Перед списанием дебиторской задолженности важно убедиться, что компания действительно не сможет взыскать долги. Расскажем о списании дебиторского долга: когда его можно считать безнадежным, как провести процедуру и отразить её в налоговом учёте.
Что такое дебиторская задолженность
Под дебиторской задолженностью понимают все суммы, которые третьи лица должны бизнесу, или продукцию и услуги, которые компания оплатила, но пока не получила. Например:
- предварительно оплаченная поставка;
- переплата по налогам и сборам;
- поставка товаров клиенту по минимальной предоплате или без неё;
- займы сотрудникам и другим компаниям.
Такие долги появляются, когда две стороны не могут в одно время выполнять взаимные обязательства. Например, бизнес договорился о поставке, отгрузил товары, отправил их покупателю — а тот заплатит только после получения. Поэтому в данных разных учётов появляются разрывы, а при списании задолженности действуют в разном порядке.
Списать допустимо только безнадежную задолженность.
Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учёте
Некоторые долги бизнесу не возвращают. Безнадежный дебиторский так и определяют — это всё долги, которые фирме точно никто не возместит. Но чтобы признать их безнадежными, они должны подходить критериям статьи 266 Налогового кодекса. По ней, у безнадежной дебиторской задолженности есть несколько признаков:
- просроченная исковая давность;
- бизнес-дебитор ликвидирован;
- фирму-должницу убрали из госреестра или признали недействующей по другой причине.
Также решение о признании долга безнадёжным вправе вынести судебные приставы.
Закрытие ИП не позволяет предпринимателю приравнять свои долги к безнадёжным. По задолженностям он будет рассчитываться из личных средств.
Списание безнадёжной дебиторской задолженности предпринимателя возможно в отдельных ситуациях:
- когда ИП официально стал банкротом;
- после смерти предпринимателя;
- если согласно судебному решению списание дебиторской возможности невозможно из-за неустановленного местонахождения дебитора.
Если у бизнеса есть взаимный долг перед дебитором, который точно не сможет вернуть свою часть — из дебиторской задолженности можно вычесть сумму обязательств. А уже оставшуюся — списать в качестве безнадёжного долга.
Условия списания дебиторской задолженности в налоговом учёте
Из-за разницы между показателями учёта правила в каждом из них тоже отличаются.
Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте
Для списания дебиторской задолженности из бухучёта важно убедиться, что бизнес точно не сможет получить товар или деньги от дебитора. Признаки мы упоминали выше — их описали в статье 266 Налогового кодекса. Для бухгалтерского учёта их достаточно.
Списание дебиторской задолженности в налоговом учёте
В налоговом учёте правил больше. Здесь безнадежный долг анализируют в контексте целей налога на прибыль. Поводов для списания долгов тут больше, и они перечислены в той же 266 статье Налогового кодекса:
- прошёл период исковой давности;
- дебитор не в состоянии возместить долг из-за объективных непредвиденных обстоятельств;
- государственный или муниципальный орган официально посчитал долг недействительным;
- фирму ликвидировали;
- бизнес-дебитор обанкротился;
- судебные приставы решили, что возместить долг невозможно;
- обязательство снято с дебитора решением финансового учреждения.
Список исчерпывающий. Списание дебиторской задолженности из-за других причин невозможно.
Как определить просроченную исковую давность
Стандартно, исковая давность длится ровно три года. Вопросы обычно вызывает не конец периода, а его начало. Отталкиваться нужно от того, назначен ли для дебиторской задолженности срок исполнения. Случаи бывают такие:
- Стороны обозначили давность и прописали её в договоре. Время исковой давности возникает после того, как завершится период исполнения обязательства.
- Участники не установили и не зафиксировали в договоре период исполнения. Здесь дебитору направляют письменное требование возместить долг за конкретное время. Исковая давность начинается в день, когда закончится срок исполнения.
- Бизнес и дебитор договорились о сроке до востребования. В подобной ситуации порядок аналогичный предыдущему пункту.
В отдельных обстоятельствах исковую давность прерывают на какое-то время. Для этого дебитор признает долг в акте сверки или расписке. Когда перерыв закончится, давность будут считать с начала, без учёта предшествующего времени.
Долг разрешается признать даже по завершению исковой давности. Тогда считать его также будут заново.
Документы для списания безнадежных долгов в налоговом учёте
Чтобы грамотно обосновать безнадежный долг, необходимо:
- издать приказ об инвентаризации дебиторской задолженности;
- выполнить инвентаризацию;
- оформить акт №ИНВ-17;
- подготовить документы в доказательство того, что взыскать его невозможно.
В качестве подтверждения подойдут справки из госреестра, документы от приставов, накладные, счета.
