Всем работодателям необходимо каждый квартал сдавать расчёт 6-НДФЛ. В 2024 году форма отчёта изменилась. В статье рассмотрим пошаговую инструкцию, как правильно заполнить 6-НДФЛ, приведём примеры и расскажем об особенностях.
Кто подаёт отчёт
Всем работодателям, которые считаются налоговыми агентами, нужно заполнять 6-НДФЛ. В частности, к ним относятся:
- индивидуальные предприниматели;
- организации;
- адвокаты;
- нотариусы;
- обособленные подразделения.
Налоговым агентом признаётся лицо, которое выплатило физическому лицу доход, облагаемый НДФЛ.
Заполнять расчёт 6-НДФЛ по физическому лицу необходимо, когда:
- с работником заключён трудовой договор;
- с работником заключён договор ГПХ;
- налоговый агент арендует имущество;
- налоговый агент переводит выплаты, которые не связаны с трудовой деятельностью.
Сроки сдачи
Сдавать форму 6-НДФЛ в 2024 году необходимо не позже 25-го числа месяца, идущего за отчётным кварталом. Годовой расчёт сдаётся не позже 25 февраля.
Актуальные даты сдачи расчёта:
- за первый квартал — до 25 апреля 2024 года;
- за полугодие — до 25 июля 2024 года;
- за 9 месяцев — до 25 октября 2024 года;
- за 2024 год — до 25 февраля 2025 года.
Куда сдавать
Сдавать 6-НДФЛ необходимо в местную ИФНС. Когда у организации есть филиалы, то им дополнительно можно подавать расчёт в местную налоговую.
Организации с обособленными подразделениями на территории одного муниципалитета могут сдавать расчёт:
- по месту нахождения одного из обособленных подразделений;
- по месту учёта самой организации, если головное и обособленное подразделение находятся в одном муниципалитете.
Определиться с выбором необходимо до начала следующего календарного года. Уведомить о выборе нужно ИФНС, где была регистрация обособленного подразделения.
Когда обособленные подразделения находятся в разных муниципалитетах, то сдавать 6-НДФЛ необходимо по каждому отдельно.
Форма сдачи
В 2024 году расчёт 6-НДФЛ подаётся в налоговую в электронном виде. Это обязательно, если устроено более 10 работников.
Если устроено 10 и меньше сотрудников, то сдавать можно и в бумажном виде. Однако, как правило, даже в таком случае налоговые агенты подают расчёт в электронном виде.
Инструкция
Перед тем как заполнять 6-НДФЛ, можно ознакомиться с Приказом ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@ (в редакции Приказа ФНС от 09.01.2024 г. № ЕД-7-11/1@). В нём содержатся правила и определения, а также бланк актуальной формы.
На сегодняшний день форма расчёта включает следующие разделы:
- титульный лист;
- раздел 1;
- раздел 2;
- Приложение № 1.
Во время заполнения необходимо знать следующие нюансы:
- Необходимо всегда указывать общий доход по всем физическим лицам.
- В разделе 1 указываются данные с начала налогового периода, а также в т.ч. за последние три месяца отчётного периода.
- В разделе 2 указываются сведения нарастающим итогом с начала календарного года, в т.ч. с разбивкой за последние три месяца отчётного периода.
- В квартальной отчётности заполнять Приложение № 1 не нужно. Это необходимо делать только в годовой отчётности.
- Форма 6-НДФЛ имеет сквозную нумерацию по порядку — 001, 002 и т. д.
Титульный лист
Порядок заполнения в 6-НДФЛ титульного листа следующий:
- Для организаций — вписываются ИНН и КПП. Для индивидуальных предпринимателей — ИНН.
- При первичной сдаче номер корректировки — «0 - -». При повторной сдаче отчёта — «1 - -», «2 - -» и т. д. по возрастанию.
- Отчётный период — 21 (первого квартала), 31 (для полугодия), 33 (для девяти месяцев) и 34 (год).
- Календарный год — год, за который подаётся отчётность — «2024».
- Налоговый орган — вписывается код ИФНС, куда будет подаваться отчёт.
- Место нахождения — код 120 (по месту жительства ИП) и 214 (по месту нахождения организации). Остальные коды можно найти в приложении № 2 к Приказу № ЕД-7-11/649@.
- Налоговый агент — сокращённое наименование организации, ИП, адвоката или нотариуса. Также может указываться полное наименование, если нет сокращённого.
Отметим, что если указываются сведения физического лица, то его ФИО вписывают полностью.
Образец заполнения верхней части титульного листа
- Форма реорганизации — указывается при необходимости. Преобразование — «1», слияние — «2», разделение — «3», ликвидация — «0», присоединение — «5», разделение с одновременным присоединением — «6», лишение полномочий обособленного подразделения — «9».
