистров
Регистры налоговой отчётности проверяют в ходе выездной или камеральной проверки. Если инспекторы сомневаются в правильности расчёта налоговой базы по налогу на прибыль, то регистры запрашивают для проверки.
Если налогоплательщик не может предоставить регистр по запросу, это признают грубым нарушением правил учёта доходов и расходов. В первый раз штрафуют по п. 1 статьи 120 НК РФ — на 10 000 рублей, а за повторное нарушение по п. 2 — на 30 000 рублей.
В п. 3 статьи 120 НК РФ установлена дополнительная ответственность. Если отсутствие регистров привело к занижению налоговой базы и неполной уплате налога на прибыль, организацию штрафуют на 20% от суммы недоимки, но не менее чем на 40 000 рублей.
Таким образом, регистры налоговой отчётности — это реестры, необходимые для расчёта налога на прибыль. Их должны вести все организации, но не обязаны сдавать с декларацией. Документы предоставляют по запросу, если инспекторы проверяют правильность расчётов и полноту выполнения бюджетных обязательств.
Компании составляют отдельные регистры по реализационным и внереализационным доходам и расходам. Для целей внутреннего учёта можно делить реестры по направлениям деятельности или составлять дополнительные формы, чтобы повысить точность расчётов и избежать ошибок.
В НПА нет унифицированных форм, но есть рекомендованные бланки. Предприятия вправе самостоятельно составлять формы и вести их удобным способом. Главное, чтобы регистры отражали, по каким первичным документам определена налоговая база по налогу на прибыль. Используемые формы утверждают в учётной политике, но законодательного требования на это нет.
