Заполнять расчёт 6-НДФЛ довольно сложно, один и тот же налог нужно учесть в двух состояниях: исчисленный и удержанный. Работник без должного опыта может легко запутаться и сдать неправильный отчёт. Чтобы этого не произошло, расскажем про особенности отражения удержанных сумм налога в расчёте 6-НДФЛ.
Сумма удержанного налога 6-НДФЛ — что включает
НДФЛ — это налог, который работодатель перечисляет в налоговую инспекцию за счёт доходов работника, то есть выступает налоговым агентом. Прежде чем перечислить, его нужно сначала посчитать (исчислить) и удержать (уменьшить доход на сумму налога).
Доходы работника в денежной или в натуральной форме должны облагаться НДФЛ. Необлагаемые доходы перечислены в статье 217 НК РФ.
Все расчёты по налогу на доходы физлиц работодатели должны отражать в отчёте 6-НДФЛ. В новой форме расчёта, действующей с 2024 года (Приказ ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@ в редакции Приказа ФНС от 09.01.2024 г. № ЕД-7-11/1@), существенные изменения:
- в разделе 1 изменили формулировку строки;
- в разделе 1 добавили строки 025-026, а в разделе 2 добавили строки 165-166 для указания сумм налога к перечислению по пятому-шестому срокам перечисления;
- в разделе 1 добавили строки 035-036, а в разделе 2 добавили строки 195-196 для указания сумм возвращённого налога по пятому-шестому срокам перечисления.
Изменения в форме связаны с тем, что с 2024 года поменяли механизм уплаты налогов — а именно ввели два срока уплаты в каждом месяце.
Часто у заполняющих отчёт специалистов возникает вопрос, должны ли быть равны суммы исчисленного и удержанного НДФЛ? Да, с 2023 года они должны быть равны. Днём исчисления НДФЛ считается дата фактического получения дохода. С 2023 года этой датой считается фактический день получения выплаты сотрудником (пункт 1 статьи 223 НК РФ). Удержание НДФЛ производится всегда в день выплаты дохода (пункт 4 статьи 226 НК РФ).
Представим ситуацию: заработную плату за март начисляют 31 марта, а выплачивают, например, 10 апреля. В расчёт 6-НДФЛ за 1 квартал попадёт исчисленная сумма НДФЛ за 2 месяца (январь, февраль) и частично за март (при уплате аванса). Также отразится и удержанная сумма НДФЛ за 2 месяца (январь, февраль) и частично за март (аванс). Остаток НДФЛ за март по зарплате, выплаченной в апреле, отразится в расчёте 6-НДФЛ за полугодие.
Расхождения возможны, если у организации нет возможности удержать налог. Например, с призов в натуральной форме, разыгрываемых среди клиентов. НДФЛ исчислен, но не удержан и не уплачен. В этом случае до 25 февраля следующего года нужно подать в ИФНС приложение 1 к расчёту 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ) на конкретное физическое лицо и указать в нём признак 2. Такой же документ нужно отправить лицу, получившему приз.
Рассмотрим, как правильно отразить удержанные суммы НДФЛ в каждом из разделов в отчётности 2024 года.
В разделе 1
Этот раздел, который называется «Сведения об обязательствах налогового агента», включает информацию об удержанных и возвращённых суммах НДФЛ с начала налогового периода с расшифровкой по срокам перечисления налога и суммам, а также суммам возвращённого налога по срокам перечисления.