- ИНН/КПП реорганизованной организации — при необходимости указываются ИНН и КПП, которые были у компании до ликвидации, реорганизации или закрытия обособленного подразделения.
- ОКТМО — указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация.
- Расчёт составлен на ... — вписывается общее количество листов 6-НДФЛ и количества приложенных дополнительно документов.
Образец заполнения блока титульного листа по реорганизации и дополнительной информации
- Подтверждение сведений — если налоговый агент, то ставится «1», если его представитель — «2».
- ФИО — указывается фамилия, имя и отчество уполномоченного лица или его представителя.
- Дата — день, когда ставится подпись на расчёте.
Образец заполнения нижней части титульного листа
Раздел 1 заполняется с начала года с разбивкой по периодам за последние три месяца отчётного периода. Перед внесением данных нужно заранее сгруппировать сведения по срокам перечисления, в которые нужно заплатить НДФЛ.
Порядок заполнения раздела 1 в 6-НДФЛ следующий:
- ИНН и КПП — так же, как и на титульном листе.
- Строка 010 — код бюджетной классификации (КБК).
- Строка 020 — сумма НДФЛ к уплате.
- Строки 021-026 — в т.ч. по срокам перечисления (первому, второму, третьему, четвертому, пятому, шестому).
Образец заполнения верхней части раздела 1
- Строка 030 — прописывается сумма НДФЛ, возвращённая физическим лицам с начала налогового периода Например, актуально, когда излишне удержан налог.
- Строки 031-036 — суммы возвращённого налога в разбивке по срокам перечисления.
Образец заполнения нижней части раздела 1
В раздел 2 вносится информация нарастающим итогом с начала года. Данные указываются сразу по всем физическим лицам. Заполнить количество разделов 2 необходимо столько раз, сколько ставок по НДФЛ налоговый агент применял к доходам физических лиц.
Инструкция по заполнению раздела 2 в 6-НДФЛ следующая:
- ИНН и КПП — такие же, как на титульном листе;
- номер страницы — указывается по порядку
- строка 100 — процент налоговой ставки;
- строка 105 — код бюджетной классификации;
- строки 110-115 — размер дохода физического лица;
- строка 110-111 — численность физлиц, получивших доход, в т.ч. высококвалифицированных специалистов;
- строка 120-121 — размер дохода физического лица, в т.ч. высококвалифицированных специалистов;
- строка 130 — общее количество вычетов;
- строка 131 — налоговая база;
- строки 140-141 — исчисленный размер НДФЛ;
- строка 150 — размер фиксированного авансового платежа по НДФЛ; Заполняется, например, в отношении иностранцев, оформивших патент;
- строка 155 — размер налога на прибыль, подлежащий зачёту;
- строка 156 — сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве;
- строка 160-166 — удержанная сумма налога с начала года, в т.ч. по периодам удержания;
- строка 170 — не удержанный НДФЛ налоговым агентом;
- строка 180 — излишне удержанный НДФЛ;
- строка 190-196 — возвращённый НДФЛ физическому лицу, в т.ч. по периодам удержания.
Образец заполнения раздела 2
В приложение № 1 вносятся данные по итогам года, поэтому оно заполняется только в годовом расчёте. Заполняются сведения аналогично, как и ранее в справках 2-НДФЛ:
- Номер справки — по порядку вносятся уникальные номера, присвоенные справкам налоговым агентом. При подаче корректирующей справки номер вписывается тот же, который указывался при первичной подаче справки.
- Номер корректировки — при первичной подаче справки вписывается «00». При корректировке — «01», «02», «03» и так далее. Когда подаётся аннулирующая справка, то вписывается номер «99».
Образец заполнения верхней части справки
В разделе 1 указываются персональные сведения физического лица:
- ИНН. Если его нет у физического лица, то поле остаётся пустым.
- ФИО. Полная фамилия, имя и отчество, как в паспорте. Если отчества нет, то поле остается пустым. Для иностранцев допускается заполнять ФИО латинскими буквами.
- Статус налогоплательщика. Например, «1» — для резидентов РФ, «2» — для нерезидентов, «3» — для высококвалифицированных специалистов нерезидентов и другое.
- Дата рождения. Указанные сведения должны совпадать с данными из паспорта физического лица или любого другого документа, удостоверяющего личность.
- Гражданство. Узнать коды всех стран можно в Общероссийском классификаторе. Для России код — 643.
- Код документа, удостоверяющего личность. В большинстве случаев указывается паспорт РФ — код «21». Код «10» — паспорт иностранного гражданина, «12» — вид на жительство, «14» — временное удостоверение, «23» — свидетельство о рождении.
- Серия и номер — данные документа, удостоверяющего личность.
Образец заполнения раздела 1 справки
В разделе 2 вносится информация о суммах доходов и НДФЛ за год:
- Налоговая ставка. Справок заполняется столько, сколько применено налоговых ставок.
