При увольнении налог на доходы физлиц уплачивают с зарплаты, с компенсации за неиспользованный отпуск, а выходное пособие облагается налогом, если превышает трехкратный (шестикратный – для районов Крайнего Севера и приравненных к ним) размер среднего заработка.
При подаче налоговыми агентами сведений о налоге на доходы физлиц начиная с 1 квартала 2023 года применяется новая форма, утвержденная Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ (редакция от 29.09.2022 г.). В ней учтены изменения, внесенные НК РФ с 2023 г.
Как отразить увольнение сотрудника в 6-НДФЛ
При увольнении налог на доходы физлиц уплачивают с зарплаты, с компенсации за неиспользованный отпуск, а выходное пособие облагается налогом, если превышает трехкратный (шестикратный – для районов Крайнего Севера и приравненных к ним) размер среднего заработка. (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Пособие можно получить при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией, сокращением штата, или если оно было предусмотрено трудовым договором или соглашением сторон.
Согласно разъяснениям Минфина не нужно платить НДФЛ (если нет превышения установленного размера) с пособий, выплата которых предусмотрена трудовым или коллективным договором, соглашением сторон. Но по данному вопросу есть и противоположная позиция (см., например Апелляционное определение МГС от 06.06.2019 N 33-24591/2019). Учитывая общий подход судебной практики, желательно в таком случае хотя бы прописывать данный момент в самом трудовом договоре или локальном акте.
При заполнении формы 6-НДФЛ в 2023 году следует учесть, что ранее была введена прогрессивная шкала налогообложения, при размере налоговой базы:
- не более 5 млн руб. ставка составляет 13%;
- более 5 млн руб. – 650 000 руб. + 15% от части дохода, превышающей 5 млн руб.
Для каждой ставки заполняется отдельный раздел формы с указанием соответствующего КБК.
В новой форме 6-НДФЛ 2 основных раздела и приложение №1 (справка в отношении выплат конкретному работнику за год).
В раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента» вносятся суммы НДФЛ, удержанные по трём срокам перечисления (в последнем квартале — по четырём):
- в строку 020 – общая сумма,
- в строку 021 – суммы, которые подлежат перечислению по первому сроку перечисления,
- в строку 022 — суммы, которые подлежат уплате по второму сроку перечисления,
- в строку 023 — суммы, которые подлежат уплате по третьему сроку перечисления.
Сумма строк 021-024 должна соответствовать значению в строке 020. Срока 024 — для годового расчёта по четвёртому сроку перечисления.
Срок перечисления — это период с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца. Исключение — в декабре четвёртый срок перечисления с 23 по 31 декабря, в январе первый срок перечисления с 1 по 23 января.
При увольнении в поле 021-024 отражается сумма НДФЛ по конкретному сроку перечисления.
Пример:
Иванов уволился 03.02.23 года. Его оклад за предшествующие 12 месяцев составлял 120 000 руб., аванс уплачен в январе (50%), остаток январской зарплаты — в феврале, отпуск в 2022 году он не брал. В июне отработал 3 дня т.к. был на больничном.
Пример заполнения 1
Раздел 2 «Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц» заполняется отдельно по каждому КБК (поле 105). В поле 100 указывается соответствующая ставка налога.
Раздел содержит информацию о суммах выплат в том числе по видам (работникам по трудовым договорам, по договорам ГПХ, высококвалифицированным специалистам, дивидендов) и перечисленных налогов с начала года нарастающим итогом.
Сумма выплат Иванову будет учтена в составе строк 110 и 112 (выплаты по трудовым договорам), а сумма налога в составе строк 140 и 160.
По результатам года данные по Иванову будут поданы в виде отдельной справки - Приложения №1 к 6-НДФЛ.
Дата фактического получения дохода
По ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода — дата выплаты этого дохода (с 2023 года).
В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты перечисляют НДФЛ за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-ое число текущего месяца не позже 28-го числа текущего месяца. Это же касается и увольнения — в какой период попадает выплата, в такой строке по сроку перечисления и нужно указывать НДФЛ.
Образец заполнения 6-НДФЛ при увольнении 2023
Рассмотрим примеры заполнения формы в разных ситуациях.
При выплате зарплаты за предшествующие увольнению месяцы
Если одновременно с увольнением работнику выплачивают долги по зарплате, то в поле 021-024 указывается НДФЛ по конкретным срокам перечисления.
В разделе 2 сумма выплаченной задолженности учитывается в том квартале, в котором была выплачена фактически.
Работник увольняется 01.02.23 года в связи с ликвидацией и ему выплачивают задолженность по зарплате за декабрь 25 000 руб., зп за январь 25 000 рублей, за 1 день февраля – 1316 руб., выходное пособие – 22 162,37 руб. в размере среднего заработка за первый месяц. НДФЛ с зп – 6 671 руб. в поле 022 по второму сроку перечисления (с 23.01. по 22.02.). Строка по первому сроку перечисления (021) остаётся пустой, поскольку никаких выплат в этот период не было (была задолженность по зарплате с декабря, и она была выплачена в феврале при увольнении).
Пример заполнения 2
При отпуске с последующим увольнением
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то расчёт производят в последний рабочий день, а не в последний день отпуска. Отпускные выплачивают за 3 дня до отпуска.
Если Иванов перед увольнением подал заявление на отпуск с 24 января по 12 февраля, то 20.01.2023 ему перечисляют отпускные (28800 руб.), а 23 января производят окончательный расчёт. Компенсация за неиспользованный отпуск – 79 867 руб., зп за февраль – 31 579 руб.
НДФЛ с отпускных в сумме 3 744 руб. должны перечислить до 31 января по сроку перечисления с 1 по 22 января. НДФЛ с окончаиельного расчёта в сумме 14 488 руб. должны перечислить до 28 февраля по сроку перечисления с 23 января по 22 февраля.