В верхней части листа указываем ИНН и КПП организации, ставим номер страницы. Строка 010 — КБК. Для НДФЛ с доходов работников — 182 1 01 02010 01 1000 110;
Строка 020 — общая сумма удержанного НДФЛ, подлежащего перечислению с начала налогового периода (это нововведение с 2024 года, ранее было — за три месяца отчётного периода). В зависимости от отчётного периода сведения собираются таким образом — с 1 января по 31 марта (для 1 квартала), с 1 января по 30 июня (для полугодия), с 1 января по 30 сентября (для 9 мес.), с 1 января по 31 декабря (для года);
Далее идёт расшифровка указанной в строке 020 суммы (обновление с 2024 года, ранее было за 3 последних месяца):
- строка 021 — сумма налога собирается по первому сроку перечисления (с 1 по 22 января за 1 квартал, с 1 по 22 апреля за полугодие, с 1 по 22 июля за 9 мес., с 1 по 22 октября за год);
- строка 022 — сумма налога собирается по второму сроку перечисления (с 23 по 31 января за 1 квартал, с 23 по 30 апреля за полугодие, с 23 по 31 июля за 9 мес., с 23 по 30 октября за год);
- строка 023 — сумма налога собирается по третьему сроку перечисления (с 1 по 22 февраля за 1 квартал, с 1 по 22 мая за полугодие, с 1 по 22 августа за 9 мес., с 1 по 22 ноября за год);
- строка 024 — сумма налога по четвёртому сроку перечисления (с 23 по 28/29 февраля за 1 квартал, с 23 по 31 мая за полугодие, с 23 по 31 августа за 9 мес., с 23 по 30 ноября за год);
- строка 025 — сумма налога по пятому сроку перечисления (с 1 по 22 марта за 1 квартал, с 1 по 22 июня за полугодие, с 1 по 22 сентября за 9 мес., с 1 по 22 декабря за год);
- строка 026 — сумма налога по шестому сроку перечисления (с 23 по 31 марта за 1 квартал, с 23 по 30 июня за полугодие, с 23 по 30 сентября за 9 мес., с 23 по 31 декабря за год).
Все перечисления, указанные в строках 021-026, должны в сумме быть равны значению в строке 020.
В строке 030 отражаются возвраты НДФЛ налогоплательщикам с начала налогового периода (обновление с 2024 года, ранее было за 3 последних месяца), например, из-за излишне удержанной суммы в прошлые отчётные периоды, в соответствии со статьёй 231 НК РФ. Расшифровка перечислений — в строках 031-036 согласно периодам удержания налога по конкретным срокам его перечисления.
Если в организации НДФЛ с доходов работников рассчитывается по разным ставкам, по каждой из них заполняется отдельный лист раздела 1. Для отражения сведений по НДФЛ для каждой ставки используется свой КБК. Нужно учесть, что с 2023 года отдельные КБК ввели и для НДФЛ с дивидендов.
Пример:
В ООО «Прогресс» работают 6 сотрудников. У 2 сотрудников есть по 2 детей и им положены налоговые вычеты на общую сумму 5600 рублей. Порядок выплаты заработной платы: 29 число текущего месяца — аванс (30%),14 число следующего месяца — получка (70%). В 1 квартале 2024 года они получили следующие доходы (НДФЛ удержан в день выплаты дохода):
- 12.01.2024 зарплата за декабрь 2023 г. — 189 тысяч рублей (за минусом аванса). НДФЛ — 24,57 тысяч рублей (270 тысяч рублей - 81 тысяча рублей)х13%));
- 29.01.2024 — аванс за январь 75 тысяч рублей, НДФЛ в сумме 9,022 тысяч рублей ((75 тысяч рублей - 5,6 тысяч рублей) х 13%);
- 14.02.2024 остаток зарплаты за январь — 175 тысяч рублей. НДФЛ — 22,75 тысяч рублей ((250 тысяч рублей - 75 тысяч рублей) х 13%);
- 29.02.2024 — аванс за февраль 66 тысяч рублей, НДФЛ с него — 7,852 рублей ((66 тысяч рублей - 5,6 тысяч рублей) х 13%).
- 14.03.2024 остаток зарплаты за февраль — 154 тысячи рублей. НДФЛ — 20,020 тысяч рублей (220 тысяч рублей - 66 тысяч рублей) х 13%));
- 29.03.2024 аванс за март — 84 тысячи рублей. НДФЛ в сумме 10,192 тысяч рублей ((84 тысячи рублей - 5,6 тысяч рублей) х 13%).
В расчёт за 1 квартал 2024 года попадают суммы НДФЛ за январь, февраль и март в полном объёме.
6-НДФЛ. Раздел 1
В разделе 2
«Расчёт исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц» — название раздела говорит само за себя. Сюда включают данные по НДФЛ с начала года, накопительным итогом, суммарно по всем работникам и физлицам, оказывающим услуги по договорам ГПХ.
Если в организации доходы работников облагаются разными ставками НДФЛ, по каждой ставке заполняется отдельный лист раздела 2.
