Работнику, который едет в командировку, необходимо выплачивать суточные. Рассмотрим, нужно ли облагать суточные НДФЛ и страховыми взносами, и от чего это зависит.
Расчёт командировочных
Командировочные расходы — это широкое понятие в которое входят следующие виды затрат:
- На проезд и провоз багажа.
- На проживание.
- На связь.
- На оформление загранпаспорта, визы и обмен валюты — при зарубежных командировках.
- Суточные.
Все перечисленные виды затрат, кроме суточных, признаются на основании подтверждающих документов.
Суточные — это особый вид командировочных расходов: дополнительные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника за пределами постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных работодатель определяет самостоятельно, исходя из длительности командировки и установленного лимита в день. Сумма в день может зависеть от региона или страны, должности сотрудника и т.п.
Нужно ли облагать командировочные страховыми взносами и НДФЛ
Все перечисленные выше виды командировочных расходов, кроме суточных, полностью освобождены от обложения страховыми взносами. Условие для этого — расходы должны быть подтверждены документально и связаны с исполнением служебных обязанностей. Льгота относится как к взносам, которые контролирует налоговая служба, так и к взносам «на травматизм», которые остались под управлением СФР (п. 2 ст. 422 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Суточные полностью освобождены только от взносов «на травматизм» (Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Что же касается страховых взносов, находящихся под контролем ФНС: пенсионных, медицинских и социальных в части больничных и декретных выплат, то их начисление зависит от размера суточных.
Если выплата не превышает 700 рублей в день при командировках по РФ и 2500 рублей в день — при выездах за границу, то никакие взносы начислять не нужно (п. 2 ст. 422 и п. 1 ст. 217 НК РФ). На все суммы суточных сверх указанных лимитов взносы, контролируемые ФНС, нужно начислять на общих основаниях.
Подход к расчету НДФЛ с командировочных расходов — такой же, как и для страховых взносов. Все эти расходы, кроме суточных, освобождаются от НДФЛ, если есть документальное подтверждение.
НДФЛ с выплат суточных не нужно удерживать в пределах 700 рублей в день для поездок по РФ и 2500 руб. в день — для заграничных командировок. Все суммы сверх этих лимитов облагаются НДФЛ.
Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суточные при однодневных командировках
При однодневных командировках работник имеет возможность в тот же день вернуться домой. Формально в этом случае нет оснований для выплаты суточных в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Поэтому страховые взносы, которые контролирует ФНС, при поездках на один день нужно начислять на всю сумму суточных (Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950). Это также относится и к взносам «на травматизм» (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357).
В указанных письмах не упомянут НДФЛ, но можно предположить, что здесь нужно руководствоваться теми же критериями. Раз общий принцип освобождения суточных от страховых взносов и НДФЛ на сегодня один и тот же, то и «однодневные» суточные нужно полностью облагать, как страховыми взносами, так и НДФЛ.
В письме от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Минфин рассматривает ситуацию, когда выплаты при однодневной командировке можно не облагать НДФЛ и взносами. Но речь здесь идет о возмещении дополнительных расходов, связанных с командировкой. Указанные расходы нужно подтвердить документально, поэтому их, строго говоря, нельзя отнести к суточным.
Важно! С 2024 года действует новое правило в части НДФЛ и страховых взносов с суточных сотрудникам с разъездным характером работы (Закон от 31.07.2023 г. № 389-ФЗ). Для этих работников также установлен необлагаемый лимит — 700 руб. по России и 2 500 руб. за рубежом.
Как отображать суточные в расчёте по страховым взносам
Страховые взносы бизнесмен начисляет в двух расчётах. В форму РСВ входят все взносы, которые контролирует ФНС, в разделе 2 отчета ЕФС-1 отражаются взносы «на травматизм», за которыми следит СФР. Принципы отражения суточных в обеих формах похожи друг на друга.
В отчёте РСВ все выплаты в пользу физических лиц нужно указать в подразделе 1 раздела 1 и разделе 3. Затем ту часть суточных, которая не облагается взносами, нужно внести в отдельные строки и не указывать в качестве базы для исчисления страховых взносов.
Отражение суточных в форме РСВВ итоге взносы будут начислены на разность между данными из строк 030 и 040. Таким образом, в облагаемую базу войдут только сверхнормативные суточные (Письмо ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/23829@).
Взносы «на травматизм» в принципе не начисляются на суточные, вне зависимости от их суммы. Однако суточные всё равно необходимо отразить в разделе 2 отчета ЕФС-1. Их нужно включить в общую сумму выплат по строке 1 таблицы из подраздела 2.1 и в сумму необлагаемых выплат по строке 2 той же таблицы.
Вывод
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, которые контролирует ФНС, в пределах лимитов: 700 рублей в день на территории РФ и 2500 рублей в день — за границей. Взносы «на травматизм» не нужно начислять на суточные вне зависимости от суммы.
При однодневных командировках льгота по суточным не действует. В этом случае можно освободить от обложения НДФЛ и взносами только документально подтверждённые расходы.
