Отчёт СЗВ-М основан на персональных данных работников. Рассмотрим, как включать в него информацию по сотрудникам, сменившим фамилию.
Как внести изменения в СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Отчёт СЗВ-М содержит ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются в течение всей жизни человека.
А вот фамилию сотрудник может изменить. Чтобы при проверке не возникало ошибок, сведения в отчёте и базе Пенсионного фонда России (ПФР) должны совпадать. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то СЗВ-М нужно сдавать со старыми данными.
Актуализировать персональные данные в базе ПФР может как сам сотрудник, так и работодатель. Если у сотрудника есть личный кабинет на сайте фонда, то он может поменять свои данные самостоятельно в режиме онлайн.
Также подать заявление об уточнении данных сотрудника может и работодатель. Для этого нужно использовать форму АДВ-2, утверждённую постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п.
Срок, в течение которого сотрудник или работодатель должен предоставить в ПФР сведения об изменении персональных данных, законом не установлен. Но важно, чтобы данные в форме СЗВ-М совпадали с той информацией, которая есть в базе ПФР на дату сдачи отчета.
Для подтверждения того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, нужно запросить у работника обновлённое свидетельство. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС больше не выдаются, но сотрудник может предоставить работодателю электронный документ или распечатку. После этого можно без опасений указывать в СЗВ-М новую фамилию.
Сроки сдачи СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Порядок сдачи формы СЗВ-М никак не связан с исправлением данных сотрудников.
В любом случае отчёт нужно сдавать ежемесячно до 15 числа. Если в него включено 10 сотрудников и меньше — можно сдать на бумаге. Если сотрудников 11 и более — обязателен электронный формат.
Штраф за просрочку по СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого включенного в отчёт сотрудника. Такие же санкции предусмотрены и за сдачу сведений с ошибками. К ошибкам относится, в том числе, и несовпадение фамилии с текущей информацией в базе ПФР.
Вывод
Если работник сменил фамилию, об этом нужно сообщить в ПФР. Уточнить данные может как сам сотрудник, так и работодатель. Срок для исправления персональных данных в базе ПФР законом не установлен.
