Документы по сделке
Любую сделку сопровождают четыре типа документов:
А) Документы о предварительной договорённости, условиях сделки (договор, счёт, счёт-договор);
Б) Закрывающие документы, подтверждающие совершение сделки (накладные, акты);
В) Документы об оплате (платёжное поручение, квитанция, чек ККМ);
г) Дополнительные документы, которые могут потребоваться, к примеру, в связи с уточнением или изменением условий изначальной сделки (дополнительное соглашение и др.).
Рассмотрим основные аспекты сделки:
Главными условиями сделки являются: оформление и оплата.
| Договор | Обязательно должен быть в бумажном варианте (составляется в двух экземплярах для каждой из сторон) и содержать подписи и печати сторон (ИП ставит печать при наличии, если печати нет, достаточно вписать рег.номер ОГРНИП). Скан-копия недопустима, заменить «живые» подписи и печати наложенным рисунком подписи или печати нельзя - все это сделает договор недействительным. |
| Счёт | Оформлять в бумажном варианте не обязательно. Можно отправить клиенту счёт по электронной почте (т.е. даже не распечатывать и не делать скан-копию). Подпись и печать на счёте не обязательны (их можно наложить рисунками). Но такая свободная форма не позволит предъявлять претензии контрагенту и ссылаться на счёт в случае спора, в том числе судебного. |
| Счёт-договор. | Документ можно оформить как договор (на бумажном носителе, с «живыми» подписями и печатями) и тогда по своей сути, счёт-договор будет договором. Можно не составлять счёт-договор на бумаге, убрать строки для подписей и печатей (т.е. не подписывать и не ставить печать или наложить «рисунком») и тогда это по сути будет счёт на оплату, просто название будет не «Счёт», а «Счёт-договор». Это возможно и ошибкой не будет, но документ в этом случае не будет существенным основанием для доказательств в случае спора. То есть вы можете оформить счёт-договор или как договор, или как счёт. Подробнее о печати см. здесь. |
При этом сделка (продажа, оказание услуг) вполне может быть осуществлена без договора. Оформление договора, выставление счёта (счёта-договора) целиком остается на усмотрение сторон в зависимости от сложности сделки, ее длительности, объёма, степени доверия (риска) к контрагента и общей суммы по сделке. Т.о. предварительная договорённость с клиентом может быть в любой форме. В договоре можно предусмотреть нюансы, санкции за невыполнение условий сделки. Кроме того, подписанный в двустороннем порядке договор, позволит вам требовать от контрагента (в том числе через суд) выполнения своих обязательств, возмещения ущерба и др. Устная договорённость, выдача обычного счёта на оплату не позволит предъявить контрагенту какие-либо претензии в случае необходимости.
Поэтому при длительных взаимоотношениях с клиентом заключать договор желательно, но не обязательно. Опять же отметим, всё на усмотрение сторон. Каждая поставка товара может осуществляться отдельно: оформляется накладная на основании которой передаётся товар; в случае оказания услуг (выполнения работ) - подписывается акт; на основании накладной (акта) клиент перечислит вам оплату. Этого вполне достаточно. Предварительно можно выдавать счёт на оплату.
Однако договор, подписанный в двустороннем порядке, является юридическим документом. Он позволяет оговорить условия сделки, нюансы взаимоотношений (возвраты в случае брака, сроки поставок, пени за просрочку поставок или платежей и др.). Если одна из сторон нарушит условия договора, другая сможет требовать возмещения своих убытков через суд. Поэтому, в случае длительных взаимоотношений с партнёром целесообразно оформить договор. Так же договор будет удобен при крупных сделках, т. к. позволяет оговорить различные условия и обезопасить стороны от возможных негативных действий друг друга.
| Счёт на оплату | Выставлять счёт на оплату не обязательно. Его составление на усмотрение сторон. Однако, оформление счёта упростит действия клиента. В счёте будут указаны реквизиты вашего расчётного счёта, сумма к уплате - клиент оплатит и не допустит ошибки. Кроме того, если договором предусмотрено выставление счёта, то, конечно, его нужно оформить. Наличие счёта на оплату упростит расчеты. Покупатель на основе счёта без ошибок перечислит оплату. Но оплата может производиться не только на основании счёта, но и на основании договора, акта сверки, товарной накладной или акта выполненных работ (услуг).