- Код бюджетной классификации.
- Общий доход без вычетов.
- Налоговая база. Указывается разница между доходом и вычетами. Если размер вычетов больше, то прописывается «0.00».
- Исчисленная сумма налога.
- Удержанная сумма налога.
- Сумма фиксированных авансовых платежей.
- Сумма налога на прибыль, подлежащая зачёту.
- Сумма налога, исчисленная и удержанная в иностранном государстве.
- Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом.
Образец заполнения раздела 2 справки
В разделе 3 вписываются налоговые вычеты:
- Код вычета. Если вычеты делались по нескольким кодам, то их все необходимо указать. При необходимости заполняется второй экземпляр справки, когда строк начинает не хватать.
- Сумма вычета.
- Код вида уведомления. 1» — для имущественного вычета, «2» — для социального вычета, «3» — для уменьшения на сумму авансовых платежей.
- Номер уведомления.
- Дата выдачи уведомления.
- Код налогового органа, выдавшего уведомление.
В 6-НДФЛ образец заполнения раздела 3 справки следующий:
Образец заполнения раздела 3 справки
В разделе 4 указываются сведения об НДФЛ и доходах, с которых не удержан налог:
- Размер дохода, с которого налоговый агент не удержал налог.
- Размер не удержанного налога.
В приложение справки вносится информация о доходах и вычетах по месяцам. При этом не указываются социальные, имущественные и стандартные вычеты:
- Номер справки.
- Налоговая ставка.
- Код бюджетной классификации.
- Месяц. 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и так далее.
- Код дохода/Код вычета.
- Сумма дохода/Сумма вычета.
Приложение справки заполняется таким образом:
Образец заполнения приложения справки
Нюансы в выплатах
Влияние сроков перечисления налога
При выплате заработной платы возможен разрыв — доход выплачен в одном квартале, а НДФЛ перечисляется в другом. Такой разрыв показывался в отчётности за разные периоды до 2023 года.
Так как разделе 1 указывались данные по НДФЛ по конкретным срокам перечисления, а в разделе 2 по доходам и налогам полностью за весь отчетный период, то в расчётах по заработной плате за март, июнь, сентябрь и декабрь был разрыв, который ещё называется переходящим НДФЛ.
Но с 2024 года такого разрыва нет, поскольку и в 1, и во 2 разделах показываются суммы фактически выплаченного дохода и удержанного налога по шести срокам перечисления (вместо четырёх), входящим в конкретный отчётный период. Покажем разрыв, который появлялся в 6-НДФЛ до 2024 года.
Пример:
ООО «А» 24 марта 2023 года выплатила работнику аванс в размере 70 тыс. рублей. НДФЛ в размере 9,1 тыс. рублей организация должна была перечислить в бюджет не позже 28 апреля (первый срок перечисления с 23 марта по 22 апреля для отчета 6-НДФЛ за полугодие — по старым правилам до 2024 года).
Начисленный доход физическому лицу нужно было указать в разделе 2 за первый квартал и полугодие,так как заполнение производится нарастающим итогом.
Образец 6-НДФЛ
В раздел 1 вносились сведения только в расчёте за полугодие, когда фактически НДФЛ нужно было перечислить по первому сроку перечисления (с 23 марта по 22 апреля — по старым правилам до 2024 года). В расчёте за первый квартал данной строки не было.
При увольнении
Пример:
Организация «В» увольняет сотрудника 22 февраля 2024 года. Выплачивает ему заработную плату за рабочие дни этого месяца в размере 30 тыс. рублей, из которого удерживается НДФЛ — 3 900 рублей. Также работник получает компенсацию за неиспользованный отпуск в размере 12 тыс. рублей (налог — 1560 рублей). Все это сотрудник получает в крайний рабочий день.
Дата получения дохода у физлица в таком случае — 22 февраля. В этот день работодателю нужно удержать налог, а перечислить его в бюджет не позже 28 февраля (поскольку выплата попала в третий срок перечисления с 1 по 22 февраля).
Эти две суммы объединяют, а налог указывается в одной строке в разделе 1 в 6-НДФЛ за первый квартал:
Образец 6-НДФЛ
Нулевой расчёт
Когда организация не нанимала работников и не платила им заработную плату, то и удерживать НДФЛ не нужно. Перечислять в бюджет ничего не нужно.
Если налоговый агент всё-таки решит подать нулевой расчёт, то налоговая его примет, так как это ошибкой не считается.
Также если организация решит не подавать 6-НДФЛ, то налоговую необходимо уведомить, что выплаты физическим лицам за отчётный период не производились. Для оповещения можно написать письмо в произвольном виде, которое можно лично принести в ИФНС либо отправить его в бумажном или электронном виде по почте.
Если, например, выплат не было в течение второго квартала, в первом были, а в третьем будут, то расчёт необходимо подать в ИФНС, так как сведения в разделе 1 и 2 формируются нарастающим итогом.