Признание безнадёжной задолженности важно задокументировать. Этот факт прописывают в протоколе инвентаризации. Затем составляют выписку, в которой обозначены ключевые обстоятельства долга: сумма, причина невозврата, ссылка на документ с результатами инвентаризации.
Только после этой процедуры директор может распорядиться о списании дебиторской задолженности.
Списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учёте
На право списать безнадежную дебиторскую задолженность влияет принцип, по которому бизнес считает налог на прибыль. Когда фирма признает доходы методом начисления, она сможет списать невозвратный долг в расходы. Ключевой нюанс налогового учёта в том, что бизнес вправе организовать резерв по сомнительным долгам. Его наличие или отсутствие и определяет порядок списания.
Когда резерв набран, порядок по списанию такой:
- часть задолженностей погашается деньгами из резерва;
- остаток долгов списывают во внереализационные расходы.
Чтобы понять, какую часть задолженностей можно покрыть резервом, долги нужно разделить на категории по времени их возникновения. Принцип такой:
| Категория | Когда появился долг | Сколько можно покрыть резервом |
|---|---|---|
| I | Больше трёх месяцев назад | Весь долг |
| II | В период от 45 дней до трех месяцев назад | Половину |
| III | Меньше, чем 45 дней назад включительно | 0% |
При списании учитывают полный размер безнадёжной задолженности вместе с НДС.
Сумма, положенная в резерв, не должна составлять больше 10% от реализационных доходов. Её считают, отталкиваясь от выручки, которую бизнес получил в предыдущем налоговом периоде. Если же резерв собирают по результатам отчётного периода, то в качестве лимита устанавливают наибольший показатель, сравнивая:
- 10% от выручки, которую фирма заработала за прошлый налоговый период;
- и 10% от выручки, которую бизнес получил в нынешнем отчётном.
Всю резервную сумму в учёте проводят под видом внереализационных расходов.
В конце каждого периода — квартала, полугодия, 9 месяцев — нужно сравнивать сумму нового резерва с неиспользованными остатками резерва прошлого. Если новый резерв превысит оставшиеся средства, разницу относят к затратам. Если меньше — к внереализационным доходам нынешнего периода.
Если фирма не создавала резерв, то погашение дебиторской задолженности в налоговом учёте проходит быстрее — её сразу относят к внереализационным издержкам. Затраты признают согласно событию, случившемуся раньше всего — прошла исковая давность, пришел лист о прекращении обязательств и т.д.
Выходит, что некоторым компаниям списание просроченной дебиторской задолженности недоступно.Фирмы не могут отнести подобные долги к затратам, если не перечисляют государству налог на прибыль.
Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте
В бухгалтерском учёте резерв по сомнительным долгам обязателен. Единственный случай, когда без него можно обойтись — если у бизнеса есть основания считать, что долг точно погасят.
В законе нет особого порядка для организации резерва по сомнительным долгам в бухучёте. Бизнес может определить свой и закрепить процесс в учётной политике.
В бухгалтерском учёте процесс отражают следующими проводками:
- С помощью записи Д/т 91, К/т 63 показывают открытие резерва по сомнительным долгам.
- Проводку Д/т 63, К/т 62 (60, 76 и другие счета, по которым в учёте числятся невозвратные долги) используют при списании с помощью резервных средств.
- Когда долг превышает резервную сумму, разницу при его списании отражают записью Д/т91.2, К/т 62 (60, 76 и другие в учёте).
Все документы и справки о списании дебиторской задолженности важно сохранить и не выбрасывать минимум пять лет. Сам безнадежный долг тоже не сразу уходит из учёта — его показывают на забалансовом счете по дебету 007 следующие пять лет.
Покажем наглядно порядок действий при списании дебиторской задолженности.
Пример: ООО «Рассвет» сформировало резерв по сомнительным задолженностям. Инвентаризация по окончании третьего квартала выявила невозвратную дебиторскую задолженность на сумму 200 тысяч рублей.
Определили, что долг появился больше трёх месяцев назад. Значит, компания вправе погасить его полностью через резерв сомнительных задолженностей.
По состоянию на 30 сентября 2024 года компания заработала 3,5 миллиона рублей. Соответственно, максимальная сумма, которую бизнес может заложить в резерв — 350 тысяч рублей.
В резерве за прошлый период остались неиспользованные средства в размере 300 тысяч рублей. При сравнении видно, что новый резерв больше, а значит разницу в 50 тысяч рублей нужно отразить в расходах.
Проводки при списании бухгалтер оформит так:
- Д/т 91, К/т 63 — фирма сформировала резерв;
- Д/т 63, К/т 62 — дебиторскую задолженность списали за счёт резерва.