Как правило, счёт выставляется до совершения сделки, как подтверждение предварительной договорённости о сделке. На основании счёта клиент перечислит деньги (полную или частичную оплату. Далее будет осуществлена сама поставка (выполнение работ, услуг). Выставление счёта после передачи товаров (выполнения работ, услуг) и их оплаты не имеет смысла. |
| Оплата без счёта или договора | Клиент может оплатить вам не только на основании договора или счёта на оплату. Если товары переданы (оформлена накладная) или услуги оказаны (составлен и подписан акт), то оплата может быть перечислена на основании накладной (акта). В крайнем случае оплату покупатель может перечислить просто с основанием платежа «Оплата за товары на сумму...» без указания какого-либо документа. Нежелательная ситуация, но возможная (санкций не предусмотрено), В дальнейшем накладная или акт на данную сумму дополнят данный платёж и по сделке будет полный комплект документов. Однако лучше не злоупотреблять такими «свободными» платежами и иметь более весомое основание платежа. Оптимально: если договор не заключается, выставить клиенту счёт на оплату. |
| Счёт на предоплату (постоплату) | Как правило на аванс (предоплату) отдельный счёт не составляется. Оформляется один счёт, где указывается общая сумма по сделке и в примечании отражается порядок оплаты: поэтапно в суммах таких-то по срокам таким-то. Но, если вам удобнее, то можно составить отдельный счёт на предоплату (аванс) и отдельный на окончательную сумму (постоплату) по сделке. Также контрагент может оплатить два счета одним платежом или один счет двумя платежами. Данный способ оплаты не запрещен и не является ошибкой. |
| Различия счёта и счёта-договора | В целом документы схожи по своему назначению - сообщить клиенту основные сведения о сделке и реквизиты для оплаты.
Обычно в счёте-договоре указывается больше информации, чем в обычном счёте на оплату. Продавец выставляет клиенту счёт-договор (счёт), где приводятся основные сведения о товаре, работе, услуге. Клиент на основе этого счёта-договора (счёта) осуществит оплату. В счёте-договоре (счёте) обычно указываются наименование товара (работы, услуги), количество, стоимость. Дополнительно, в случае необходимости, в любом из этих документов (счёте на оплату или счете-договоре) можно указать любые необходимые продавцу сведения: сроки поставки, условия отгрузки, перечень правил транспортировки и хранения номенклатуры, правила возврата и обмена товара, любая другая информация, по усмотрению продавца. |
| Различия счёт-фактура от счёта на оплату | Это совершенно разные документы и они не заменяют друг друга.
Счёт-фактура необходим ИП и ООО на общем режиме для расчёта и уплаты НДС. Счёт-фактура сопровождает поставку (выполнение работ, услуг), то есть оформляется дополнительно к накладной (акту) и является документом, необходимым для учёта сделки но только на общем режиме. Счёт на оплату сам по себе не связан с поставкой товаров (выполнением работ, услуг) и не является основанием для отражения в учёте доходов и расходов. По сути, счёт выполняет функцию ценника или ярлыка на товаре (работе, услуге). |
- Общая информация
- Форма накладной
- Форма акта
- Использование в работе скан-копии
- Особенности оформления накладной/акта
- Момент составления накладной и акта
Общая информация.
Закрывающий документ – это документ, который подтверждает факт выполнения сделки. Документы об оплате сделки не являются закрывающими, так как они подтверждают только оплату, но они не могут подтвердить совершение сделки (передачу товаров, выполнение услуг), в частности:
| Накладная | Если продаются товары. |
| Акт | Если продается (приобретается) услуга, работы. Допускается отсутствие акта при аренде (но должны быть другие документы обязательно), а так же при работе на основании договора-оферты. |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Объединяет в себе сразу несколько документов: первичный документ, т.е. накладную или акт, а также счет-фактуру. То есть может составляться как по услугам (работам), так и реализации товара. Подробнее об УПД см здесь. |
Оформлять накладную именно по форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132) не обязательно, т.к. с 2013 года организации и предприниматели не обязаны применять унифицированные формы.
Таким образом, можно разработать собственный бланк накладной, при этом за основу вполне допустимо взять № ТОРГ-12. На бланке должны быть реквизиты, которые установлены Федеральным законом о бухучёте от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование продавца (субъекта, составившего документ);
4) содержание операции;
5) измерители операции (т.е. количество товаров);
6) должность лица, совершившего сделку (ответственного за ее исполнение);
7) подпись этого ответственного лица с указанием фамилии и инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Будьте внимательны, если разрабатываете свой бланк!
Проверьте, все ли необходимые реквизиты были предусмотрены в форме. А если опасаетесь допустить ошибку в разработке своей формы, то лучше использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.
Унифицированной формы акта нет. Акт составляется в свободной форме, при этом, чтобы документ можно было принять в учёте и ссылаться на него в случае споров, в акте должны обязательно быть указаны:
1) Название документа («Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ» и т.п.).
2) Дата составления документа. Дата, указываемая в акте, отражает день, когда сделка закрыта (услуга оказана, работы переданы).
