Сотрудники и руководители часто летают в командировки, на конференции, деловые встречи в другие города или страны. Расходы на билеты обязательно отражаются в учёте. И когда поездка отменяется, а при возврате билетов удерживают комиссию, это также нужно учесть. Расскажем, как это сделать.
Во сколько обойдутся штрафы за возврат билетов
Каждый билет можно вернуть. При этом не важно, как их покупали — в кассе аэропорта или в Интернете. Но сумма к возврату и возможная комиссия будет зависеть от условий. При этом важно, как производилась покупка авиабилета — напрямую или через турагента.
Возврат билета, купленного напрямую
В стоимости билетов учитывают сам тариф на перевозку и сборы, топливные и аэропортовые. Порядок их возврата регулируется Воздушным кодексом Российской Федерации. В 108 статье сказано, что пассажир может отменить поездку и вернуть билет, если сообщит об этом перевозчику не позже, чем за 24 часа до полёта. В этом случае он вправе рассчитывать на полный возврат стоимости. При этом каждая компания может устанавливать собственный льготный период — тогда пассажиру нужно уложиться в этот срок.
Оформляя полёт, пассажир (или купившая билеты компания) соглашается на сделку с перевозчиком. Договор между ними подтверждается купленным билетом. А любая сделка предусматривает взаимные права и обязанности. Условно:
- перевозчик обещает обеспечить безопасное перемещение из точки А в точку Б;
- пассажир обязуется явиться на рейс, потому что получил место на борту.
При отказе от поездки компания теряет деньги и оставляет место, на котором мог бы полететь кто-то другой. Это считается нарушением условий договора, поэтому перевозчики вправе взимать определённые неустойки.
Поэтому, если пассажир отказался от полёта позже, чем за сутки до рейса — перевозчик может удержать комиссию. Её и называют штрафом. Сумма штрафа не должна быть выше 25% от стоимости билета.
Иногда пассажиры отказываются от полёта, когда регистрация уже закончилась. В этом случае вернуть деньги за билет уже не получится.
Это стандартные правила, которые относятся только к российским авиакомпаниям. Зарубежные перевозчики вправе регулировать эти процессы по-другому, в том числе, увеличивать суммы штрафов. Некоторые авиакомпании вообще не возвращают деньги за отказ от полёта. Прежде чем приобретать билет у иностранного перевозчика, стоит заранее изучить условия возврата.
Возврат билета, купленного через турагентство
Если билет покупали через турфирму, порядок может быть другим. Агентство здесь выступает посредником между авиакомпанией и пассажиром. Оно заключает с авиакомпаниями агентский договор и действует как агент.
В агентском соглашении перевозчики вправе предусмотреть свою систему штрафов, и их сумма может сильно отличаться от установленных 100% или 25%. Опасаясь убытков, турагентства, в свою очередь, учитывают это в сделках с клиентами. Подписывая договор с пассажирами, они включают в стоимость штрафа свой процент в дополнение к неустойке от перевозчика. По итогу при возврате билета пассажир может получить сильно меньше, чем стандартные 75%.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, стоит следовать тому же правилу, что в первом случае — заранее узнавать об условиях возврата.
Как отразить отказ от полёта в учёте
Порядок зависит от вида налога.
Налог на прибыль
Бизнес может учесть комиссию за отмену поездки в качестве невозмещённых издержек. Но важно, чтобы затраты отвечали критериям, перечисленным в 252 статье Налогового кодекса, и не относились к видам затрат, указанным в 270 статье.
Так, если уплаченная неустойка соответствует требованиям, её можно учесть при расчёте базы по налогу на прибыль. Но при этом также важны такие условия:
- все расходы можно документально подтвердить;
- есть документальное доказательство, что рейс отменили на серьёзных основаниях, а не просто потому, что пассажир опоздал или не приехал в аэропорт (например, подойдёт распоряжение от руководителя или переписка с контрагентом, который отменил встречу).
Платить страховые взносы или удерживать налог на доходы физлиц с компенсации не нужно.
Точный список документов, которыми можно подтвердить отмену рейса и уплату штрафа, закон не устанавливает. Так что можно действовать по ситуации и опираться на любые документы, которые докажут, что пассажиру вернули часть стоимости билета с учётом уплаченной неустойки.
Налог на добавленную стоимость
Покупка авиабилета входит в общие расходы, понесённые на командировку. Согласно статье 171 Налогового кодекса, уплаченный за командировку НДС подлежит вычету.
Основанием для вычета служат счёта-фактуры и прочие подтверждающие документы. Подойдёт также билет, оформленный на установленном бланке после того, как понесённые за командировку затраты примут к учёту.
При отказе от полёта бизнес отказывается от договора перевозки с авиакомпанией. Билет сдали, затраты на поездку не понесли и в бухучёте не признали. Значит, оснований для вычета по налогу у компании нет.
Есть отдельное условие для полетов, которые отменяются из-за распространения коронавирусной инфекции. Они указаны в статье 265 Налогового кодекса. Если причина отказа от билета связана с ковидом, уплаченную неустойку можно отразить в учёте как убытки от чрезвычайной ситуации.
Если же полёт не состоялся по вине самого пассажира, учесть комиссию за возврат билета не получится.
Бухучёт
Итак, уплачиваемый штраф за возврат билета — это компенсация за то, что пассажир нарушил свои обязательства в сделке с перевозчиком. Понесённые затраты относят на прочие расходы.
Признавать такие издержки нужно на момент, когда у авиакомпании появляется право взыскать неустойку. То есть, когда она вернёт билет и рассчитает сумму комиссии за отмену полёта.
Согласно Плану счетов, утверждённому Минфином в приказе №94н, деньги, которые бизнес тратит на покупку железнодорожных или авиабилетов, нужно проводить по счёту 50.03. Их отражают на счету, когда компания получит билеты, за которые заплатила. Например, если бизнес приобретал билеты через посредника, он может получить их не сразу по факту оплаты, а позже. При отмене командировки операцию проводят на момент возврата билета.
Иногда компания выдаёт сотруднику деньги, и он сам покупает билет. Тогда в корреспонденциях участвует счёт 50 «Касса».
Порядок одинаковый для всех билетов, куплены они в кассе или в Интернете.
Основные операции по возврату билетов, купленных компанией, оформляются в бухучёте так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 60 | 51 | Перевели деньги на покупку билета |
| 50.03 | 60, 76 | Приняли авиабилеты в кассу |
| 71 | 50.03 | Отдали билеты сотруднику |
| 50.03 | 71 | Командированный вернул билет, когда поездка не состоялась |
| 60 | 50.03 | Организация оформила возврат |
| 51 | 60, 76 | Приняли к учёту часть стоимости билета |
| 91.02 | 60, 76 | Учли уплаченный штраф за возврат билета в составе внереализационных расходов |
Если билеты приобретал сотрудник, корреспонденции будут такими:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 71 | 50 | Сотрудник получил под отчёт деньги на покупку билета |
| 50.03 | 71 | Сотрудник вернул билет, чтобы компания сама оформила возврат |
| 60 | 50.03 | Организация оформила возврат |
| 51 | 60 | Приняли к учёту часть стоимости билета |
| 91.02 | 60 | Отнесли уплаченный штраф на внереализационные расходы |
