Сведения о трудовой деятельности работников — это обязательная форма, которая подается в составе ЕФС-1, подразделы 1 и 1.1. раздел 1. Для отчёта необходимо использовать форму, утвержденную Приказом СФР №2281 от 17.11.2023.
Кто обязан предоставлять
Подавать сведения о трудовой деятельности необходимо при кадровых изменениях, указанных в таблице.
Приём на работу | Увольнение | Перевод на другую должность |
Переименование организации | Приостановление трудового договора | Возобновление трудового договора |
Заключение договора ГПХ | Окончание договора ГПХ | Отмена кадровых изменений |
Заявление о выборе формы трудовой книжки | Запрет занимать должность | Перевод с совместительства на постоянную работу |
Отчёт подаётся на сотрудников, работающих по трудовому договору и по договору ГПХ, в том числе совместители и дистанционные.
Виды ГПД, по которым подаются сведения о трудовой деятельности:
- Гражданские договоры об оказании услуг (выполнении работ);
- Договоры авторского заказа;
- Издательские лицензионные договоры;
- Договоры об отчужждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключённых с организацией по управлению правами на коллективной основе.
Вносить сведения в ЕФС-1 не нужно, если на оплату по договору не начисляются страховые взносы. Это касается ГПД-договоров по аренде, купле-продаже, договоров займа, мены или дарения.
Также отчёт не надо подавать, если по сотруднику не было кадровых изменений. Нулевой отчёт не подаётся.
Сроки предоставления
Сведения о трудовой деятельности работника необходимо предоставлять:
- Не позже следующего рабочего дня. Если работодатель принимает (увольняет) сотрудника, возобновляет (приостанавливает) ТД или заключает (расторгает) договор ГПХ.
- Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчётным. При остальных кадровых мероприятиях.
Если крайний срок подачи сведений выпадает на выходной день, то у работодателя есть право отчитаться в следующий рабочий день.
Например, Алексеев И. И. заключил трудовой договор с организацией «Фрукт» в пятницу, 14 июня 2024 года. Если работодатель не успеет подать сведения в этот же день, то может отчитаться в понедельник — 17 июня 2024 года.
Форма подачи
Отправлять отчёт в Социальный фонд России (СФР) нужно в электронном или бумажном виде.
Если у работодателя 11 и более застрахованных лиц, то подавать сведения обязательно нужно в электронном виде. Когда 10 застрахованных и лиц меньше, то сдать отчёт можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Порядок заполнения
Порядок формирования сведений о трудовой деятельности работников в ЕФС-1:
- Титульный лист.
- Раздел 1. Подраздел 1.
- Раздел 1. Подраздел 1.1.
Титульный лист
На титульном листе заполните о страхователе:
- регистрационный номер;
- наименование и его данные;
- номер контактного телефона;
- адрес электронной почты;
- должность, дату и подпись.
Поля «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» предпринимателям и организациям заполнять не нужно. Они предназначены для муниципальных и госучреждений.
Не всегда нужно указывать данные в «Сведениях о страхователе, за которого представляются сведения». Их нужно внести, когда страхователь стал правопреемником снявшегося с учёта работодателя.
Например, заполнить этот раздел нужно, когда необходимо изменить о сотруднике сведения, которые до этого были предоставлены бывшим работодателем.
Если подпись ставит представитель страхователя, то дополнительно указывается номер доверенности.
Подраздел 1
Укажите персональные сведения о трудовой деятельности работника. В графе «Статус ЗЛ» нужно вписать одно из значений:
Код | Расшифровка |
ГРФ | Граждане РФ |
ПЖИГ | Постоянно проживающие в РФ иностранные граждане или лица без гражданства |
ВКС | Временно пребывающие в РФ иностранцы или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов |
ВПИГ | Временно пребывающие в РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов) |
ВЖИГ | Временно проживающие в РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие в РФ лица, которым предоставлено временное убежище |
В поле «Гражданство» нужно указать код из Общероссийского классификатора стран мира. Например, для гражданина РФ впишите код — «643». Если у лица нет гражданства — «000».
Подраздел 1.1
Поля «Продолжение ведения трудовой книжки» и «Предоставление сведений о трудовой деятельности» заполняются, если работник подал соответствующие заявления, то укажите дату подачи.
Когда надо отменить ранее предоставленные сведения, то проставьте «Х» в поле и укажите старую дату подачи. Если надо исправить данные, то заполните бланк снова.
Первая графа. По порядку вписывайте номера строк.
Вторая графа. Дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Для ГПХ-договора — дата начала (завершения) работ или дата расторжения.
Третья графа. Укажите наименование мероприятия.
Код | Наименование мероприятия | Расшифровка |
1 | ПРИЁМ | Приём на работу (службу) |
2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования работодателя |
4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации |
5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) | Лишение права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью |
7 | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ | Приостановление действия заключённого трудового договора, при котором за работником за работником сохраняется рабочее место |
8 | ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Возобновление действия заключённого трудового договора, при котором за работником за работником сохранялось рабочее место |
9 | НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ | Начало периода работы по договору гражданско-правового характера |
10 | ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера |
Четвёртая графа. Заполняйте при необходимости, в том числе для договоров ГПХ.
Код | Территориальные условия работы |
РКС | Работа в районах Крайнего Севера |
МКС | Работа в местностях приравненных к районам Крайнего Севера |
Пятая графа. Укажите название должности в соответствии со штатным расписанием.
Если работодатель меняет название, то указать, с какого числа оно действует. При заключении договора ГПХ заполнять не нужно.
Шестая графа. Заполняйте, если отчёт подаёте из-за мероприятий:
- «ПРИЁМ».
- «ПЕРЕВОД».
- «УВОЛЬНЕНИЕ».
- «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
- «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
Код выполняемой функции состоит из пяти знаков и вписывается в формате «ХХХХ.Х».
Для договоров ГПХ дополнительно выберите один из кодов:
Код | Вид договора |
ДГПХ | Договор гражданско-прававого характера о выполнении работ (оказании услуг) |
ДАВТ | Договор авторского заказа |
ДОИЛ | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
Седьмая графа. Заполняется при внесении сведений о трудовой деятельности при увольнении работника. Нужно указать код увольнения и причину в соответствии с положениями ТК РФ.
Примеры кодов:
- «ч1с71тк» — Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
- «п1ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации.
- «ппап6ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом.
Если нужного кода нет, то впишите «иное» и добавьте статью, по которой завершены трудовые отношения.
Когда выбрано «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», заполнять седьмую графу не нужно.
Восьмая графа. Укажите наименование документа (приказ, решение, протокол), который подтверждает кадровое мероприятие.
Для договора ГПХ — его наименование.
Девятая графа. В формате «ДД.ММ.ГГГГ» внесите дату документа, который подтверждает кадровое мероприятие.
Для договора ГПХ — дату заключения, завершения или расторжения.
Десятая графа. Впишите номер подтверждающего документа без знака «№».
Для договора ГПХ — его номер.
Одиннадцатая графа. Поставьте «Х», если хотите отменить запись о ранее предоставленных сведениях. Остальные десять граф заполните так же, как и в первоначальном варианте, сведения которого хотите отменить.
Если сведения нужно исправить, то сначала заполните десять граф в первоначальном варианте и поставьте «Х». Затем ниже укажите новые данные.
Образец заполнения сведений о трудовой деятельности для договора ГПХ: