Общие моменты по приему на работу иностранцев

Различают следующие миграционные статусы иностранных граждан:

Оформление зависит от его миграционного статуса: постоянно проживающий, временно проживающий, временно пребывающий в РФ.

Постоянно и временно проживающих иностранных работников оформляют, так же как и российских работников - ни каких разрешений работодателю получать не нужно.

Временно пребывающих иностранных работников из стран ближнего зарубежья, не требующих получения визы (страны СНГ, кроме Грузии и Туркменистана). Для принятия на работу таких сотрудников работодателю разрешение получать не нужно.
Однако сам иностранец должен иметь патент на работу (до 2015 г. разрешение). Получить его можно самостоятельно, либо через будущего работодателя. В этом случае именно работодатель должен подать в ФМС документы, необходимые для выдачи разрешения.

Иностранец, который приехал в страну в безвизовом порядке и указал в миграционной карте цель визита «работа», должен в обязательном порядке получить трудовой патент. Документ даст иностранцу право работать только в одном регионе и только в одной сфере. Без этого патента принять такого иностранца на работу нельзя.
После того, как Вы убедитесь, что у иностранного гражданина есть патент на работу, Вы можете заключить с ним трудовой или гражданско-правовой договор и допустить его к работе.

Для принятия на работу иностранных гражданин из дальнего зарубежья работодателю необходимо оформить два документа:

1) разрешение на привлечение и использование иностранных работников;
2) разрешение на работу для каждого иностранного работника.

Для того чтобы иностранный гражданин мог трудиться в России на законных основаниях, он должен получить рабочую визу и разрешение на работу

Гражданин, достигший возраста 18 лет, для трудоустройства должен представить следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Следует учесть, что для иностранных граждан, имеющих статус беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, документами, удостоверяющими личность, являются соответственно:
– удостоверение беженца по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 356 от 10 мая 2011 г.;
– свидетельство о предоставлении временного убежища на территории России по форме, приведенной в приложении № 3 к Приказу МВД России № 741 от 28 сентября 2017 г.
Эти документы они должны предъявить работодателю для подтверждения своего статуса (в т. ч. права работать в России без разрешения на работу и патента);

– трудовую книжку (кроме случаев, когда трудовая книжка не ведется) и (или) сведения о трудовой деятельности;

на территории РФ действуют следующие формы трудовых книжек:

– форма, утв. Постановлением СНК СССР № 1320 от 20 декабря 1938 г. (действовала с 15 января 1939 года до 1 января 1975 года, затем была отменена (п. 1, 22, 23 Постановления Совмина СССР и ВЦСПС № 656 от 6 сентября 1973 г.)). Однако трудовые книжки, выданные по этой форме в указанный период времени, продолжают оставаться действительными в соответствии с п. 2 Постановления Совмина СССР и ВЦСПС № 656 от 6 сентября 1973 г.;

– форма, утв. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС № 656 от 6 сентября 1973 г. (действует с 1 января 1975 года (п. 23 Постановления Совмина СССР и ВЦСПС № 656 от 6 сентября 1973 г.));

– форма, утв. Постановлением Совмина СССР № 310 от 21 апреля 1975 г. (действует с 1 января 1977 года (п. 6 Постановления Совмина СССР № 310 от 21 апреля 1975 г.));

– форма, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. (действует с 1 января 2004 года (п. 2 Постановления Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.));

– форма, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. (действует с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ № 1250 от 24 июля 2021 г.)). Данная форма фактически будет применяться только для оформления работнику дубликата трудовой книжки или новой трудовой книжки взамен утраченной, пришедшей в негодность либо отсутствующей у работника по иной причине (при условии, что трудовая книжка на работника ведется).

Если иностранный гражданин представил при трудоустройстве трудовую книжку по одной из этих форм, то оформлять новую трудовую книжку не нужно, а все записи (в т. ч. о приеме на работу) следует вносить в представленную трудовую книжку.

Если представлена трудовая книжка по иной форме, то работодатель должен завести новую трудовую книжку по утвержденной Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. форме (как работнику, который принимается на работу впервые).