3) Название продавца (т.е. ваше наименование). ООО указывает свое наименование, ИП - свои Ф.И.О.
4) Содержание операции, то есть описание выполняемых услуг (работ).
5) Натуральные измерители с указанием единиц измерения.
6) Денежные измерители - цена за единицу (этап работ) или просто общая сумма по акту.
7) указание должности, Ф.И.О и подпись лица (лиц, если их несколько), которые непосредственно совершают сделку (т.е. передаёт выполненную услугу, сдаёт результат работ по акту).
8) При необходимости и в зависимости от нюансов деятельности, вы можете добавлять любые необходимые реквизиты.
Использование в работе скан-копии.
К учету принимаются документы, которые содержат обязательные реквизиты, установленные законом. Иногда, часть реквизитов (например, подписи или печати) предприниматели или организации решают заменить рисунком (скан-картинкой); или вовсе оперировать в работе только скан-копиями документов. Ведь это ускорит и возможность обмена документами с партнерами и просто сэкономит бумагу.
К сожалению, электронная копия документа (скан-копия) достаточным подтверждающим документом не является. Первичные документы: накладные, акты, чеки, квитанции обязательно должны быть на бумажном носителе и иметь собственноручные подписи.
Даже если стороны согласятся на электронный вариант документов и, к примеру, оговорят в договоре, что скан-копия является достаточным подтверждающим документом. Подобная оговорка не изменит юридической силы документа. Инспекторы в качестве обоснования расхода примут только документы на бумаге, с собственноручными подписями, иной вариант недопустим.
В тоже время, в отдельных ситуациях скан-копии вполне возможны. Когда первичный документ может отсутствовать и это разрешается законом. Например, если работа осуществляется на основании договора-оферты или при аренде имущества. Т.е. когда акты разрешено не оформлять, а если первичный документ не является обязательным условием договора, тогда можно обменяться скан-версиями актов или вообще электронным документом, без распечатывания и живых подписей. Это будет лишь дополнительное подтверждение для удобства сторон, но, по сути, данные документы не важны.
Обратиться к скан-копиям можно как к вспомогательному документу. Например, для ускорения расчетов и подтверждения сделки в самом договоре возможно оговорить, что после выполнения определенных работ, стороны обмениваются скан-копиями документов, после этого проводится оплата выполненных работ. Но в течение краткого времени обязательно должен состояться обмен бумажными версиями документов. Это тоже оговаривается в договоре. Например, после обмена электронными документами в течение двух недель стороны подписывают бумажную версию акта. Т.е. обмен сканами станет некой точкой отсчета и предварительным согласием сторон.
В электронном виде можно выставить счет. Этот документ вполне возможно оставить в электронном виде (и даже не распечатывать). А вот договор обязательно должен быть в бумажном варианте (исключение – договор-оферта) с живыми подписями.
Особенности оформления накладной/акта.
| Ситуация | Действия |
| Одна накладная/акт на несколько операций. | Нередко одна накладная (или один акт) подтверждает сразу несколько операций. Например, вы перечислили оплату, но сделка не состоялась; сумму решено зачислить в счёт будущей поставки, к тому времени вы провели ещё одну оплату и поставщик оформил товары единой накладной. Или отражение расходов: на УСН затраты на товары для перепродажи учитываются после реализации купленных товаров, но продаются товары не всегда в том количестве в котором закуплены – может случиться, что часть товара продана и этот расход уже можно учесть, но накладная от поставщика одна.
Случаи могут быть самые разные, но, по сути, не играет роли даты оплат и их количество или сроки и количество проданного товара. Важно, чтобы все ваши оплаты (отражённые расходы) суммарно подтверждали стоимость полученного (или проданного) товара по имеющейся накладной. Ошибкой это не является. В учёте операции отражаются по соответствующим суммам: не страшно, если разными датами отражается по частям расход, но при этом в подтверждении расхода (для принятия расходов к учёту при расчёте налога всегда указывается подтверждающий документ) будет указана одна и та же накладная. Не является ошибкой то, что в книге учёта доходов и расходов (КУДИР) будут отдельные записи. Общая сумма учитываемого расхода и суммы по накладной совпадет – это главное. |
| Счет поставщика не соответствует накладной/акту. | Если сведения в предварительно выставленном поставщиком (продавцом) счёте не совпадают с информацией, указанной в накладной (акте), при этом поставщик (исполнитель) отказывается перевыставлять (менять) счёт – ошибки не возникнет.