Пример заполнения 3
В последний день месяца
Секретарь компьютерной фирмы уволилась 31.05.23 года. Так как май месяц полностью отработан, его включат в период для определения среднего заработка (с 01.06.2022 года по 31.05.2023 года.
Зарплата секретаря в 2022 году составляла 50 000 руб., в 2023 году 60 000 руб. Размер компенсации за отпуск (она не использовала 28 дней) – 51 764 руб. НДФЛ с этой суммы – 6729 руб. Аванс в мае выплатили 20 числа в размере 50%, и НДФЛ с него — 3900 руб. должны перечислить по второму сроку перечисления (с 23 апреля по 22 мая).
При увольнении секретарю зарплату за минусом аванса выплатят 31.05.2023. НДФЛ (3900 руб.) в расчётный день будет удержан со всей зарплаты, а уплачен по третьему сроку перечисления (с 23 мая по 22 июня).
Всего при увольнении с работника будет удержано 14 529 рублей, срок перечисления налогов – 28 мая и 28 июня 2023 года (второй и третий период по сроку перечисления в отчёте за полугодие).
Пример заполнения 4
В последний день квартала
Cекретарь уволилась 30.06.23 года, т.е. расчёт производят во втором квартале, но дата перечисления налога приходится на третий.
В 2022 году её зарплата составляла 50 000 руб., в 2023 году – 60 000 руб.
Период, за который рассчитывается средний заработок – с 01.07.2022 г. по 30.06.2023 г.
Размер компенсации за неиспользованный отпуск – 52 559,64 руб.
В разделе 2 формы суммы, выплаченные секретарю при расчёте, будут отражены в составе других выплат работникам.
В организации есть директор с зп 100 000 руб. и 2 мастера с зп по 80 000 руб. Всего фонд зп до увольнения составлял 320 000 руб. ежемесячно.
Т.к. зарплату платят 5 числа, то за июнь выплаты всем, кроме секретаря,
будут сделаны в июле, а это уже следующий квартал.
Сумма дохода, начисленная работникам с января по май, составит 1 600 000 руб., за июнь – 112 560 руб.(сумма компенсации+зп при увольнении).
Но при этом нужно учесть, что 50% зарплаты (аванс) платится 20-го числа, а остаток зарплаты — 5 числа. С каждой выплаты нужно удержать и перечислить НДФЛ согласно срокам перечисления с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца.
В апреле еще будет выплачен остаток зарплаты за март, и НДФЛ по нему также нужно указать в отчете за полугодие.
Итого за 2 квартала — 1 712 560 руб.
Форма за 2 квартал:
6-НДФЛ. Стр. 1
6-НДФЛ. Раздел 1
6-НДФЛ. Раздел 2
НДФЛ с сумм, выплаченных при увольнении (14 632 руб. от 30.06.2023 г.) в разделе 1 нужно будет указать уже в форме за 3 квартал по первому сроку перечисления — с 23.06. по 22.07.
В выходной день
Существуют разные точки зрения на то, в какой день нужно рассчитывать работника, если день увольнения попадает на выходной или праздник. По правилам исчисления сроков, установленных трудовым законодательством (ст. 14 ТК РФ) правильным будет увольнение в первый рабочий день после окончания отдыха. Но есть и другая позиция, когда увольнение и расчёт производят накануне. Обоснование – иначе могут быть нарушены права работника, который с понедельника может выходить на новое место работы. У этой позиции есть слабые места. Например, при увольнении по собственному желанию работник в течение 2 недель имеет право отозвать заявление. И, если его рассчитать до истечения этого срока, то это также приведёт к нарушению права Есть судебная практика, которая подтверждает обе точки зрения, так что к каждому случаю лучше подойти индивидуально, максимально избегая конфликтных ситуаций.
При этом, если увольнение происходит по тем основаниям, где работодатель может повлиять на дату увольнения (его инициатива, сокращение штата, ликвидация), то предпочтительнее выбирать день расторжения трудового договора таким образом, чтобы получилось избежать спорной ситуации. В других случаях желательно договориться с увольняемым.
Например: работник написал заявление об увольнении 17.04.23 г. День увольнения придётся на нерабочий день – 01.05.23 г. Так как работник выходит на новую работу 02.05.23 г, то расчёт произведут 28.04.23 г.
При расчёте будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск в размере 48 344,58 руб., зп за февраль – 50 526,32 руб.
НДФЛ – 48 344,58 руб. + 50 526,32 руб. = 98 870,9 руб. * 13% = 12 853 руб. Перечислить налог нужно не позже 28.05.23 г. (период расчета по второму сроку перечисления с 23.04. по 22.05.).
Пример заполнения
Следует иметь в виду, что в случае работы сотрудника по сменному графику уволить и рассчитать его придётся в день окончания работы, вне зависимости от того, является ли он трудовым днём.
Сроки уплаты налога
С 2023 года для работодателей установлены единые сроки уплаты НДФЛ — до 28-го числа текущего месяца после расчётного периода. При этом расчетный период установлен:
- с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца;
- с 23 по 31 декабря (особый период);
- с 1 по 22 января (особый период).
К примеру, когда выплата произведена в период с 23 апреля по 22 мая и НДФЛ удержан в дату выплаты денежных средств, налог надо перечислить не позже 28 мая. Если период с 23 сентября по 22 октября, дата уплаты налог — до 28 октября. Это касается всех выплат — не только зарплаты, но и отпускных, больничных, расчета при увольнении и т.д.
Чтобы избежать возможных проблем при составлении 6-НДФЛ, лучше всего обратиться за помощью к профессионалам. Опыт бухгалтеров сервиса «Моё дело» поможет вам не допустить ошибок при сдаче отчётности.