При этом записи о трудовом стаже работника на территории других государств в соответствии с трудовой книжкой иностранного образца в трудовую книжку российского образца вносить не нужно. Российскому работодателю не следует вести иностранную трудовую книжку, делая в ней записи в порядке, предусмотренном для российских трудовых книжек.

Если ранее иностранец не работал в России и не может Вам представить трудовую книжку российского образца, то Вы обязаны завести ему новую.

Для работников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном виде.

– документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, – уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ) по форме, приведенной в приложении 1 к Постановлению Правления Пенсионного фонда РФ № 335п от 13 июня 2019 г., или ранее выданное страховое свидетельство – при наличии этих документов (документа о СНИЛС) у гражданина.

Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, выданный после 1 апреля 2019 года, может быть направлен работником работодателю в форме электронного документа;

Оптимальный вариант

Однако в ситуации отсутствия порядка (функционала) электронного документооборота между работником и работодателем (в т. ч. в части документов персонифицированного учета) лучше запрашивать документ, подтверждающий СНИЛС работника, в бумажном виде (если работник был зарегистрирован в системе персонифицированного учета после 1 апреля 2019 года).

Помимо того, иностранный работник при приеме на работу должен предъявить один из следующих документов, связанных со статусом его пребывания (проживания) и спецификой трудовой деятельности в России:
– разрешение на работу;
– патент;
– разрешение на временное проживание;
– вид на жительство.

Временно пребывающий в России иностранный гражданин должен предъявить договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории России (за исключением случаев, когда работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг иностранному работнику, и случаев, установленных федеральными законами или международными договорами России).

У временно пребывающих иностранных граждан, прибывающих в Россию в безвизовом порядке, при трудоустройстве дополнительно необходимо потребовать миграционную карту по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 413 от 16 августа 2004 г. (за исключением граждан Республики Беларусь, которым миграционная карта при въезде в Россию не оформляется).

При этом не нужно требовать у иностранных работников:
– документы воинского учета, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами России, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ (ч. 3 ст. 327.3 Трудового кодекса РФ);

– документ о СНИЛС – у отдельных категорий иностранных работников (не подлежащих обязательному пенсионному страхованию в России). Если иностранный работник подлежит обязательному пенсионному страхованию, то документ о СНИЛС от него нужно получить. Если СНИЛС у такого работника нет, то работодатель по его просьбе должен зарегистрировать его в системе персонифицированного учета.

– с 2023 г. полис ДМС (или работодателю заключать договор об оказании платных медицинских услуг), за исключением временно пребывающих в России высококвалифицированных специалистов, которым для трудоустройства и работы нужен один из таких документов.

Необходимо направить в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения о приеме на работу по форме из подраздела 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1. Отчет направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Налоговый статус нужно определить на основании документов, которые подтверждают фактический период пребывания гражданина в России (за ее пределами) или его краткосрочное отсутствие (менее шести месяцев) в случаях прохождения лечения или обучения за границей.

Налоговый кодекс РФ не устанавливает правила и перечень документов, подтверждающих нахождение физических лиц на территории России (или за ее пределами). Для подтверждения времени пребывания в России (или за ее пределами) могут служить любые документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ (если иное не установлено нормами международных договоров (соглашений об избежании двойного налогообложения).

Например, даты въезда в Россию и выезда из страны можно определить на основании отметок о пересечении границы, которые проставляются:
– в загранпаспорте;
– в дипломатическом паспорте;
– в служебном паспорте;
– в миграционной карте и др.

Однако отметки о дате прибытия могут отсутствовать в паспорте при въезде на территорию России с территории стран, у которых с Россией отсутствует пограничный контроль (например, из Республики Беларусь) (п. 3 ст. 7 Договора о создании Союзного государства от 8 декабря 1999 г.). Поэтому если гражданин попадает в Россию из зарубежных стран транзитом через Республику Беларусь, паспорт с отметками пограничного контроля Республики Беларусь при въезде из иностранного государства не является документом, подтверждающим нахождение гражданина на территории России. Данный документ подтверждает его пребывание на территории Республики Беларусь. По аналогичным причинам недостаточно будет и таких документов, как, например, уведомления о прибытии гражданина в место пребывания, свидетельства о регистрации по месту временного пребывания, регистрации по месту жительства (пребывания) на территории России или свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговой инспекции.

