Все работодатели должны заполнять форму СЗВ-СТАЖ, которая включает в себя информацию о трудовом стаже сотрудников. Рассмотрим, как включать в этот отчет сведения об отпуске по беременности и родам (БиР).
Когда нужно отражать лист нетрудоспособности по БиР в СЗВ-СТАЖ
Бизнесмен должен включать в СЗВ-СТАЖ сведения обо всех застрахованных лицах. К ним относятся все физические лица, работающие по договорам, выплаты по которым облагаются страховыми взносами:
- Трудовые договоры.
- Договоры гражданско-правового характера.
- Авторские договоры.
Однако отпуск по беременности и родам предусмотрен только в рамках трудовых отношений (ст. 255 ТК РФ). Поэтому отражать информацию о нём в СЗВ-СТАЖ должны лишь те работодатели, которые заключили с физическими лицами трудовые договора.
Это могут быть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также другие работодатели – физические лица, не имеющие статуса ИП, например — нотариусы или адвокаты.
Например, женщина может находиться в отпуске по уходу за ребёнком весь год. В этом случае она отсутствует на работе, а выплаченное пособие не облагается страховыми взносами. Но такую сотрудницу все равно нужно включать в отчет СЗВ-СТАЖ за год, так как трудовой договор продолжает действовать.
Как отобразить период отпуска по беременности и родам и какие коды для этого нужно использовать
Форму СЗВ-СТАЖ необходимо заполнять в соответствии с постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.
Ниже приведён образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2022 год для женщины, которая:
- Работала на предприятии с начала 2022 года.
- Была на больничном с 16.03.2022 по 05.04.2022.
- Была в отпуске по беременности и родам с 06.04.2022 по 23.08.2022.
- С 24.08.2022 и до конца отчетного года находилась в отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет.
Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ при отпуске по беременности и родам
При «обычной» трудовой деятельности, нужно заполнять только графы 1-7. Они содержат порядковый номер записи, ФИО работника, СНИЛС и период работы в пределах отчетного года.
Под «обычной» работой в данном случае имеется в виду то, что сотрудник не находится во вредных или опасных условиях, не работает на Крайнем Севере, не трудится вахтовым методом и т.п. Также к отклонениям от обычного порядка относятся периоды нетрудоспособности и различные виды отпусков, в том числе и декретный.
Для того, чтобы отразить различные варианты отклонений от стандартного режима работы, предусмотрены графы 8-14.
В частности, для каждого периода отпуска или больничного следует завести отдельную строку и указать соответствующий код в графе 11. Перечислим все коды, которые могут понадобиться при заполнении формы СЗВ-СТАЖ в связи с беременностью, родами и уходом за ребёнком:
- Очередной отпуск — ДЛОТПУСК. Беременные женщины нередко уходят в очередной отпуск перед началом декретного отпуска.
- Период временной нетрудоспособности — ВРНЕТРУД. Также женщины часто накануне ухода в декрет берут больничные. Этот вариант показан в примере.
- Отпуск по беременности и родам — ДЕКРЕТ.
- Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет — ДЕТИ.
- Отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет — ДЛДЕТИ.
- Отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет, предоставляемый родственнику или опекуну — ДЕТИПРЛ.
Возможна ситуация, когда женщина забеременела до окончания предыдущего отпуска по уходу за ребёнком. Находиться в двух отпусках одновременно нельзя, поэтому такая сотрудница должна выбрать один из двух вариантов.
1. Прервать «старый» отпуск и оформить новый со следующего дня.
2. Дождаться, пока первому ребенку исполнится 1,5 (или 3) года и тогда оформить отпуск по БиР или по уходу за вторым ребенком.
Когда необходимо подавать отчет СЗВ-СТАЖ по БиР
Общий срок сдачи формы СЗВ-СТАЖ за истекший год — до 1 марта следующего года.
Закон предусматривает ряд случаев, когда СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно в ПФР или выдать на руки работнику:
- При ликвидации, реорганизации или банкротстве работодателя.
- При оформлении пенсии сотруднику.
- При расторжении трудового договора.
- В любое время по заявлению сотрудника.
Ни один из перечисленных вариантов не связан напрямую с декретным отпуском. Поэтому СЗВ-СТАЖ по итогам года со сведениями о всех сотрудниках, включая «декретниц» нужно подать на общих основаниях до 1 марта.
За просрочку или ошибки в заполнении СЗВ-СТАЖ установлен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Если работодатель должен сдать отчет в электронном виде, а сдал на бумажном носителе, то его оштрафуют на 1000 рублей.
Все отпуска, связанные с материнством и уходом за детьми, необходимо заносить в отчет СЗВ-СТАЖ на общих основаниях. Для каждого вида отпуска предусмотрен специальный код.
Чтобы сдвать отчётность без ошибок и в срок, воспользуйтесь к сервисом онлайн-бухгалтерии от «Моё дело». Здесь вы сможете скачать все необходимые бланки, либо заполнить их с подсказками непосредственно в сервисе.