Особенности
Перед тем как заполнять 6-НДФЛ, нужно учитывать некоторые особенности.
Декретное пособие
Данные выплаты могут производиться в двух вариантах:
- Пособие по больничному листу.
- Доплата по решению работодателя из его бюджета.
Первое пособие НДФЛ не облагается, поэтому информацию о нём в 6-НДФЛ отражать не нужно.
Второе облагается полностью налогом, поэтому отражается в расчёте.
Пример:
Организация «А» выплатила сотруднице, которая находится в декрете, доплату в размере 50 тыс. рублей — 13 января (относится к первому сроку перечисления). Работодателю необходимо сразу удержать НДФЛ в размере 6 500 рублей и не позже 28 января перечислить в бюджет.
Образец заполнения 6-НДФЛ в разделе 1 в данной ситуации следующий:
Образец 6-НДФЛ
Авансы по договору ГПХ
Организация может для одной или нескольких единоразовых услуг заключить с физическим лицом договор ГПХ. В его условиях может быть предусмотрен аванс, а после принятия результатов — выплата остальной суммы в другой срок. По каждой выплате нужно удерживать НДФЛ и перечислять его не позже 28-го числа текущего месяца (с учетом сроков перечисления по доходам, полученным с 1 по 22 число текущего месяца) или не позже 5-го числа следующего месяца (с учётом сроков перечисления по доходам, полученным с 23 по последнее число текущего месяца).
Пример:
Компания «Б» заключила с физлицом договор ГПХ на создание нескольких рекламных видеороликов. Заказчик 25 января выплатил аванс в размере 20 тыс. рублей (НДФЛ — 2 600 рублей войдет во второй срок перечисления за период с 23 по 31 января), затем аванс 24 февраля в размере 30 тыс. рублей (3 900 руб. войдет в четвёртый срок перечисления за период с 23 по 29 февраля), а 23 марта заплатил оставшуюся сумму в размере 10 тыс. рублей (1300 руб. войдет в шестой срок перечисления за период с 23 по 31 марта.
Образец 6-НДФЛ
Подарок
Организация может дарить как нынешним, так и бывшим работникам подарки. Если это не деньги, то в первом случае налог можно удержать при выплате заработной платы, а во втором удерживать налог бывает не с чего.
К примеру, если подарок стоимостью 4 тыс. рублей, удерживать с него НДФЛ не нужно. Если подарок дороже, то удерживается налог с суммы, превышающей 4 тыс. рублей.
Общая сумма подарков для каждого физического лица с начала года накапливается, а вычет применяется только к общей сумме. Когда подарок стоит дороже четырех тысяч рублей, то стоимость рассчитывается за минусом этого вычета, а затем с полученной суммы определяется НДФЛ.
Если работодатель порадовал подарком бывшего сотрудника, то в таком случае удержать НДФЛ у него не получится. По такой операции раздел 1 не заполняется, а информация указывается в строке 170 раздела 2.
Пример:
ООО «АБ» решила подарить бывшему сотруднику подарок за 15 тыс. рублей. Налог удержать не получилось, так как других выплат не было.
Отразить операцию нужно в расчёте 6-НДФЛ. Образец:
Образец 6-НДФЛ
Уточнённый расчёт
Когда в 6-НДФЛ есть ошибки, то налоговому агенту придётся подать уточнённый расчёт.
Возможны два вида ошибок:
- В титульном листе. В такой ситуации сначала подаётся уточнённый расчёт, где титульник будет прежним, а остальные показатели — с нулевыми значениями. Затем подаётся расчёт с новым титульным листом, а остальные разделы заполнены так же, как и в первоначальном варианте расчёта.
- В разделах и справках. На титульном листе указывается номер корректировки, а затем на других листах вносятся новые сведения. Когда ошибки только в разделах (не в приложениях), то уточнённый 6-НДФЛ подаётся без приложения справок, которые были ранее уже поданы.
Образец 6-НДФЛ
Штрафы
Для всех работодателей, которые являются налоговыми агентами, предусмотрена следующая ответственность:
- Несвоевременная сдача отчётности — штраф 1 тыс. рублей.
- Недостоверные сведения в расчёте — штраф 500 рублей.
- Неправильный способ представления расчёта — штраф 200 рублей.
Также при просрочке сдачи на двадцать дней ИФНС может заблокировать расчётный счёт налогового агента.
Часто задаваемые вопросы
В этом случае назначат штраф по п. 1.2 ст. 126 НК РФ — 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки. Кроме того, должностные лица будут оштрафованы на 300-500 руб. на основании ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.
Если у работодателя не возникает обязанности удерживать НДФЛ с дохода (он является полностью необлагаемым, ст. 217 НК РФ), его не нужно указывать в расчёте.