В таком случае при отсутствии отметки о дате прибытия в Россию и выбытия из России в качестве подтверждающих документов к паспорту (его копии) следует приложить иные документы, которыми могут быть:
– справка, полученная по месту проживания в России;
– квитанция о проживании в гостинице;
– документы о регистрации по месту жительства (пребывания);
– табели учета рабочего времени или справки с места работы (предыдущего места работы), которые выдаются на основании табеля учета рабочего времени (для работающих граждан);
– справка из учебного заведения.

Данными документами можно подтвердить факт нахождения гражданина на территории России (или за ее пределами) в любых других аналогичных ситуациях, возникших при отсутствии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, например, в случае его потери.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/34676 от 23 мая 2018 г., № 03-04-05/44434 от 12 июля 2017 г., № 03-04-05/69536 от 13 января 2015 г., № 03-04-06/65970 от 19 декабря 2014 г., № 03-04-05/43781 от 21 октября 2013 г., ФНС России № ОА-3-17/4086 от 6 сентября 2016 г., № ОА-3-17/2276 от 10 июня 2015 г., № ОА-3-13/4652 от 10 декабря 2013 г.

Документами, подтверждающими краткосрочное пребывание гражданина за пределами России с целью лечения или обучения (на которое не прерывается отсчет 183 дней), могут быть:
– договор, заключенный с образовательной (медицинской) организацией на обучение (лечение);
– справка, выданная образовательной (медицинской) организацией, которая подтверждает прохождение обучения (лечения), с указанием сроков;
– копия загранпаспорта (миграционной карты) с отметками о пересечении границы.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-06-01/182 от 26 июня 2008 г.

С 1 января 2015 года изменен порядок начисления и уплаты взносов за временно пребывающих иностранных сотрудников. С указанной даты, не зависимо от периода заключенного трудового договора с временно пребывающим в России гражданином (за исключением высококвалифицированных специалистов), нужно рассчитывать и уплачивать взносы в ПФР и ФСС. Временно пребывающие теперь являются застрахованными в системе обязательного социального страхования по нетрудоспособности. Ставка для таких работников установлена  в размере 1,8%.

Начисление страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС на выплаты работнику-иностранцу не зависит от того, является он налоговым резидентом РФ или нерезидентом. Порядок начисления взносов зависит от гражданства иностранца и его статуса:

• постоянно проживающий в РФ;
• временно проживающий в РФ;
• временно пребывающий в РФ;
• беженец;
• лицо, получившее временное убежище;
• гражданин государства - члена ЕАЭС;
• высококвалифицированный специалист.

С 1 января 2023 года изменен порядок начисления страховых взносов с выплат иностранным работникам. Так, начиная с 2023 года, страховые взносы на доходы временно пребывающих, временно и постоянно проживающих на территории РФ иностранным работникам начисляются в том же порядке, что и россиянам.

Организации и ИП (независимо от применяемой системы налогообложения), которые являются плательщиками страховых взносов (не применяют пониженный тариф) для начисления страховых взносов применяют единый общий тариф в следующих размерах:

– 30 процентов – с выплат, пока их сумма не превысила установленную единую предельную величину базы;
– 15,1 процента – с выплат, превышающих соответствующую предельную величину базы.

Данные тарифы действуют в отношении выплат как гражданам России, так и проживающим или пребывающим (за исключением временно пребывающих высококвалифицированных специалистов) в России иностранным гражданам.

При этом в отношении трудящихся (на основании трудового или гражданско-правового договора) граждан из государств – членов ЕАЭС применяются тариф и условия его применения, действующие в отношении выплат российских гражданам (исключение – временно пребывающие высококвалифицированные специалисты, которые не признаются застрахованными в системе ОПС).