- В строке 100 пишем ставку НДФЛ, по которой облагается доход;
- далее указываем КБК в строке 105;
- строка 105 — указываем КБК налога согласно его ставке;
- строка 110 — количество физлиц, получивших доходы;
- строка 111 — в т.ч. количество высококвалифицированных специалистов;
- строка 120 — ставим общую сумму доходов, выплаченных по всем работникам с начала года по ставке налога в строке 105;
- в строке 121 указываются в том числе суммы доходов высококвалифицированных специалистов;
- строка 130 — общая сумма вычетов и расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход;
- строка 131 — налоговая база;
- строка 140 — общая сумма исчисленного НДФЛ, нарастающим итогом с начала года;
- строка 141 — в т.ч. исчисленный НДФЛ с доходов высококвалифицированных специалистов;
- строка 150 — общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается налогооблагаемый доход. Применяется при найме иностранных работников по патенту;
- строка 155 — сумма налога на прибыль, подлежащая зачёту;
- строка 156 — сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве;
- строка 160 — общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года;
- строки 161-166 — в том числе по конкретным срокам удержания;
- строка 170 — общая сумма НДФЛ, не удержанного налоговым агентом с начала года. Например, при вручении клиентам призов в натуральной форме;
- строка 180 — общая сумма НДФЛ, излишне удержанного налоговым агентом с начала года;
- строка 190 — общая сумма НДФЛ, возвращённая налоговым агентом;
- строки 191-196 — в том числе по конкретным срокам возвращения.
Если выявился факт излишне удержанной с сотрудника суммы НДФЛ, работодатель обязан:
- в течение 10 рабочих дней письменно уведомить об этом работника и указать сумму переплаченного налога;
- получить заявление от работника на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ;
- вернуть переплаченную сумму НДФЛ работнику в течение 3 месяцев.
При следующих перечислениях НДФЛ можно уменьшить сумму за счёт излишне удержанного ранее налога.
Пример:
Рассмотрим выплаты и удержания в ООО «Прогресс» по итогам полугодия:
| Период | Заработная плата, рублей | НДФЛ, рублей | |||
|---|---|---|---|---|---|
| выплаченная | исчисленный | удержанный | |||
| с 1 по 22 января | 189000 | 24570 | 24570 | ||
| с 23 по 31 января | 75000 | 9022 | 9022 | ||
| с 1 по 22 февраля | 175000 | 22750 | 22750 | ||
| с 23 по 29 февраля | 66000 | 7852 | 7852 | ||
| с 1 по 22 марта | 154000 | 20020 | 20020 | ||
| с 23 по 31 марта | 84000 | 10192 | 10192 | ||
| с 1 по 22 апреля | 170000 | 22100 | 22100 | ||
| с 23 по 30 апреля | 70000 | 8372 | 8372 | ||
| с 1 по 22 мая | 190000 | 24700 | 24700 | ||
| с 23 по 31 мая | 60000 | 7072 | 7072 | ||
| с 1 по 22 июня | 177000 | 23010 | 23010 | ||
| с 23 по 30 июня | 74000 | 8892 | 8892 | ||
| ИТОГО | 1484000 | 188552 | 188552 | ||
В апреле 2024 года выявилась излишне перечисленная в 4 квартале 2023 года сумма НДФЛ по одному из работников (4 тысячи рублей), она была возвращена 5 июня 2024 года.
6-НДФЛ. Раздел 2
Нюансы при заполнении
Укажем на некоторые особенности заполнения формы 6-НДФЛ:
- раньше раздел 1 заполнялся только за три последних месяца, раздел 2 — нарастающим итогом, с начала года, но с 2024 года правила поменяли — раздел 1 также заполняется нарастающим итогом;
- на каждую ставку НДФЛ заполняется отдельные листы разделов 1 и 2;
- в тех строках, где суммы пишутся строго в рублях, копейки нужно округлять до рубля, если сумма больше чем 50 копеек, и откидываться, если меньше;
- суммы в строках 140 и 160 (исчисленный и удержанный НДФЛ) могут различаться;
- сумма фиксированного авансового платежа (строка 150) не может быть больше чем исчисленная сумма НДФЛ (строка 140).
Новая форма расчёта 6-НДФЛ только введена в действие с 2024 года, а потому будет ещё много вопросов по его заполнению.