Основным документом в учёте является накладная поставщика (акт от исполнителя). Накладную вы получаете вместе с товаром, в ней отражается фактически полученное количество товара и стоимость. Накладная должна быть оформлена верно и соответствовать фактической поставке. Аналогично с актом – он оформляется на фактически выполненные работы, в акте отражается их объём и стоимость. Расхождения с предварительно выставленным счётом и отказ поставщика исправлять счёт – не страшны. Счёт не является документом на основании, которого суммы принимаются к учёту. Более того, счёт выставлять не обязательно. Счёт не является договором, у него общее информационное назначение - в нём отражаются количество товара, стоимость, указываются банковские реквизиты для оплаты. Если позже вы что-то с поставщиком изменили, при этом накладные выставлены верно, ничего страшного. Товар к учёту принимается по накладной, расходы на товар учитываются именно по накладной, а не по счёту. Когда поставка осуществляется в рамках договора, где оговорены условия, цены, количество или оговаривается, что стороны согласовывают поставку на основании счёта; тогда, конечно, счёт должен быть перевыставлен, так как он оговаривается условиями договора. Но в большинстве случаев счёт – самостоятельный документ. Даже когда с поставщиком налажены постоянные поставки, нередко на каждую из них оформляется просто отдельный счёт, договор не заключается. В этом случае несоответствие информации в счете, со сведениями в накладной – не страшно. Ключевым документом является накладная (акт). |
| Накладная (акт) на предоплату (полученный аванс). | Товарная накладная (накладная) подтверждает факт передачи товара клиенту, а акт оказание услуг (выполненную работу). В момент отгрузки, продукция передается покупателю на основании накладной. Накладная оформляется в двух экземплярах: один остается у продавца, другой передается клиенту (покупателю). Продавец ставит в накладной подпись о том, что товар передан. Клиент подписывает накладную со своей стороны, подтверждая, что товар им получен (аналогичная ситуация с оформлением акта).
Если у сторон будут претензии, например, при передаче товара (работ, услуг) обнаруживается, что количество (качество) не совпадает, с фактически указанным в документах. В этом случае нужно обязательно вручную внести исправления в накладную/акт (оба экземпляра), так как если пописать документ без исправлений, получится, что вы расписались в получении определенного количества товара (качества услуг, работ) и обязаны поставщику его (их) оплатить, но ведь по факту товара ()услуг было меньше (или они были оказаны не надлежащего качества). Подписание накладной (акта) означает, что на дату, указанную в накладной (акте) поставщик (исполнитель) передал, а клиент получил то количество товара (объем работ, услуг), которое отражено в накладной (акте). Составление накладной (акта) не связано с фактом оплаты. Накладная подтверждает только передачу товара, а акт оказание услуги (выполнение работы). Например, товар передан, но оплата за него еще не перечислена. В момент передачи товара составляется накладная, независимо от факта оплаты. В дальнейшем, когда оплата поступит, отдельный документ уже не составляется. Поступление средств отразится в выписке по расчетному счету (при безналичной оплате). При наличных расчетах нужно выдать чек ККМ, оплата отразится по Z-отчету. В ситуации, когда товар не отгружен (факта передачи товара не было), но за него уже поступила предоплата или полная оплата, накладная не составляется. Документ оформляется только на реальную передачу товара (продукции) клиента на руки (аналогичная ситуация с актом оказанных услуг/выполненных работ). |
Момент составления накладной и акта.
Подписанная накладная подтверждает факт совершения сделки для учёта и корректного ведения деятельности. Накладная составляется именно в момент передачи товара, она не может быть оформлена заранее или использоваться как бланк заказа. На предоплату накладная не составляется, так как данный документ подтверждает именно реальную передачу товаров (сырья, материалов и др.). Накладная оформляется в 2-х экземплярах и каждая сторона подписывает её и оставляет у себя для оприходования или учета списанного товара.
Подписанный акт выполненных работ (оказанных услуг) подтверждает сдачу-приемку работ, отсутствие у заказчика претензий к данным работам, услугам. Заранее акт не составляется. Он оформляется только после выполнения работ. Если у заказчика будут претензии по выполненным работам (услугам), он вправе отразить это в акте. Если же акт подписан без каких-либо замечаний, считается, что работа принята безоговорочно.
Срок со дня выполнения работ (услуг) в течении которого должен быть подписан акт о выполненных работах (услугах) может оговариваться в договоре. Если в договоре подобного условия нет, то фактически срок ничем не ограничен. В данной ситуации исходить следует из принципа разумности и не откладывать на долгие месяцы дату подписания акта. Кроме того, отсутствие подписанного акта не позволит заказчику учесть расходы по сделке, так как акт является ключевым документом, подтверждающим расход. Таким образом, оптимально, срок подписания оговаривать в договоре, а если срок не установлен, стороны самостоятельно согласовывают дату подписания.
Накладная (акт) выставляется только при фактической отгрузке (оказания услуг), т.е. для оформления накладной (акта) необходимо совершение соответствующего события.Внимание!