С ошибками в отчёте СЗВ-М рано или поздно может столкнуться любая организация. Законодательство предусматривает определённые санкции за неправильные данные в документе, но неприятных последствий можно избежать, если грамотно внести корректировки.
Как добавить или убрать сотрудника в отчёте
Ошибки в форме могут быть разными, например:
- Упустили информацию о ком-то из работников.
- Ошибочно указали данные о сотрудниках дважды.
- Внесли некорректный номер СНИЛС или ФИО.
- Нарушили порядок заполнения формы.
Для того, чтобы определить алгоритм действий для исправления, нужно отталкиваться от характера ошибки.
Если необходимо добавить информацию о сотруднике
Забыть кого-то из работников можно по разным причинам:
- трудовой договор заключили после сдачи формы в Пенсионный Фонд России;
- забыли о работниках, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребенком;
- работник не успел предоставить СНИЛС;
- сотрудника устроили после подачи формы и т.д.
Вне зависимости от ситуации, чтобы восполнить недостающую информацию, нужно соблюдать следующие условия:
- Форма заполнения — та же, что и исходная СЗВ-М.
- В блоке «тип сведений» необходимо указать «ДОП», так как фактически все данные в исходном отчёте верны, нужно лишь дополнить их.
- Отправить форму.
Рассмотрим на примере. Предположим, что компания «Южные стандарты» подала отчёт за июль, но забыла указать информацию о сотруднице Орловой Марии Игоревне, которая в июне вышла в декрет.
Формируем дополняющую форму следующим образом:
Дополняющая форма СЗВ-М
Если необходимо убрать информацию о сотруднике
Бывают следующие ситуации:
- ошибочно внесли данные сотрудника, который уже не работал в компании в отчётном месяце;
- продублировали информацию об одном и том же человеке;
- внесли любую другую информацию, неактуальную на момент подачи формы.
Если необходимо удалить лишнюю информацию, нужно использовать корректирующую форму с типом «ОТМН». Алгоритм несложный:
- В блоке «Тип сведений» указываем «ОТМН».
- Данные о страхователе и период, за который подавалась отчётность, заполняем так же, как и в исходной форме.
- Вносим данные о сотрудника, информацию о котором необходимо удалить.
К примеру, компания «Финские шторы» случайно указала в СЗВ-М данные Сидорова Андрея Николаевича, который был уволен за месяц до отчётного. Чтобы исправить ситуацию, необходимо заполнить форму так:
Форма СЗВ-ОТМН
Если нужно исправить некорректные данные
Иногда все сотрудники учтены в документе верно, но допущены ошибки в самих данных: фамилии, имени, отчестве, СНИЛС и т.д. Чтобы исправить информацию, нужно оформить два документа. Сначала форму с типом «ОТМН», в котором указывается неверная информация (отменяем ошибки). Затем с типом «ДОП», чтобы внести корректную информацию вместо старой ошибочной (исправляем данные).
Заполняется каждая форма аналогично примерам выше.
Информацию об остальных работниках, которая изначально корректно указана в исходной форме, повторять не нужно.
Данные требования утверждены постановлением Правления ПФР [от 15.04.2021 № 103п](https://base.garant.ru/400780254/#block_2 "от 15.04.2021 № 103п")
Как сдавать корректирующий отчет СЗВ-М
Корректирующие формы подают в том же порядке, что и исходные отчётные документы. Порядок установлен пунктом 2 статьи 8 №27-ФЗ.
Подать форму можно двумя способами — в бумажном или электронном виде. Выбрать удобный способ работодатель может только в том случае, если в его компании официально работают до 10 сотрудников. Если 11 и больше — возможен только электронный формат.
Законодательство не предусматривает определённых сроков подачи корректирующих документов. Сделать это нужно в ближайшее время после того, как работодатель или бухгалтер обнаружат ошибку в отчёте.
Если некорректные данные заметят при проверке в ПФР, фонд направит компании уведомление об ошибке. В таком случае подать корректирующий отчёт нужно в течение пяти рабочих дней.
Как избежать штрафов в отчёте СЗВ-М (в какие сроки нужно сдать чтобы избежать штрафов)
Корректировка ошибок в отчёте СЗВ-М без штрафов возможна, но для этого нужно сделать все точно в срок. Есть два случая, в которых работодателю удастся избежать штрафа:
- При самостоятельном обнаружении ошибок и подаче корректирующей формы до окончания установленного законом сроков подачи отчёта (15 числа месяца после отчётного).
- При подаче корректирующего отчёта в течение пяти рабочих дней после уведомления об ошибках от ПФР.
Если компания получила уведомление, но не исправила ошибки в отчётности вовремя, избежать штрафа, скорее всего, не удастся. Размер штрафа — 500 рублей на каждого официального работника.
Важно заметить, что здесь закон даёт работодателю отличную возможность уберечь свой бюджет от санкций — без уведомления и пятидневного срока для исправления вас оштрафовать не могут. Это регламентируется пунктом 40 приказа Минтруда РФ от 22.04.2020 №211н.
Кто корректирует данные после ликвидации работодателя
Любой работодатель имеет право на то, чтобы исправить ошибку в законном порядке и избежать неприятных последствий. Это право за ним закрепляет Статья 15 №27-ФЗ от 01.04.1996.
Однако любые данные в отчётах должны быть корректными. Ошибки в форме СЗВ-М необходимо исправить даже в тех случаях, когда компания работодателя ликвидирована или он прекратил свою деятельность в любом другом законном порядке. Если по каким-то причинам он не может сделать этого сам, эта обязанность возлагается на сотрудников территориального отделения ПФР по месту регистрации владельца бизнеса (п. 17 постановления Правления Российской Федерации №519 п от 15.10.2019).
Итоги
Форма СЗВ-М должна отражать строго корректную и полную информацию о застрахованных работниках. Однако от ошибок не застрахован никто, и закон предусматривает возможность исправить их без штрафов. Если вовремя подать грамотный корректирующий отчёт и соблюсти все установленные сроки, работодатель сможет избежать неприятных последствий.
Если вы хотите исключить риск повторных ошибок или не уверены в деталях оформления формы, можете использовать возможности сервиса «Моё дело». В нём автоматизирован процесс заполнения любой бухгалтерской отчётности — документы и формы заполняются сервисом, вам лишь необходимо внести верную информацию. Кроме того, вы можете обратиться за консультацией к специалисту, который подскажет оптимальное решение вопроса или проконсультирует по процессам корректировки и подачи документов.