Взносы по травматизму с зарплаты иностранных граждан уплачиваются по общим ставкам. Ставка устанавливается фондом ФСС и зависит от деятельности организации (от 0,2 до 8,5%), применяется в отношении заработной платы всех сотрудников ООО/ИП (как российских, так и иностранных). Освобождения от уплаты данного вида взносов не предусмотрено. Т.е. данные взносы нужно платить всегда.

Ставка, для исчисления НДФЛ, зависит не от миграционного, а от налогового статуса иностранного работника. Важно, является ли иностранный работник налоговым резидентом РФ или нет.
Нерезидент. Если иностранец находится в РФ менее 183 дней, он является нерезидентом, с его заработной платы нужно удержать НДФЛ 30%.
Резидент. Иностранец становится резидентом со 183-го дня пребывания в России (в течение 12 следующих подряд месяцев). После этого НДФЛ начисляется по ставке 13%.

Налоговый статус сотрудника определяется на каждую дату получения им дохода, исходя из фактического времени его нахождения на территории РФ (на каждую выплату зарплаты). С момента приобретения работником в течение года статуса налогового резидента РФ работодатель должен пересчитать НДФЛ по ставке 13% с доходов, полученных с начала налогового периода (года). При этом никакого заявления от работника получать не нужно.

Внимание! Независимо от срока пребывания в РФ, доходы иностранцев, работающих по патенту, с 2015 г. облагаются НДФЛ по ставке 13%.

Выплата зарплаты сотрудникам-нерезидентам.

Организация или ИП-работодатель не вправе выдавать иностранным сотрудникам – нерезидентам зарплату наличными. Ее следует перечислять им в безналичном порядке, например, на банковскую карточку.

По общему правилу при осуществлении валютных операций юридическими лицами (ИП) - резидентами расчеты должны производиться через банковские счета в уполномоченных банках. Перечень случаев, в которых расчеты по валютным операциям юридические лица - нерезиденты могут производить с физическими лицами - нерезидентами наличными денежными средствами, закрыт. В нем не упоминается выдача зарплаты работникам-нерезидентам (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ). Следовательно, ее следует перечислять в безналичном порядке.

За осуществление незаконных валютных операций установлена административная ответственность в виде штрафа. Для должностных лиц  (ИП) и юридических лиц он составляет от 3/4 до одного размера суммы незаконной валютной операции рублевой наличностью (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Увольнение иностранных граждан оформляется в общем порядке, с учетом отдельных особенностей.

С 1 июня 2016 г. нужно об увольнении (расторжении договора) с иностранными гражданами  уведомлять Главное управление по вопросам миграции МВД России или его территориальное подразделение (управление, МВД по субъекту РФ) в течение трех рабочих дней с даты расторжения трудового или гражданско-правового договора.

Адреса и другие контактные данные МВД России и его территориальных подразделений содержатся на официальном сайте МВД России.

При расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином – по форме, приведенной в приложении № 8 к Приказу МВД России № 536 от 30 июля 2020 г.

Внимание! Если работник в течение трудовых отношений получил гражданство России, то уведомлять территориальное подразделение МВД России о его увольнении не нужно. Это связано с тем, что действующее законодательство не предусматривает обязанности по уведомлению указанного ведомства о расторжении трудового договора с гражданином России.

Необходимо направить в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения об увольнении по форме из подраздела 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1. Отчет направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) об увольнении.

Предусмотрена административная ответственность за неуведомление о привлечении к работе всех категорий иностранных граждан, находящихся в России и осуществляющих трудовую деятельность (включая иностранных граждан, которые не обязаны получать разрешение на работу или патент).

Работодатель обязан в установленном порядке уведомлять Главное управление по вопросам миграции МВД России или его территориальное подразделение о приеме на работу иностранного гражданина. Это правило распространяется и на иностранных граждан, которые для ведения трудовой деятельности не обязаны получать разрешение на работу или патент.
Подтверждение: п. 8 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., письмо ФМС России № МС-3/18223 от 2 апреля 2015 г.

Административная ответственность: за неуведомление Главного управления по вопросам миграции МВД России или его территориального подразделения о привлечении к работе иностранного гражданина (т.е. о заключении трудового (гражданско-правового) договора) и о расторжении трудового (гражданско-правового) договора с иностранным гражданином либо за нарушение установленного порядка (в т. ч. срока) и (или) формы уведомления предусмотрены следующие меры ответственности:
– для организации – штраф от 400 тыс. руб. до 800 тыс. руб. Вместо штрафа может применяться административное приостановление деятельности организации на срок от 14 до 90 суток;
– для должностного лица (например, руководителя организации), индивидуального предпринимателя – штраф от 35 тыс. руб. до 50 тыс. руб.
Подтверждение: ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ.

Если такое нарушение совершено работодателем в г. Москве или г. Санкт-Петербурге либо в Московской или Ленинградской области, то за него предусмотрены следующие меры ответственности:
– для организации – штраф от 400 тыс. руб. до 1 млн руб. Вместо штрафа может применяться административное приостановление деятельности организации на срок от 14 до 90 суток;
– для должностного лица (например, руководителя организации), индивидуального предпринимателя – штраф от 35 тыс. руб. до 70 тыс. руб.
Подтверждение: ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ.

Если работодатель не уведомил Главное управление по вопросам миграции МВД России или его территориальное подразделение о привлечении к трудовой деятельности двух и более иностранных граждан (лиц без гражданства), то ответственность наступает в отношении каждого из них (п. 2 примечаний к ст. 18.15 КоАП РФ).

Подтверждение: п. 8 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., примечание к ст. 2.4 КоАП РФ.

Следует учесть, что с 5 апреля 2016 года ФМС России упразднена, а все ее полномочия переданы МВД России, в котором создано Главное управление по вопросам миграции. С 1 июня 2016 года функции ФМС России окончательно переданы МВД России.
Подтверждение: Указ Президента РФ № 156 от 5 апреля 2016 г.

Необходимо учитывать, что ранее была установлена ответственность только за нарушение в виде неуведомления (т.е. за бездействие работодателя или заказчика работ (услуг)) (п. 21 Постановления Пленума ВАС РФ № 11 от 17 февраля 2011 г.). После внесения изменений в КоАП РФ (с 9 августа 2013 года) ответственность была предусмотрена как за неуведомление, так и за нарушение установленного порядка (в т. ч. срока) и (или) формы уведомления о привлечении к работе иностранных граждан и о расторжении трудовых (гражданско-правовых) договоров с ними.

Можно ли зарегистрировать иностранного сотрудника на юр.адрес организации?

С 8 июля 2018 года работодатели и заказчики услуг (организации и ИП) могут ставить иностранных работников на миграционный учет по адресам компаний только в случае, если работники по этим адресам фактически проживают. До внесения изменений в Федеральный закон № 109-ФЗ от 18 июля 2006 г. регистрировать иностранных работников можно было по юридическому адресу независимо от факта их проживания в другом месте (по месту сдаваемого им жилья).

Если у организации нет жилого помещения, в котором может проживать иностранный работник, то работодатель не вправе регистрировать иностранцев, в том числе по юридическому адресу организации. В такой ситуации иностранных работников регистрируют в жилых помещениях, где они фактически проживают (например, собственники квартир или комнат, у которых иностранные граждане арендуют жилье, гостиницы, хостелы, общежития). Если у работодателя есть свое жилое помещение (например, общежитие), то он вправе зарегистрировать иностранного работника по адресу такого помещения.

Если работодатель будет продолжать ставить на миграционный учет по своему юридическому адресу иностранных работников, фактически не проживающих по этому адресу, то его могут привлечь к административной ответственности по ч. 2 ст. 19.27 КоАП РФ за представление при осуществлении миграционного учета заведомо ложных сведений об иностранном гражданине (лице без гражданства). Кроме того, за фиктивную регистрацию иностранного гражданина предусмотрена уголовная ответственность по ст. 322.2 Уголовного кодекса РФ.

У иностранных граждан, которые были поставлены на миграционный учет по прежним правилам (до 8 июля 2018 года), данный учет будет действителен до окончания своего срока.